Les organigrammes sont des outils visuels puissants qui permettent de cartographier et de comprendre des processus complexes, les rendant plus faciles à gérer et à améliorer. En fournissant un schéma étape par étape, les organigrammes vous aident à visualiser la séquence des étapes, des décisions et des actions impliquées dans un processus. Cette représentation visuelle est particulièrement efficace car les êtres humains sont principalement des apprenants visuels, ce qui nous permet de saisir l’information plus efficacement que par des descriptions écrites ou verbales seules.

Pourquoi utiliser des organigrammes ?

Les organigrammes servent à plusieurs fins dans divers domaines, notamment le développement logiciel, la gestion des processus d’entreprise et l’ingénierie. Ils sont inestimables pour :

• Documenter un processus: Détailler clairement les étapes impliquées dans un processus pour une meilleure compréhension et communication.
• Planifier un projet: Cartographier la séquence des tâches et des décisions pour assurer un flux de travail fluide.
• Analyser un processus existant: Identifier les domaines d’amélioration, tels que des étapes inutiles, des lacunes ou des obstacles.
• Standardiser ou redessiner un processus: Assurer la cohérence et l’efficacité dans la manière dont les tâches sont exécutées.
• Trouver des domaines d’amélioration: Identifier les inefficacités, telles que des étapes inutiles, des retards ou des ruptures de communication.

Types d’organigrammes

Les organigrammes existent sous diverses formes, chacune adaptée à des objectifs différents :

• Organigrammes de haut niveau: Offrent une vue d’ensemble d’un processus, en montrant les grandes unités d’activité ou les composants du système. Ils sont particulièrement utiles en phase initiale d’un projet.
• Organigrammes détaillés: Offrent une vue rapprochée du processus, montrant généralement des dizaines d’étapes. Ils sont utiles pour identifier les boucles de rework et la complexité d’un processus, notamment après avoir identifié des problèmes ou lors de modifications.
• Organigrammes en lignes de nage: Aussi appelés organigrammes interfonctionnels, ils divisent le processus en différentes « lignes » ou catégories, ce qui facilite la visualisation de la responsabilité de chaque étape.
• Organigrammes d’opportunités: Se concentrent sur l’identification des opportunités d’amélioration au sein d’un processus.
• Organigrammes de déploiement: Montrent la disposition physique d’un processus, aidant à optimiser l’agencement des équipements et des postes de travail.

Avantages de l’utilisation des organigrammes

Les organigrammes offrent de nombreux avantages, notamment :

• Compréhension commune: Faciliter la compréhension commune par l’équipe des étapes d’un processus, rendant plus facile la collecte de données, l’identification des problèmes et le ciblage des discussions.
• Amélioration des processus: Aider à identifier les étapes qui ajoutent de la valeur au client interne ou externe, ainsi que les domaines d’amélioration, tels que les retards, le stockage inutile et le travail superflu.
• Comparaison: Permettre la comparaison du processus réel avec le flux prévu ou idéal, aidant à identifier les écarts et les domaines d’amélioration.
• Base de conception: Servir de base à la conception de nouveaux processus et à la compréhension de la manière dont un processus se déroule, de façon unique ou multiple.

Éléments d’un organigramme

Les organigrammes utilisent des symboles normalisés pour représenter différents types d’étapes ou d’actions :

• Symboles terminaux: Indiquent les points de départ et d’arrivée d’un processus.
• Symboles d’entrée/sortie: Indiquent toutes les fonctions d’entrée ou de sortie dans le processus.
• Symboles de processus: Représentent les instructions arithmétiques et de déplacement de données.
• Symboles de décision: Indiquent les points où des décisions sont prises, conduisant à des chemins différents selon le résultat.
• Lignes de flux: Montrent la séquence des étapes à l’aide de flèches.
• Connecteurs: Utilisés dans les organigrammes complexes pour indiquer la continuité du flux à travers plusieurs pages ou sections.

