Essensial BPMN: Panduan Lengkap tentang Pemodelan Proses Bisnis dan Notasi

Apa itu BPMN?

BPMN merupakan singkatan dari Business Process Model and Notation. Ini adalah representasi grafis dari proses bisnis yang dapat digunakan untuk menggambarkan, menganalisis, dan meningkatkan proses bisnis. BPMN dikembangkan oleh Object Management Group (OMG) sebagai notasi standar untuk memodelkan proses bisnis.

BPMN adalah notasi standar yang menggunakan simbol dan diagram grafis untuk merepresentasikan proses bisnis. Simbol dan diagram ini dapat digunakan untuk memodelkan berbagai jenis proses, seperti proses bisnis, proses sistem, dan proses organisasi.

 

• BPMN dikembangkan oleh Inisiatif Manajemen Proses Bisnis (BPMI).
• Versi pertama, BPMN 1.0, dirilis pada Mei 2004 setelah lebih dari dua tahun upaya oleh Kelompok Kerja Notasi BPMI.
• Pada Februari 2006, OMG merilis dokumen Spesifikasi BPMN.
• Versi 2.0 dari BPMN dikembangkan pada tahun 2010.
• Versi terbaru, BPMN 2.0.2, dirilis pada Desember 2013.
• BPMN 2.0.2 telah secara resmi diterbitkan oleh ISO sebagai standar edisi 2013: ISO/IEC 19510.

Manfaat Menggunakan BPMN

Menggunakan BPMN dapat membawa sejumlah manfaat bagi organisasi Anda, antara lain:

• Pemahaman yang lebih baik terhadap proses bisnis: Dengan membuat representasi visual dari proses bisnis Anda, Anda dapat membuatnya lebih mudah dipahami oleh pemangku kepentingan tentang bagaimana proses tersebut bekerja.
• Komunikasi yang lebih baik: BPMN menyediakan bahasa bersama dan representasi visual proses yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi antar pemangku kepentingan.
• Analisis proses yang lebih baik: Dengan memodelkan proses menggunakan BPMN, Anda dapat mengidentifikasi ketidakefisienan dan peluang perbaikan dalam proses Anda.
• Otomatisasi proses yang lebih baik: Diagram BPMN dapat digunakan sebagai gambaran kerja untuk mengotomatisasi proses menggunakan alat perangkat lunak.

Simbol BPMN

BPMN menggunakan serangkaian simbol dan diagram untuk merepresentasikan berbagai elemen proses bisnis. Berikut ini adalah beberapa simbol BPMN yang paling umum digunakan:

Objek Aliran

Objek aliran merepresentasikan aktivitas, peristiwa, dan gerbang yang membentuk proses. Mereka merupakan blok bangunan dari model proses dan dihubungkan oleh aliran urutan untuk menentukan aliran proses.

• Aktivitas: Suatu aktivitas merepresentasikan tugas atau pekerjaan yang dilakukan sebagai bagian dari proses. Terdapat dua jenis aktivitas: tugas dan sub-proses.

• Peristiwa: Suatu peristiwa merepresentasikan sesuatu yang terjadi selama proses, seperti mulainya atau berakhirnya suatu tugas, penerimaan pesan, atau terjadinya kesalahan.

 

• Gerbang: Suatu gerbang merepresentasikan titik keputusan dalam proses, di mana aliran proses ditentukan berdasarkan satu atau lebih kondisi.

Objek Penghubung

Objek penghubung merepresentasikan koneksi antara objek aliran. Terdapat dua jenis objek penghubung:

• Objek penghubung mendefinisikan hubungan antara objek aliran dan menentukan urutan eksekusi yang harus dilakukan. Terdapat tiga jenis objek penghubung:

Aliran Urutan: Aliran urutan menghubungkan dua objek aliran dan mewakili urutan eksekusi yang harus dilakukan.

• • • Aliran Pesan: Aliran pesan mewakili aliran pesan antara dua peserta dalam proses.
      

Swimlanes

Swimlanes digunakan untuk mengorganisasi model proses menjadi kelompok logis, seperti departemen, tim, atau sistem. Mereka biasanya direpresentasikan sebagai pita horizontal atau vertikal dan dapat digunakan untuk menentukan tanggung jawab dan kepemilikan terhadap aktivitas dan tugas dalam proses.

• Kolam: Kolam mewakili peserta dalam proses, seperti departemen atau organisasi. Setiap kolam berisi satu atau lebih lane.
  
• Lane: Lane mewakili bagian bawah dari kolam dan digunakan untuk mengelompokkan aktivitas atau tugas yang terkait.

Artifak

Artifak digunakan untuk memberikan informasi tambahan tentang model proses atau menjelaskan proses dengan lebih rinci. Terdapat beberapa jenis artifak:

• Objek Data: Objek data mewakili data yang digunakan atau dihasilkan oleh proses.
• Anotasi Teks: Anotasi teks digunakan untuk memberikan informasi tambahan atau penjelasan tentang objek aliran atau objek penghubung.
• Kelompok: Kelompok digunakan untuk mengelompokkan secara visual objek aliran yang terkait.

