Bagaimana PDF/A menguntungkan bisnis Anda?

PDF/A sangat berguna bagi banyak perusahaan di dunia bisnis. Ini adalah standar baru yang akan merevolusi cara perusahaan dan lembaga pemerintah mengarsip dokumen dan catatan penting.

Berikut beberapa manfaat menggunakan format PDF/A untuk operasi bisnis Anda:

Penyimpanan dengan biaya rendah dan jangka panjang

Saat ini, banyak bisnis mengarsip dokumen mereka dengan menyimpan salinan cetak (kertas). Metode pengarsipan lain yang saat ini digunakan adalah penggunaan mikrofis dan mikrofis. PDF/A bertujuan menggantikan semua format ini dengan satu format standar yang mudah diperbarui, dapat dicari, mudah dikelola, efisien, dapat dipindahkan, dan yang paling penting adalah berkelanjutan. Bagi bisnis Anda, ini berarti alternatif dengan biaya rendah dan volume rendah dibandingkan menyimpan tumpukan file dan folder di arsip Anda. Selain itu, karena ini adalah format elektronik, Anda dapat dengan mudah menyimpan dokumen yang diarsipkan di berbagai lokasi, sehingga lebih aman dari kebakaran, banjir, atau bencana alam lainnya.

Tanda tangan dokumen secara elektronik

Di dunia saat ini, dokumen digital erat kaitannya dengan proses bisnis. Anda dapat mengikat dokumen secara hukum dengan bantuan format PDF/A. Standar ISO sudah mengizinkan tanda tangan elektronik dan fasilitas lainnya dalam format ini. Ini berarti Anda dapat menandatangani dokumen secara digital menggunakan teknologi ini. Tanda tangan elektronik memainkan peran penting dalam proses bisnis. Tanda tangan elektronik memiliki empat fungsi utama:

1. Sebagai pengganti tanda tangan tangan:
   Tanda tangan elektronik dapat memenuhi persyaratan yang sama dengan tanda tangan tangan, asalkan memenuhi persyaratan hukum yang berlaku.
2. Melindungi integritas:
   Tanda tangan elektronik adalah “cap” dokumen digital karena membuat perubahan berikutnya pada dokumen menjadi jelas.
3. Autentikitas terjamin:
   Tanda tangan elektronik dapat digunakan untuk memastikan bahwa tanda tangan dapat diidentifikasi secara tidak ambigu kepada seseorang atau badan hukum.
4. Pastikan untuk memberi otorisasi:
   Hak dan izin dapat ditentukan dan dikelola dalam sertifikat, sehingga dapat dilacak kembali ke individu. Tanda tangan elektronik memastikan bahwa perubahan selalu dapat diidentifikasi dan dilacak.

Cara tanda tangan elektronik digunakan dalam proses bisnis sebenarnya tergantung pada situasinya. Untuk dokumen yang ditandatangani, disarankan menggunakan format PDF/A dan perangkat lunak penandatanganan digital yang memenuhi semua persyaratan untuk tanda tangan yang sah dan pengarsipan jangka panjang.

Konverter PDF Gratis VP Onlinemendukung konversi dokumen ke PDF/A dalam beberapa langkah. Mengonversi PDF ke PDF/A secara online, mudah, dan gratis di Editor VP Online.