PDF/A 如何為您的業務帶來好處？
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PDF/A 對商業世界中的許多公司尤其有用。這是一項新標準，將徹底改變企業和政府機構存檔重要文件和記錄的方式。
以下是使用 PDF/A 格式為您的業務運作帶來的一些好處：
低成本且長期存儲
目前，許多企業透過保留實體文件（紙張）來存檔文件。另一種當前的存檔方式是使用微縮膠片和微縮膠片。PDF/A 的目標是用一種單一的標準化格式取代所有這些格式，這種格式易於更新、可搜尋、易於整理、高效、便於運輸，最重要的是具有可持續性。對您的企業而言，這意味著一種低成本、低體積的替代方案，無需在檔案中堆疊大量文件和資料夾。此外，由於這是電子格式，您可以輕鬆地將存檔文件儲存在多個位置，使其不易受到火災、洪水或其他自然災害的影響。
電子簽署文件
在當今世界，數位文件與業務流程密切相關。您可透過 PDF/A 格式合法地約束文件。ISO 標準已允許在此格式中使用電子簽名及其他功能。這意味著您可以使用此技術進行數位簽署。電子簽名在業務流程中扮演關鍵角色。電子簽名具有四個主要功能：
- 取代手寫簽名：
只要符合相關法律要求，電子簽名即可滿足與手寫簽名相同的條件。 - 保護完整性：
電子簽名是數位文件的「封印」，因為它們能讓文件後續的修改顯而易見。 - 確保真實性：
電子簽名可用於確保簽名能明確地歸屬於自然人或法人。 - 確保授權：
權限和許可可在憑證中定義和管理，因此可追溯至個人。電子簽名確保所有變更始終可識別且可追蹤。
電子簽名在業務流程中的實際應用方式取決於具體情況。對於簽署文件，建議使用符合有效簽名及長期存檔所有要求的 PDF/A 格式與數位簽名軟體。
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