Как PDF/A приносит пользу вашему бизнесу?
PDF/A особенно полезны для многих компаний в деловом мире. Это новый стандарт, который произведет революцию в способах архивирования важных документов и записей предприятиями и государственными учреждениями.
Вот некоторые из преимуществ использования формата PDF/A для вашей бизнес-деятельности:
Низкая стоимость и долгосрочное хранение
В настоящее время многие компании архивируют свои документы, храня бумажные копии. Другой современный метод архивирования — использование микрофильмов. PDF/A призвана заменить все эти форматы единым стандартизированным форматом, который легко обновлять, искать, организовывать, эффективен, удобен для транспортировки и, что самое главное, устойчив. Для вашего бизнеса это означает низкозатратную, низкообъемную альтернативу хранению кучи файлов и папок в архивах. Кроме того, поскольку это электронный формат, вы можете легко хранить архивные документы в нескольких местах, делая их менее уязвимыми к пожарам, наводнениям или другим стихийным бедствиям.
Электронно подписывать документы
В современном мире цифровые документы тесно связаны с бизнес-процессами. Вы можете юридически обязать документы с помощью формата PDF/A. Стандарты ISO уже допускают электронные подписи и другие функции в этом формате. Это означает, что вы можете цифровым образом подписывать документы с помощью этой технологии. Электронные подписи играют ключевую роль в бизнес-процессах. Электронные подписи имеют четыре основные функции:
- Вместо рукописной подписи:
Электронные подписи могут соответствовать тем же требованиям, что и рукописные подписи, при условии соблюдения действующих законодательных требований. - Обеспечить целостность:
Электронные подписи являются «печатью» цифрового документа, поскольку они делают последующие изменения в документе очевидными. - Гарантированная подлинность:
Электронные подписи могут использоваться для обеспечения того, чтобы подпись могла однозначно быть привязана к физическому или юридическому лицу. - Убедитесь в авторизации:
Права и разрешения могут быть определены и управляться в сертификатах, поэтому они могут быть отслежены до конкретного лица. Электронные подписи обеспечивают, что изменения всегда идентифицируемы и отслеживаемы.
То, как электронные подписи на самом деле используются в бизнес-процессах, зависит от ситуации. Для подписанных документов рекомендуется использовать формат PDF/A и программное обеспечение для цифровой подписи, соответствующее всем требованиям действительных подписей и долгосрочного архивирования.
Бесплатный конвертер PDF онлайн VP Onlineподдерживает преобразование документов в формат PDF/A за несколько шагов. Преобразование PDF в PDF/A онлайн, легко и бесплатно наРедактор VP Online.
