¿Cómo beneficia PDF/A a su negocio?
PDF/A es particularmente útil para muchas empresas en el mundo empresarial. Es una nueva norma que revolucionará la forma en que las empresas y las agencias gubernamentales archivan documentos e historiales importantes.
A continuación se presentan algunos de los beneficios del uso del formato PDF/A para sus operaciones empresariales:
Almacenamiento de bajo costo y a largo plazo
Actualmente, muchas empresas archivan sus documentos conservando copias impresas (papel). Otra forma actual de archivado es el uso de microfichas y microfichas. PDF/A tiene como objetivo reemplazar todos estos formatos con un único formato estandarizado que es fácil de actualizar, buscable, fácil de organizar, eficiente, transportable y, lo más importante, sostenible. Para su negocio, esto significa una alternativa de bajo costo y bajo volumen en lugar de mantener montones de archivos y carpetas en sus archivos. Además, como se trata de un formato electrónico, puede almacenar fácilmente los documentos archivados en múltiples ubicaciones, lo que los hace menos vulnerables a incendios, inundaciones o cualquier otro desastre natural.
Firmar documentos electrónicamente
En el mundo actual, los documentos digitales están estrechamente relacionados con los procesos empresariales. Puede vincular legalmente documentos con la ayuda del formato PDF/A. Las normas ISO ya permiten firmas electrónicas y otras funcionalidades en este formato. Esto significa que puede firmar digitalmente documentos utilizando esta tecnología. Las firmas electrónicas desempeñan un papel clave en los procesos empresariales. Las firmas electrónicas tienen cuatro funciones principales:
- En lugar de una firma manuscrita:
Las firmas electrónicas pueden cumplir con los mismos requisitos que las firmas manuscritas, siempre que cumplan con los requisitos legales aplicables. - Proteger la integridad:
Las firmas electrónicas son el «sello» de un documento digital porque hacen evidentes los cambios posteriores al documento. - Autenticidad garantizada:
Las firmas electrónicas pueden utilizarse para garantizar que una firma pueda asignarse sin ambigüedad a una persona física o jurídica. - Asegúrese de autorizar:
Los derechos y permisos pueden definirse y gestionarse dentro de los certificados, por lo que pueden rastrearse hasta un individuo. Las firmas electrónicas garantizan que los cambios siempre sean identificables y rastreables.
La forma en que se utilizan realmente las firmas electrónicas en los procesos empresariales depende de la situación. Para documentos firmados, se recomienda utilizar el formato PDF/A y software de firma digital que cumpla con todos los requisitos para firmas válidas y archivado a largo plazo.
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