BPMN Essentials: Ein umfassender Leitfaden zur Geschäftsprozessmodellierung und Notation

Was ist BPMN?

BPMN steht für Business Process Model and Notation. Es ist eine grafische Darstellung von Geschäftsprozessen, die verwendet werden kann, um Geschäftsprozesse zu beschreiben, zu analysieren und zu verbessern. BPMN wurde vom Object Management Group (OMG) als Standardnotation zur Modellierung von Geschäftsprozessen entwickelt.

BPMN ist eine Standardnotation, die grafische Symbole und Diagramme verwendet, um Geschäftsprozesse darzustellen. Diese Symbole und Diagramme können verwendet werden, um verschiedene Arten von Prozessen zu modellieren, wie beispielsweise Geschäftsprozesse, Systemprozesse und Organisationsprozesse.

 

• BPMN wurde von der Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt.
• Die erste Version, BPMN 1.0, wurde im Mai 2004 veröffentlicht, nach mehr als zwei Jahren Arbeit durch die BPMI-Notations-Arbeitsgruppe.
• Im Februar 2006 veröffentlichte das OMG ein BPMN-Spezifikationsdokument.
• Die Version 2.0 von BPMN wurde im Jahr 2010 entwickelt.
• Die neueste Version, BPMN 2.0.2, wurde im Dezember 2013 veröffentlicht.
• BPMN 2.0.2 wurde offiziell von der ISO als Standardausgabe 2013 veröffentlicht: ISO/IEC 19510.

Vorteile der Verwendung von BPMN

Die Verwendung von BPMN kann einer Organisation eine Reihe von Vorteilen bringen, darunter:

• Verbessertes Verständnis von Geschäftsprozessen: Durch die Erstellung visueller Darstellungen Ihrer Geschäftsprozesse können Sie es den Beteiligten erleichtern, zu verstehen, wie die Prozesse funktionieren.
• Verbesserte Kommunikation: BPMN bietet eine gemeinsame Sprache und visuelle Darstellung von Prozessen, die zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Beteiligten genutzt werden kann.
• Verbesserte Prozessanalyse: Durch die Modellierung von Prozessen mit BPMN können Sie Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten in Ihren Prozessen identifizieren.
• Verbesserte Prozessautomatisierung: BPMN-Diagramme können als Bauplan zur Automatisierung von Prozessen mit Software-Tools verwendet werden.

BPMN-Symbole

BPMN verwendet eine Reihe von Symbolen und Diagrammen, um verschiedene Elemente eines Geschäftsprozesses darzustellen. Folgende sind einige der am häufigsten verwendeten BPMN-Symbole:

Flussobjekte

Flussobjekte stellen die Aktivitäten, Ereignisse und Gateways dar, aus denen der Prozess besteht. Sie sind die Bausteine des Prozessmodells und werden durch Sequenzflüsse verbunden, um den Ablauf des Prozesses zu definieren.

• Aktivität: Eine Aktivität stellt eine Aufgabe oder Arbeit dar, die im Rahmen des Prozesses ausgeführt wird. Es gibt zwei Arten von Aktivitäten: Aufgaben und Unterprozesse.

• Ereignis: Ein Ereignis stellt etwas dar, das während des Prozesses geschieht, beispielsweise der Beginn oder das Ende einer Aufgabe, die Aufnahme einer Nachricht oder das Auftreten eines Fehlers.

 

• Gateway: Ein Gateway stellt einen Entscheidungspunkt im Prozess dar, an dem der Ablauf des Prozesses aufgrund einer oder mehrerer Bedingungen bestimmt wird.

Verbindungsobjekte

Verbindungsobjekte stellen die Verbindungen zwischen Flussobjekten dar. Es gibt zwei Arten von Verbindungsobjekten:

• Verbindungsobjekte definieren die Beziehungen zwischen Flussobjekten und legen die Reihenfolge fest, in der sie ausgeführt werden sollen. Es gibt drei Arten von Verbindungsobjekten:

Ablauffluss: Ein Ablauffluss verbindet zwei Ablaufobjekte und stellt die Reihenfolge dar, in der sie ausgeführt werden sollen.

• • • Nachrichtenfluss: Ein Nachrichtenfluss stellt den Fluss von Nachrichten zwischen zwei Partnern im Prozess dar.
      

Schwimmzellen

Schwimmzellen werden verwendet, um das Prozessmodell in logische Gruppierungen wie Abteilungen, Teams oder Systeme zu unterteilen. Sie werden typischerweise als horizontale oder vertikale Bänder dargestellt und können zur Festlegung von Verantwortlichkeiten und Eigentumsrechten für die Aktivitäten und Aufgaben im Prozess verwendet werden.

• Pool: Ein Pool stellt einen Teilnehmer im Prozess dar, beispielsweise eine Abteilung oder Organisation. Jeder Pool enthält eine oder mehrere Zellen.
  
• Zelle: Eine Zelle stellt einen Teil eines Pools dar und wird verwendet, um verwandte Aktivitäten oder Aufgaben zu gruppieren.

Artefakte

Artefakte werden verwendet, um zusätzliche Informationen über das Prozessmodell bereitzustellen oder den Prozess detaillierter zu beschreiben. Es gibt mehrere Arten von Artefakten:

• Datenobjekt: Ein Datenobjekt stellt Daten dar, die vom Prozess verwendet oder erzeugt werden.
• Textannotation: Eine Textannotation dient zur Bereitstellung zusätzlicher Informationen oder Erklärungen zu einem Ablaufobjekt oder einem Verbindungselement.
• Gruppe: Eine Gruppe wird verwendet, um verwandte Ablaufobjekte visuell zusammenzufassen.

