Jak PDF/A korzysta z Twojej firmy?

PDF/A jest szczególnie przydatny dla wielu firm na świecie. Jest to nowy standard, który przełomowo zmieni sposób archiwizowania ważnych dokumentów i rekordów przez firmy i instytucje rządowe.

Oto niektóre korzyści z wykorzystania formatu PDF/A w operacjach Twojej firmy:

Niski koszt i długoterminowe przechowywanie

Obecnie wiele firm archiwizuje swoje dokumenty przechowując kopie drukowane (papierowe). Inną obecną metodą archiwizacji jest użycie mikrofich i mikrofich. PDF/A ma na celu zastąpienie wszystkich tych formatów jednym standardowym formatem, który jest łatwy w aktualizacji, wyszukiwalny, łatwy w organizacji, efektywny, przenoszony i przede wszystkim zrównoważony. Dla Twojej firmy oznacza to niskokosztową, małoobjętościową alternatywę dla przechowywania stogów plików i folderów w archiwach. Ponadto, ponieważ jest to format elektroniczny, możesz łatwo przechowywać archiwalne dokumenty w wielu lokalizacjach, co sprawia, że są one mniej podatne na pożar, powódź lub inne katastrofy naturalne.

Podpisywanie dokumentów elektronicznie

W dzisiejszych czasach dokumenty cyfrowe są blisko związane z procesami biznesowymi. Możesz prawidłowo związać dokumenty za pomocą formatu PDF/A. Standardy ISO już pozwalają na podpisy elektroniczne i inne funkcje w tym formacie. Oznacza to, że możesz cyfrowo podpisać dokumenty za pomocą tej technologii. Podpisy elektroniczne odgrywają kluczową rolę w procesach biznesowych. Podpisy elektroniczne mają cztery główne funkcje:

1. Zamiast podpisu ręcznego:
   Podpisy elektroniczne mogą spełniać te same wymagania co podpisy ręczne, pod warunkiem spełnienia odpowiednich wymogów prawnych.
2. Ochrona integralności:
   Podpisy elektroniczne są „pieczęcią” dokumentu cyfrowego, ponieważ sprawiają, że późniejsze zmiany w dokumencie są oczywiste.
3. Zapewniona autentyczność:
   Podpisy elektroniczne mogą być używane do zapewnienia, że podpis może być jednoznacznie przypisany osobie fizycznej lub prawnej.
4. Upewnij się, że autoryzujesz:
   Prawa i uprawnienia mogą być definiowane i zarządzane w certyfikatach, dzięki czemu mogą być śledzone do konkretnej osoby. Podpisy elektroniczne zapewniają, że zmiany są zawsze identyfikowalne i śledzone.

Sposób, w jaki podpisy elektroniczne są faktycznie wykorzystywane w procesach biznesowych, zależy od sytuacji. W przypadku dokumentów podpisanych zaleca się stosowanie formatu PDF/A i oprogramowania do podpisywania cyfrowego spełniającego wszystkie wymagania dotyczące ważnych podpisów i długoterminowego archiwizowania.

Bezpieczny konwerter PDF online VP Onlineumożliwia konwersję dokumentów do formatu PDF/A w kilku krokach. Konwersja PDF na PDF/A online, łatwo i za darmo naEdytor VP Online.