Six étapes pour créer un organigramme

1. Déterminer l’objectif: Déterminer le but de l’organigramme et le niveau de détail requis.
2. Réunir l’équipe: Impliquer des personnes possédant des connaissances sur le processus pour établir les étapes.
3. Définir les premières et dernières étapes: Établir le début et la fin du processus.
4. Documenter les étapes du processus: Enregistrer les étapes dans l’ordre, en utilisant des symboles pour représenter les actions et les décisions.
5. Valider le schéma: Assurez-vous que la séquence des actions et des décisions est correctement représentée.
6. Identifier les domaines d’amélioration: Analysez le schéma pour identifier des opportunités d’amélioration et de réaménagement du processus.

Raffinement progressif dans les schémas

Le raffinement progressif est une approche systématique qui consiste à décomposer les processus complexes en composants plus simples et plus faciles à gérer. Cette méthode est particulièrement utile dans la conception de schémas, où elle aide à clarifier et à simplifier la représentation des flux de travail complexes. En affinant progressivement chaque étape, vous pouvez créer un schéma détaillé et précis qui est plus facile à comprendre et à analyser.

Comprendre la figure

La figure ci-jointe illustre le concept de raffinement progressif dans les schémas. Examinons étape par étape le processus représenté sur la figure :

Schéma de haut niveau

1. Rentrer chez soi: Le processus commence par l’action « rentrer chez soi ».
2. Partir: L’étape suivante est de « partir ».
3. Rouler jusqu’à la maison: Ensuite, l’action consiste à « rouler jusqu’à la maison ».
4. Arriver: L’étape finale de ce schéma de haut niveau est d’« arriver ».

Ce schéma de haut niveau donne un aperçu général du processus, en montrant les étapes principales sans entrer dans les détails.

Premier niveau de raffinement

Pour ajouter plus de détails, les étapes de haut niveau sont affinées davantage :

1. Partir: Cette étape est divisée en deux sous-étapes :
   • Partir: L’action initiale reste la même.
   • Radio: L’action suivante consiste à allumer la radio.
2. Prendre le meilleur itinéraire: Après être parti et avoir allumé la radio, l’étape affinée suivante est de « prendre le meilleur itinéraire ».
3. Arriver: L’étape finale reste « arriver ».

Cette amélioration ajoute plus de détails aux étapes « partir » et « rentrer chez soi », offrant une image plus claire des actions impliquées.

Deuxième niveau d’amélioration

Une amélioration supplémentaire est appliquée à l’étape « emprunter le meilleur itinéraire » :

1. La route 580 est-elle bloquée ?: Un point de décision est introduit pour vérifier si la route 580 est bloquée.
   • SiOui: L’action consiste à « emprunter l’I3 ».
   • SiNon: L’action consiste à « emprunter la 580 ».
2. Arriver: La dernière étape reste « arriver ».

Cette amélioration introduit un point de décision, ajoutant de la complexité et de détails au processus. Elle montre comment le choix de l’itinéraire dépend des conditions de circulation sur la route 580.

Avantages de l’amélioration progressive

1. Clarté: L’amélioration progressive aide à décomposer les processus complexes en étapes plus simples et plus faciles à gérer, rendant le diagramme plus facile à comprendre.
2. Détail: En affinant progressivement chaque étape, vous pouvez ajouter plus de détails au diagramme, offrant une vue complète du processus.
3. Précision: Affiner les étapes permet de s’assurer que toutes les actions et décisions nécessaires sont incluses, améliorant ainsi la précision du diagramme.
4. Flexibilité: L’amélioration progressive vous permet d’ajuster le niveau de détail selon les besoins, rendant le diagramme adaptable à différents publics et objectifs.

Conclusion

Les diagrammes de flux sont des outils essentiels pour visualiser et comprendre les processus. En décomposant les flux complexes en symboles simples et standardisés, les diagrammes améliorent la clarté, la communication et l’efficacité. Que vous soyez en train de documenter un processus, de planifier un projet ou d’analyser un flux existant, les diagrammes offrent une représentation visuelle claire et concise qui vous aide à gérer et à améliorer efficacement les processus.

L’amélioration progressive est une technique puissante pour créer des diagrammes de flux détaillés et précis. En décomposant les processus complexes en étapes plus simples et en affinant progressivement chacune d’elles, vous pouvez créer une représentation visuelle claire et complète du processus. Cette approche améliore la clarté, le détail, la précision et la flexibilité, rendant les diagrammes un outil inestimable pour l’analyse et l’amélioration des processus.