PDF/A چگونه به کسبوکار شما کمک میکند؟
PDF/A بهویژه برای بسیاری از شرکتها در دنیای کسبوکار مفید است. این یک استاندارد جدید است که روشی را برای ذخیرهسازی مدارک و سوابق مهم توسط شرکتها و نهادهای دولتی متحول خواهد کرد.
در زیر برخی از مزایای استفاده از فرمت PDF/A در عملیات کسبوکار شما آورده شده است:
ذخیرهسازی کمهزینه و بلندمدت
در حال حاضر، بسیاری از کسبوکارها مدارک خود را با نگهداری نسخههای چاپی (کاغذی) ذخیره میکنند. روش دیگری که در حال حاضر برای ذخیرهسازی استفاده میشود، استفاده از میکروفیش و میکروفیش است. PDF/A هدف دارد که همه این فرمتها را با یک فرمت استاندارد جایگزین کند که به راحتی قابل بهروزرسانی، جستجوپذیر، سازماندهیشده، کارآمد، قابل حمل و مهمتر از همه پایدار باشد. برای کسبوکار شما این بدان معناست که یک جایگزین کمهزینه و کمحجم برای نگهداری تودههای فایلها و پوشهها در آرشیوها. همچنین، از آنجا که این فرمت الکترونیکی است، میتوانید مدارک ذخیرهشده را به راحتی در مکانهای مختلف ذخیره کنید، که این امر آنها را کمتر در معرض آتشسوزی، سیل یا هر نوع بلای طبیعی دیگری قرار میدهد.
مدارک را به صورت الکترونیکی امضا کنید
در دنیای امروز، مدارک دیجیتال بهطور نزدیک با فرآیندهای کسبوکار مرتبط هستند. با کمک فرمت PDF/A میتوانید مدارک را به صورت قانونی ملزم کنید. استانداردهای ISO از امضای الکترونیکی و سایر امکانات در این فرمت پشتیبانی میکنند. این بدان معناست که میتوانید با استفاده از این فناوری مدارک را به صورت دیجیتال امضا کنید. امضاهای الکترونیکی نقش کلیدی در فرآیندهای کسبوکار ایفا میکنند. امضاهای الکترونیکی چهار وظیفه اصلی دارند:
- به جای امضا دستی:
امضاهای الکترونیکی میتوانند شرایط مشابهی با امضاهای دستی را برآورده کنند، به شرطی که شرایط قانونی مربوطه را برآورده کنند. - حفاظت از صحت و سالمتی:
امضاهای الکترونیکی مانند «کلید» یک مدرک دیجیتال هستند، زیرا تغییرات بعدی در مدرک را آشکار میکنند. - تایید اصالت:
امضاهای الکترونیکی میتوانند برای اطمینان از اینکه امضا بهطور قطعی به یک فرد حقیقی یا حقوقی نسبت داده شود، استفاده شوند. - مطمئن شوید که مجاز باشید:
حقوق و مجوزها میتوانند درون گواهیها تعریف و مدیریت شوند، بنابراین میتوان آنها را به فردی بازگرداند. امضاهای الکترونیکی اطمینان میدهند که تغییرات همیشه قابل شناسایی و ردیابی هستند.
استفاده واقعی امضاهای الکترونیکی در فرآیندهای کسبوکار به شرایط بستگی دارد. برای مدارک امضا شده، توصیه میشود از فرمت PDF/A و نرمافزار امضا الکترونیکی که تمام الزامات برای امضای معتبر و ذخیرهسازی بلندمدت را داشته باشد، استفاده کنید.
تبدیلکننده PDF رایگان آنلاین VPامکان تبدیل مدارک به فرمت PDF/A را در چند مرحله فراهم میکند. تبدیل PDF به PDF/A به صورت آنلاین، آسان و رایگان در ویرایشگر آنلاین VP.