Sub-Proses yang Diperluas

Sub-proses yang diperluas digunakan untuk mewakili proses yang kompleks yang memiliki serangkaian aktivitas, peristiwa, dan gerbang tersendiri. Mereka dapat digunakan untuk menyederhanakan model proses secara keseluruhan dengan memecah proses menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

Ini adalah elemen kunci dari BPMN, dan mereka dapat digabungkan dalam berbagai cara untuk menciptakan model proses yang secara akurat merepresentasikan proses bisnis yang dimodelkan. Dengan menggunakan BPMN untuk memodelkan proses bisnis Anda, Anda dapat menciptakan representasi visual dari proses yang dapat dengan mudah dipahami oleh pemangku kepentingan dan digunakan untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.

Contoh BPMN

 

Praktik Terbaik BPMN

Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik untuk menggunakan BPMN:

• Buat sederhana: Gunakan diagram dan simbol yang sederhana agar mudah dipahami oleh pemangku kepentingan.
• Gunakan swimlanes: Gunakan swimlanes untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian proses.
• Gunakan label yang jelas: Gunakan label yang jelas dan ringkas untuk setiap simbol dan diagram.
• Gunakan notasi yang konsisten: Gunakan notasi yang konsisten sepanjang proses, dan pastikan semua pemangku kepentingan memahami notasi tersebut.
• Gunakan hierarki yang tepat: Gunakan hierarki yang tepat untuk mengatur diagram Anda, dengan gambaran umum tingkat tinggi di bagian atas dan peta proses rinci di bagian bawah.
• Gunakan tingkat detail yang tepat: Gunakan tingkat detail yang tepat untuk diagram Anda. Jangan memasukkan terlalu banyak detail yang membuat diagram berantakan dan sulit dipahami, tetapi juga jangan meninggalkan informasi penting yang perlu diketahui pemangku kepentingan.
• Gunakan warna dan format: Gunakan warna dan format untuk menonjolkan informasi penting, serta membuat diagram lebih menarik secara visual.
• Validasi diagram Anda: Validasi diagram Anda bersama pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa diagram tersebut secara akurat merepresentasikan proses, dan bahwa semua pihak memahami diagram tersebut.
• Dokumentasikan diagram Anda: Dokumentasikan diagram Anda dengan deskripsi yang jelas dan ringkas mengenai proses, serta semua detail relevan yang perlu diketahui oleh pemangku kepentingan.

Alat BPMN

VP Onlineadalah pilihan yang sangat baik bagi bisnis dan organisasi yang mencari alat BPMN yang intuitif dan mudah digunakan. Platform berbasis cloud-nya memungkinkan akses dari mana saja, memungkinkan kolaborasi secara real-time dan berbagi diagram dengan mudah. VP Online menawarkan berbagai fitur, termasuk perpustakaan komprehensif bentuk BPMN yang sudah dibuat sebelumnya, fungsi seret dan lepas, serta template yang dapat disesuaikan, sehingga memudahkan pembuatan diagram profesional dalam waktu singkat. Selain itu, antarmuka pengguna yang ramah dan navigasi yang sederhana membuatnya pilihan ideal bagi pengguna pemula maupun berpengalaman. Secara keseluruhan, dengan fitur-fitur yang kuat, antarmuka pengguna yang mudah digunakan, dan aksesibilitasnya, VP Online adalah pilihan utama bagi bisnis dan organisasi yang mencari alat BPMN yang andal dan efisien.

Contoh BPMN – Proses Pengajuan Cuti

Proses Pengajuan Cuti dimulai ketika seorang karyawan mengajukan cuti kepada perusahaan. Hal ini ditandai oleh simbol peristiwa awal pada jalur Karyawan dalam diagram proses. Arah alur proses ditunjukkan oleh panah padat yang menghubungkan simbol peristiwa awal ke simbol tugas. Karyawan harus mengisi formulir pengajuan cuti, yang kemudian dikirimkan untuk persetujuan kepada manajernya.

Setelah pengajuan dilakukan, manajer menjadi bertanggung jawab atas proses tersebut. Tugas Submit Leave Application For Approval dihubungkan ke tugas Evaluate Leave Application pada jalur Manajer. Di sini, manajer mengevaluasi pengajuan untuk menentukan apakah akan menyetujui atau menolak permohonan cuti. Karena terdapat dua kemungkinan hasil, simbol gateway digunakan untuk membagi proses ke dua arah. Jika pengajuan ditolak, manajer memberi tahu karyawan, dan proses berakhir. Hal ini diwakili oleh tugas Inform Employee The Request Is Declined, yang dihubungkan ke simbol peristiwa akhir. Di sisi lain, jika pengajuan disetujui, manajer memberi tahu karyawan, dan proses dilanjutkan pada jalur HR, di mana pengajuan perlu dikelola.

Langkah terakhir dalam proses adalah karyawan mengambil cuti. Simbol peristiwa akhir dihubungkan ke tugas terakhir, Take the Leave, untuk menunjukkan penyelesaian seluruh proses.

Ringkasan Objek Alur

Peristiwa

Aktivitas

Gerbang

Kesimpulan

BPMN adalah alat yang kuat untuk memodelkan proses bisnis. Dengan menggunakan BPMN, Anda dapat meningkatkan pemahaman dan komunikasi mengenai proses Anda, menganalisis proses Anda untuk menemukan ketidakefisienan, serta mengotomatisasi proses Anda menggunakan alat perangkat lunak. Untuk menggunakan BPMN secara efektif, penting untuk menggunakan simbol, diagram, dan notasi yang tepat, serta memvalidasi dan mendokumentasikan diagram Anda. Dengan alat yang tepat dan praktik terbaik, Anda dapat membuat diagram BPMN yang jelas dan ringkas yang secara akurat merepresentasikan proses bisnis Anda.