آیا باید از DOC یا PDF استفاده کنم؟
هنگام ایجاد یک سند، باید یک فرمت فایل انتخاب کنید. دو فرمت فایل رایجتر عبارتند از PDF که توسط سیستمهای آدوبی ایجاد شده و DOC/DOCX که توسط مایکروسافت توسعه یافته است. انتخاب بین آنها میتواند چالشبرانگیز باشد، بهویژه در محیطهای تجاری، زیرا هر فرمت مزایا و معایب خود را دارد.
آنها همچنین شباهتها و تفاوتهایی دارند، بنابراین انتخاب یک فرمت فایل واحد میتواند چالشبرانگیز باشد. در اینجا برخی مواردی که باید در نظر بگیرید، برای کمک به انتخاب یک فرمت فایل آورده شده است.
حرفهای بودن
PDF گزینه بهتری نسبت به DOC است، زمانی که در مورد انتخاب فرمت سندی صحبت میکنیم که به سند شما از نظر حرفهای به نظر برسد. شما ممکن است بسیاری از سندهای کاری یا مرتبط با کار را در فرمت PDF دریافت کنید.
گزارشات سالانه شرکتها، قراردادها، پیشنویسها، فاکتورها و غیره اغلب در فرمت PDF هستند. دلیل اصلی این است که استفاده از PDFها آنقدر کارآمد و مؤثر است که اغلب در محیطهای حرفهای استفاده میشوند.
هر کسی که دستگاه کامپیوتر داشته باشد میتواند یک سند ورد یا از فرمت فایل DOCX استفاده کند. همچنین، حتی اگر به خوبی انجام شود، این فایلها به اندازه فایلهای PDF حرفهای به نظر نمیرسند.
ویرایش
معمولاً باید تغییراتی در یک سند اعمال کنید قبل از اینکه بتوانید آن را به خوانندگان ارسال کنید و نسخه نهایی را دریافت کنید. توانایی ویرایش یک سند یک عامل کلیدی است که باید در نظر بگیرید هنگام انتخاب فرمت فایل. سندهای PDF اینجا دوباره برنده میشوند، زیرا ویرایش آنها آسان است. میتوانید از ویرایشگر PDF آنلاین رایگان برای اعمال تغییرات در سندهای خود استفاده کنید.
شما میتوانید از یک برنامه برای باز کردن سندها، مانند Adobe Reader، برای اعمال تغییرات استفاده کنید. هنگامی که یک مشتری یا مدیر از شما خواسته شود تغییراتی در سندهای مختلف (که ممکن است بسیار خاص باشند) اعمال کنید، میتوانید از PDF برای ویرایش به جای فایلهای DOC استفاده کنید.
قابلیت تبدیل
معمولاً سندها و فایلها را در فرمتهای مختلف دریافت میکنید. باید آنها را به فرمت فایلی تبدیل کنید که بهترین انتخاب برای گیرنده مورد نظر یا نیازهای گیرنده باشد.
ممکن است فایل DOC یا PPT دریافت کنید که نمیتواند به فرمت دیگری تبدیل شود، زیرا با نرمافزار موجود در دستگاه شما سازگار نیست.
تبدیل یک سند به PDF بسیار آسانتر از تبدیل آن به DOC است، بهویژه زیرا برای این کار به نرمافزار اختصاصی (مثلاً Microsoft Office یا Word) نیاز دارید. شما میتوانید تقریباً هر نوع سندی را به PDF تبدیل کنید، از جمله فایلهای پاورپوینت. توانایی تبدیل سندها، PDF را به یک فرمت فایل بهتر از DOC تبدیل میکند.
اندازه فایل
به دلیل افزایش سرعت اینترنت، اندازه فایل به اندازهای که قبلاً بود مهم نیست. با این حال، هنگام کار با بسیاری از سندها، اندازه اهمیت دارد و بهتر است فرمت فایلی را انتخاب کنید که کمترین فضای ذخیرهسازی را اشغال کند.