Erweiterte Unterprozesse

Erweiterte Unterprozesse werden verwendet, um komplexe Prozesse darzustellen, die über eigene Aktivitäten, Ereignisse und Gateways verfügen. Sie können dazu verwendet werden, das Gesamtprozessmodell zu vereinfachen, indem der Prozess in kleinere, übersichtlichere Teile zerlegt wird.

Dies sind die wichtigsten Elemente von BPMN, und sie können auf vielfältige Weise kombiniert werden, um Prozessmodelle zu erstellen, die den zu modellierenden Geschäftsprozess genau darstellen. Durch die Verwendung von BPMN zur Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse können Sie eine visuelle Darstellung des Prozesses erstellen, die von Stakeholdern leicht verstanden werden kann und zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten genutzt werden kann.

Beispiel für BPMN

 

Best Practices für BPMN

Hier sind einige Best Practices für die Verwendung von BPMN:

• Halten Sie es einfach: Verwenden Sie einfache Diagramme und Symbole, damit Stakeholder den Prozess leicht verstehen können.
• Verwenden Sie Schwimmzellen: Verwenden Sie Schwimmzellen, um darzustellen, wer für jeden Teil des Prozesses verantwortlich ist.
• Verwenden Sie klare Beschriftungen: Verwenden Sie klare und präzise Beschriftungen für jedes Symbol und Diagramm.
• Verwenden Sie konsistente Notation: Verwenden Sie konsistente Notationen im gesamten Prozess und stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder mit der Notation vertraut sind.
• Verwenden Sie eine angemessene Hierarchie: Verwenden Sie eine angemessene Hierarchie, um Ihre Diagramme zu organisieren, wobei Übersichten auf höherer Ebene oben und detaillierte Prozesskarten unten angeordnet sind.
• Verwenden Sie die richtige Detailtiefe: Verwenden Sie die richtige Detailtiefe für Ihre Diagramme. Vermeiden Sie zu viel Detail, das das Diagramm unübersichtlich und schwer verständlich macht, aber lassen Sie auch keine wichtigen Informationen aus, die die Stakeholder benötigen.
• Verwenden Sie Farben und Formatierung: Verwenden Sie Farben und Formatierung, um wichtige Informationen hervorzuheben und die Diagramme visuell ansprechender zu gestalten.
• Validieren Sie Ihre Diagramme: Validieren Sie Ihre Diagramme mit den Stakeholdern, um sicherzustellen, dass sie den Prozess genau darstellen und dass alle das Diagramm verstehen.
• Dokumentieren Sie Ihre Diagramme: Dokumentieren Sie Ihre Diagramme mit einer klaren und präzisen Beschreibung des Prozesses sowie mit allen relevanten Details, die die Stakeholder wissen müssen.

BPMN-Tools

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BPMN-Beispiel – Verfahren zur Urlaubsantragstellung

Der Prozess zur Urlaubsantragstellung wird eingeleitet, wenn ein Mitarbeiter Urlaub von dem Unternehmen beantragt. Dies wird durch das Startereignissymbol in der Mitarbeiter-Spur des Prozessdiagramms angezeigt. Die Richtung des Prozessflusses wird durch einen festen Pfeil dargestellt, der das Startereignissymbol mit einem Aufgabensymbol verbindet. Der Mitarbeiter muss ein Urlaubsantragsformular ausfüllen, das anschließend zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten gesendet wird.

Nach der Einreichung übernimmt der Vorgesetzte die Verantwortung für den Prozess. Die Aufgabe „Urlaubsantrag zur Genehmigung einreichen“ ist mit der Aufgabe „Urlaubsantrag bewerten“ in der Vorgesetzten-Spur verbunden. Hier bewertet der Vorgesetzte die Antragstellung, um zu entscheiden, ob der Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wird. Da zwei mögliche Ergebnisse bestehen, wird ein Gatewaysymbol verwendet, um den Prozess in zwei Richtungen zu verzweigen. Wenn der Antrag abgelehnt wird, informiert der Vorgesetzte den Mitarbeiter, und der Prozess endet. Dies wird durch die Aufgabe „Mitarbeiter über die Ablehnung informieren“ dargestellt, die mit einem Endereignissymbol verbunden ist. Andernfalls, wenn der Antrag genehmigt wird, informiert der Vorgesetzte den Mitarbeiter, und der Prozess setzt auf der HR-Spur fort, wo der Antrag verwaltet werden muss.

Der letzte Schritt im Prozess ist, dass der Mitarbeiter den Urlaub nimmt. Das Endereignissymbol ist mit der letzten Aufgabe „Urlaub nehmen“ verbunden, um die Beendigung des gesamten Prozesses anzuzeigen.

Zusammenfassung der Flussobjekte

Ereignisse

Aktivitäten

Gateways

Fazit

BPMN ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Durch die Verwendung von BPMN können Sie das Verständnis und die Kommunikation Ihrer Prozesse verbessern, Ihre Prozesse auf Ineffizienzen analysieren und Ihre Prozesse mithilfe von Softwaretools automatisieren. Um BPMN effektiv nutzen zu können, ist es wichtig, die richtigen Symbole, Diagramme und Notationen zu verwenden und Ihre Diagramme zu validieren und zu dokumentieren. Mit den richtigen Tools und bewährten Praktiken können Sie klare und präzise BPMN-Diagramme erstellen, die Ihre Geschäftsprozesse genau darstellen.