Comment le format PDF/A profite à votre entreprise ?
Le format PDF/A est particulièrement utile pour de nombreuses entreprises dans le monde des affaires. Il s’agit d’une nouvelle norme qui va révolutionner la manière dont les entreprises et les organismes gouvernementaux archivent des documents et des dossiers importants.
Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation du format PDF/A pour vos opérations commerciales :
Stockage à faible coût et à long terme
Actuellement, de nombreuses entreprises archivent leurs documents en conservant des copies imprimées (papier). Une autre méthode d’archivage courante consiste à utiliser des microfiches. Le format PDF/A vise à remplacer tous ces formats par un format standardisé unique, facile à mettre à jour, facile à rechercher, facile à organiser, efficace, transportable et surtout durable. Pour votre entreprise, cela signifie une alternative à faible coût et faible volume par rapport au stockage de piles de dossiers et de fichiers dans vos archives. De plus, comme il s’agit d’un format électronique, vous pouvez facilement stocker les documents archivés dans plusieurs endroits, les rendant moins vulnérables aux incendies, inondations ou autres catastrophes naturelles.
Signer numériquement les documents
Dans le monde d’aujourd’hui, les documents numériques sont étroitement liés aux processus commerciaux. Vous pouvez lier juridiquement des documents grâce au format PDF/A. Les normes ISO autorisent déjà les signatures électroniques et d’autres fonctionnalités dans ce format. Cela signifie que vous pouvez signer numériquement des documents à l’aide de cette technologie. Les signatures électroniques jouent un rôle clé dans les processus commerciaux. Les signatures électroniques ont quatre fonctions principales :
- À la place d’une signature manuscrite :
Les signatures électroniques peuvent répondre aux mêmes exigences que les signatures manuscrites, à condition de respecter les exigences légales applicables. - Protéger l’intégrité :
Les signatures électroniques sont le « sceau » d’un document numérique car elles rendent les modifications ultérieures du document évidentes. - Authenticité garantie :
Les signatures électroniques peuvent être utilisées pour garantir qu’une signature peut être attribuée sans ambiguïté à une personne physique ou morale. - Assurez-vous de l’autorisation :
Les droits et autorisations peuvent être définis et gérés au sein des certificats, ce qui permet de les remonter à une personne individuelle. Les signatures électroniques garantissent que les modifications sont toujours identifiables et traçables.
La manière dont les signatures électroniques sont réellement utilisées dans les processus commerciaux dépend de la situation. Pour les documents signés, il est recommandé d’utiliser le format PDF/A et un logiciel de signature numérique répondant à toutes les exigences relatives aux signatures valides et à l’archivage à long terme.
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