هیچ راهی برای کاهش اندازه فایل فرمت DOC/DOCX وجود ندارد. از سوی دیگر، PDF امکان کاهش اندازه فایل را فراهم میکند، که یک ویژگی مهم در زمان فرمتدهی سندها است. بنابراین، PDF بهترین فرمت است اگر فایلها را از طریق یک پلتفرم با محدودیت اندازه فایل به اشتراک بگذارید. میتوانید فایلها را فشرده کنید تا به راحتی با هر کسی در هر پلتفرم به اشتراک بگذارید.
امنیت
امنیت سندها از اهمیت بالایی برخوردار است، بهویژه در محیطهای تجاری و حرفهای. تعداد زیادی از نشتهای سند در طول تاریخ این موضوع را ثابت میکند. بنابراین، هنگام انتخاب یک فرمت فایل، باید به دقت در مورد اینکه کدام یک امنتر است، توجه کنید.
شما میتوانید رمز عبور برای هر دو فرمت فایل DOC و PDF تنظیم کنید. با این حال، این کار در PDF آسانتر از DOCX است. رمزنگاری فایل PDF ایمن است، که به این معناست که میتوانید آن را با چندین نفر و در پلتفرمهای مختلف به اشتراک بگذارید.
ساخت آسان
گاهی اوقات نیاز دارید یک سند را به سرعت ایجاد کنید و به مشتری یا مدیر کار ارسال کنید. بنابراین نیاز دارید فرمت فایلی داشته باشید که بتوانید به سرعت شروع کنید، جزئیات را وارد کنید و فایل را ارسال کنید. اگر از ویندوز استفاده میکنید، فرمت DOC/DOCX سادهترین فرمت برای ایجاد است.
شما میتوانید آنها را به راحتی در منوی شروع پیدا کنید، آنها را باز کنید و اطلاعات را با یک کلیک وارد کنید. فایلهای PDF کمی پیچیدهتر و چالشبرانگیزتر هستند، بهویژه اگر بخواهید یک سند ساده ایجاد کنید و به سرعت ارسال کنید. با این حال، اگر ویندوز ندارید، فرمت PDF بهترین انتخاب است.
قابل اعتماد بودن
هنگام ایجاد سندها برای کار یا کاربردهای تجاری، به یک فرمت سند کاملاً قابل اعتماد نیاز دارید. فرمت فایل PDF بسیار قابل اعتماد است، زیرا میتوانید مطمئن باشید که دادهها دقیقاً همانطور که میبینید، باقی خواهند ماند، مگر اینکه از چه نرمافزاری برای باز کردن فایل استفاده کنید.
در فایلهای DOC/DOCX، دادهها ممکن است بین نرمافزارها متفاوت باشند. اگر لایسنس معتبر مایکروسافت نداشته باشید، فایل ممکن است هیچگاه باز نشود.
رقابت بین فرمتهای فایل PDF و DOC یک مورد رایج است و اغلب به ترجیح شخصی منجر میشود. با این حال، هنگام مقایسه امنیت، قابلیت اعتماد، آسانی ایجاد، حرفهای بودن، قابلیت تبدیل و توانایی ویرایش، PDF قطعاً گزینه بهتری است.
بیایید شروع کنیم به استفاده از PDF با ویرایشگر PDF آنلاین Visual Paradigm
ویرایشگر PDF آنلاین Visual Paradigm بهترین ابزار ویرایش PDF آنلاین است، طراحی شده برای افراد و کسبوکارهای هر اندازه.
ویرایشگر PDF آنلاین ویژوال پارادایمبه راحتی قابل استفاده است، میتوانید متن و تصاویر در هر فایل PDF را به سرعت و به صورت روان ویرایش کنید، همچنین قادر به ویرایش متن و تصاویر در فایلهای PDF، تغییر تنظیمات فونت و افزودن محتوای جدید مانند ویدیوها، عکسها، افکتهای انیمیشن و غیره هستید.
نیازی به دانلود یا نصب هیچ ابزار نرمافزاری برای ویرایش فایلهای PDF ندارید، میتوانید فایلهای PDF را در ویرایشگر PDF آنلاین ویژوال پارادایم مدیریت، ویرایش و به اشتراک گذاشتن کنید با هزینهای پایینتر نسبت به سایر محصولات PDF مانند آدوبی.
