زمان مناسب برای ایجاد فایل PDF/A چه زمانی است؟

اگرچه PDF/Aیک فرمت انعطاف‌پذیر است که می‌تواند برای ذخیره‌سازی انواع اسناد استفاده شود، و در ارائه پشتیبانی بلندمدت از اسناد متنی دیجیتالی مانندفایل‌های Microsoft Word. این فایل می‌تواند به فایل PDF/A تبدیل شود که ظاهر و حس محتوای اصلی را حفظ می‌کند. از همان فونت‌ها در هر دو سند استفاده می‌شود، هر صفحه از سند اصلی به صورت یک صفحه در فایل حفاظتی ظاهر می‌شود و شما می‌توانید متن PDF/A را دقیقاً همان‌طور که در سند اصلی می‌توانستید جستجو کنید.

شاید اکنون متوجه شده باشیدمزایای مختلف استفاده از PDF/A, اما آیا می‌دانید بهترین زمان برای ایجاد فایل PDF/A چه زمانی است؟ آیا زمان‌بندی مهم است؟ این مقاله همه چیز را به شما توضیح خواهد داد!

• قبل از اینکه هرچیزی ایجاد شود
  در برخی موارد، می‌توانید فایل PDF/A را به عنوان سند اصلی تولید کنید تا مشکل تبدیل را به طور کامل از بین ببرید. با این کار، می‌توانید زندگی یک سند را در فرمتی شروع کنید که مطمئن هستید دوام خواهد داشت. اگر این کار را انجام دهید، فقط اسنادی را می‌توانید استفاده کنید که در آینده نیازی به تغییر نخواهند داشت. تولید فایل‌های PDF/A اغلب به طور خاص به عنوان خروجی از پایگاه‌های داده بزرگ انجام می‌شود.
• زمانی که نیاز به ثبت پیشرفت دارید
  تبدیل یک سند به یک سند ثبت‌شده، فرآیند ثبت است. به عنوان مثال، حتی اگر چندین نسخه از یک گزارش تولید کنید، فقط آخرین نسخه به عنوان نسخه رسمی در نظر گرفته می‌شود. در نتیجه، پس از اتمام نوشتن و ویرایش گزارش، می‌توانید آن را به صورت PDF/A ذخیره کنید که اصلاح آن دشوارتر می‌شود. از آنجا که PDF/A همیشه نسخه نهایی خواهد بود، این روش مزیت دیگری نیز دارد و به سادگی تمایز بین نسخه‌های میانی و محصول نهایی را فراهم می‌کند.
• انبارسازی دائمی
  زمانی که تصمیم می‌گیرید یک سند را به عنوان سند انباری ذخیره کنید، با ایجاد یک نسخه حفاظتی، اکثر افراد همچنان اسناد—هم کاغذی و هم دیجیتالی—را به PDF/A تبدیل می‌کنند.

چگونه یک PDF را به PDF/A تبدیل کنیم؟

روش‌های متعددی برای تبدیل PDF به PDF/A در بازار وجود دارد، اما باید از «هر نوع» از این ابزارها استفاده کنید، زیرا امنیت آنلاین شما نیز در خطر است. بنابراین، توصیه می‌کنیم ازابزار تبدیل PDF آنلاین رایگان VP, که یک ابزار عالی است و تبدیل سریع PDF شما به انواع فرمت‌ها، از جمله PDF/A را ارائه می‌دهد. شما می‌توانید به راحتی و سریع PDF را به PDF/A تبدیل کنید با استفاده ازویرایشگر آنلاین VP.