BPMN Essentials: Una guía completa sobre modelado de procesos de negocio y notación

¿Qué es BPMN?

BPMNsignifica Modelado de Procesos de Negocio y Notación. Es una representación gráfica de procesos de negocio que se puede utilizar para describir, analizar y mejorar procesos de negocio. BPMN fue desarrollado por el Grupo de Gestión de Objetos (OMG) como una notación estándar para modelar procesos de negocio.

BPMN es una notación estándar que utiliza símbolos y diagramas gráficos para representar procesos de negocio. Estos símbolos y diagramas pueden usarse para modelar diferentes tipos de procesos, como procesos de negocio, procesos de sistema y procesos organizativos.

 

• BPMN fue desarrollado por la Iniciativa de Gestión de Procesos de Negocio (BPMI).
• La primera versión, BPMN 1.0, se lanzó en mayo de 2004 después de más de dos años de esfuerzo por parte del Grupo de Trabajo de Notación de BPMI.
• En febrero de 2006, el OMG lanzó un documento de especificación de BPMN.
• La versión 2.0 de BPMN fue desarrollada en 2010.
• La última versión, BPMN 2.0.2, se lanzó en diciembre de 2013.
• BPMN 2.0.2 ha sido publicado formalmente por la ISO como la edición estándar de 2013: ISO/IEC 19510.

Beneficios del uso de BPMN

El uso de BPMN puede aportar varios beneficios a su organización, incluyendo:

• Mejor comprensión de los procesos de negocio: Al crear representaciones visuales de sus procesos de negocio, puede facilitar que los interesados entiendan cómo funcionan los procesos.
• Mejora de la comunicación: BPMN proporciona un lenguaje común y una representación visual de los procesos que pueden usarse para mejorar la comunicación entre los interesados.
• Mejora del análisis de procesos: Al modelar procesos utilizando BPMN, puede identificar ineficiencias y oportunidades de mejora en sus procesos.
• Mejora de la automatización de procesos: Los diagramas BPMN pueden usarse como plano para automatizar procesos mediante herramientas de software.

Símbolos BPMN

BPMN utiliza un conjunto de símbolos y diagramas para representar diferentes elementos de un proceso de negocio. A continuación se presentan algunos de los símbolos BPMN más comúnmente utilizados:

Objetos de flujo

Los objetos de flujo representan las actividades, eventos y puertas que componen el proceso. Son los bloques fundamentales del modelo de proceso y se conectan mediante flujos de secuencia para definir el flujo del proceso.

• Actividad: Una actividad representa una tarea o trabajo que se realiza como parte del proceso. Hay dos tipos de actividades: tareas y subprocesos.

• Evento: Un evento representa algo que sucede durante el proceso, como el inicio o finalización de una tarea, la recepción de un mensaje o la ocurrencia de un error.

 

• Puerta: Una puerta representa un punto de decisión en el proceso, donde el flujo del proceso se determina según una o más condiciones.

Objetos de conexión

Los objetos de conexión representan las conexiones entre los objetos de flujo. Hay dos tipos de objetos de conexión:

• Los objetos de conexión definen las relaciones entre los objetos de flujo y especifican el orden en que deben ejecutarse. Hay tres tipos de objetos de conexión:

Flujo de secuencia: Un flujo de secuencia conecta dos objetos de flujo y representa el orden en que deben ejecutarse.

• • • Flujo de mensaje: Un flujo de mensaje representa el flujo de mensajes entre dos participantes en el proceso.
      

Carriles

Los carriles se utilizan para organizar el modelo de proceso en agrupaciones lógicas, como departamentos, equipos o sistemas. Normalmente se representan como bandas horizontales o verticales y se pueden utilizar para definir responsabilidades y propiedad sobre las actividades y tareas dentro del proceso.

• Piscina: Una piscina representa un participante en el proceso, como un departamento o organización. Cada piscina contiene uno o más carriles.
  
• Carril: Un carril representa una subparte de una piscina y se utiliza para agrupar actividades o tareas relacionadas.

Artifacts

Los artifacts se utilizan para proporcionar información adicional sobre el modelo de proceso o para describir el proceso con más detalle. Hay varios tipos de artifacts:

• Objeto de datos: Un objeto de datos representa datos que se utilizan o generan en el proceso.
• Anotación de texto: Una anotación de texto se utiliza para proporcionar información adicional o una explicación sobre un objeto de flujo o un objeto de conexión.
• Grupo: Un grupo se utiliza para agrupar visualmente objetos de flujo relacionados.

