Quand devriez-vous créer votre PDF/A ?

Bien que PDF/A est un format polyvalent qui peut être utilisé pour stocker divers documents, il excelle à fournir des sauvegardes à long terme de documents textuels numériques tels que fichiers Microsoft Word. Un tel fichier peut être converti en PDF/A qui préserve l’apparence et le style du contenu original. Les mêmes polices sont utilisées dans les deux documents, chaque page du document original apparaît comme une seule page dans le fichier de conservation, et vous pouvez rechercher le texte du PDF/A exactement comme vous le pouviez dans le document original.

Vous pourriez déjà remarquer les nombreux avantages de l’utilisation du PDF/A, mais savez-vous quand est le meilleur moment pour créer votre PDF/A ? Le moment compte-t-il ? Cet article vous expliquera tout !

• Avant que quoi que ce soit n’ait été créé
  Dans certains cas, vous pouvez produire un PDF/A comme document original afin d’éviter complètement le problème de conversion. En faisant cela, vous pouvez commencer la vie d’un document dans un format dont vous êtes certain qu’il restera stable. Si vous faites cela, vous ne pourrez utiliser que des documents que vous n’aurez pas besoin de modifier à l’avenir. La production de PDF/A a souvent lieu exclusivement comme sortie de grandes bases de données.
• Lorsque vous devez enregistrer une avancée
  Transformer un document en registre est le processus d’enregistrement. Par exemple, même si vous produisez de nombreuses versions d’un rapport, seule la dernière version sera considérée comme officielle. Par conséquent, après avoir terminé la rédaction et l’édition du rapport, vous pouvez le sauvegarder au format PDF/A, ce qui le rend plus difficile à modifier. Étant donné que le PDF/A sera toujours la version finale, cette technique présente également l’avantage de faciliter la distinction entre les versions intermédiaires et le produit final.
• Archivage permanent
  Lorsqu’on choisit de stocker un enregistrement comme enregistrement archivé en réalisant une copie de conservation, la majorité des personnes convertissent encore les documents — papier et électroniques — en PDF/A à ce moment-là.

Comment convertir un PDF en PDF/A ?

Il existe de nombreux convertisseurs PDF vers PDF/A sur le marché, mais vous devriez utiliser « n’importe quel » convertisseur car votre sécurité en ligne est également en jeu. Par conséquent, nous vous conseillons d’utiliser le convertisseur PDF gratuit en ligne VP, qui est un excellent convertisseur offrant une conversion rapide de votre PDF vers divers formats, y compris le PDF/A. Vous pouvez convertir rapidement et facilement un PDF en PDF/A avec éditeur en ligne VP.