Subprocesos expandidos

Los subprocesos expandidos se utilizan para representar procesos complejos que tienen su propio conjunto de actividades, eventos y puertas. Pueden utilizarse para simplificar el modelo de proceso general al dividir el proceso en partes más pequeñas y manejables.

Estos son los elementos clave de BPMN, y pueden combinarse de diversas formas para crear modelos de proceso que representen con precisión el proceso empresarial que se está modelando. Al utilizar BPMN para modelar sus procesos empresariales, puede crear una representación visual del proceso que pueda entenderse fácilmente por los interesados y utilizarse para identificar oportunidades de mejora.

Ejemplo de BPMN

 

Mejores prácticas de BPMN

A continuación se presentan algunas mejores prácticas para utilizar BPMN:

• Manténgalo simple: Utilice diagramas y símbolos sencillos para facilitar la comprensión del proceso por parte de los interesados.
• Utilice carriles: Utilice carriles para mostrar quién es responsable de cada parte del proceso.
• Utilice etiquetas claras: Utilice etiquetas claras y concisas para cada símbolo y diagrama.
• Utilice una notación consistente: Utilice una notación consistente en todo el proceso y asegúrese de que todos los interesados estén familiarizados con ella.
• Utilice una jerarquía adecuada: Utilice una jerarquía adecuada para organizar sus diagramas, con vistas generales de alto nivel en la parte superior y mapas detallados del proceso en la parte inferior.
• Utilice el nivel adecuado de detalle: Utilice el nivel adecuado de detalle para sus diagramas. No incluya demasiada información que haga el diagrama confuso e difícil de entender, pero tampoco omita información importante que los interesados necesiten conocer.
• Utilice color y formato: utilice color y formato para resaltar la información importante y para hacer que los diagramas sean más atractivos visualmente.
• Valide sus diagramas: valide sus diagramas con los interesados para asegurarse de que representen con precisión el proceso y de que todos entiendan los diagramas.
• Documente sus diagramas: documente sus diagramas con una descripción clara y concisa del proceso, así como con cualquier detalle relevante que los interesados necesiten conocer.

Herramientas BPMN

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Ejemplo BPMN – Proceso de solicitud de permiso

El proceso de solicitud de permiso se inicia cuando un empleado solicita un permiso a la empresa. Esto se indica mediante el símbolo de evento de inicio en la línea del empleado del diagrama de proceso. La dirección del flujo del proceso se muestra mediante una flecha sólida que conecta el símbolo de evento de inicio con un símbolo de tarea. El empleado debe completar un formulario de solicitud de permiso, que luego se envía para su aprobación al gerente.

Al presentar la solicitud, el gerente se hace responsable del proceso. La tarea Enviar solicitud de permiso para aprobación está vinculada a la tarea Evaluar solicitud de permiso en la línea del gerente. Aquí, el gerente evalúa la solicitud para decidir si aprueba o rechaza la solicitud de permiso. Dado que existen dos resultados posibles, se utiliza un símbolo de puerta para dividir el proceso en dos direcciones. Si la solicitud se rechaza, el gerente informa al empleado y el proceso termina. Esto se representa mediante la tarea Informar al empleado que la solicitud ha sido rechazada, que está vinculada a un símbolo de evento final. Por otro lado, si la solicitud se aprueba, el gerente informa al empleado y el proceso continúa en la línea de Recursos Humanos, donde la solicitud debe gestionarse.

El paso final del proceso es que el empleado tome el permiso. El símbolo de evento final está conectado a la última tarea, Tomar el permiso, para indicar la finalización de todo el proceso.

Resumen de objetos de flujo

Eventos

Actividades

Puertas

Conclusión

BPMN es una herramienta poderosa para modelar procesos empresariales. Al utilizar BPMN, puede mejorar la comprensión y la comunicación de sus procesos, analizar sus procesos en busca de ineficiencias y automatizar sus procesos mediante herramientas de software. Para usar BPMN de manera efectiva, es importante utilizar los símbolos, diagramas y notación adecuados, y validar y documentar sus diagramas. Con las herramientas adecuadas y las mejores prácticas, puede crear diagramas BPMN claros y concisos que representen con precisión sus procesos empresariales.