Dois-je utiliser DOC ou PDF ?

Lors de la création d’un document, vous devez choisir un format de fichier. Les deux formats de fichiers les plus courants sont le PDF créé par Adobe Systems et le DOC/DOCX développé par Microsoft. Le choix entre les deux peut être difficile, notamment dans un environnement professionnel, car chaque format présente ses forces et ses faiblesses.

Ils présentent également des similitudes et des différences, ce qui rend le choix d’un seul format de fichier parfois difficile. Voici quelques éléments à considérer pour vous aider à choisir un format de fichier.

Professionalisme

Le PDF est un meilleur choix que le DOC lorsqu’il s’agit de choisir un format de document qui aidera vos documents à avoir un aspect professionnel. Vous pouvez recevoir de nombreux documents professionnels ou liés au travail au format PDF.

Les rapports annuels d’entreprise, les contrats, les prospectus, les factures, etc., sont souvent au format PDF. La principale raison de cela est que l’utilisation des PDF est si efficace et performante qu’ils sont fréquemment utilisés dans un environnement professionnel.

Toute personne possédant un ordinateur peut produire un document Word ou utiliser le format de fichier DOCX. De plus, même lorsqu’ils sont bien réalisés, ils n’ont pas l’aspect aussi professionnel que les documents PDF.

Édition

Vous devez généralement apporter des modifications à un document avant de pouvoir l’envoyer aux lecteurs et obtenir la version finale. La capacité à éditer un document est un facteur clé à considérer lors du choix d’un format de fichier. Les documents PDF remportent à nouveau ici, car ils sont faciles à éditer. Vous pouvez utiliser l’éditeur PDF en ligne gratuit pour modifier vos documents.

Vous pouvez également utiliser un logiciel d’ouverture de documents, comme Adobe Reader, pour apporter des modifications. Lorsqu’un client ou un superviseur vous demande d’apporter des modifications à divers documents (ce qui peut être très spécifique), vous pouvez utiliser le PDF pour l’édition au lieu des fichiers DOC.

Convertibilité

Vous recevez souvent des documents et des fichiers dans différents formats de fichiers. Vous devez les convertir dans le format de fichier qui convient le mieux au destinataire ou aux exigences du destinataire.

Vous pouvez recevoir un fichier DOC ou PPT qui ne peut pas être converti dans un autre format de fichier car il n’est pas compatible avec le logiciel installé sur votre appareil.

Convertir un document en PDF est bien plus facile que de le convertir en DOC, principalement parce que vous avez besoin de logiciels propriétaires (par exemple Microsoft Office ou Word) pour cela. Vous pouvez convertir presque tout type de document en PDF, y compris les fichiers PowerPoint. La capacité à convertir les documents rend le PDF un meilleur format de fichier que le DOC.

Taille du fichier

En raison de la vitesse accrue d’Internet, la taille des fichiers n’est plus aussi importante qu’auparavant. Toutefois, lors du travail avec de nombreux documents, la taille compte, et il est préférable de choisir un format de fichier qui occupe le moins d’espace possible.

Il n’existe aucun moyen de réduire la taille du fichier du format DOC/DOCX. Le PDF, en revanche, propose une réduction de taille de fichier, qui est une fonctionnalité importante lors de la mise en forme des documents. Par conséquent, le PDF est le meilleur format si vous partagez des fichiers via une plateforme avec restriction de taille. Vous pouvez compresser les fichiers pour les rendre faciles à partager avec n’importe qui sur n’importe quelle plateforme.

Sécurité

La sécurité des documents est primordiale, surtout dans les environnements professionnels et commerciaux. Un grand nombre de fuites de documents dans l’histoire le prouve. Par conséquent, lors du choix d’un format de fichier, vous devez soigneusement considérer lequel est plus sécurisé.

Vous pouvez définir des mots de passe pour les formats de fichiers DOC et PDF. Cependant, cela est plus facile à réaliser avec le PDF qu’avec les fichiers DOCX. Le cryptage d’un fichier PDF est sécurisé, ce qui signifie que vous pouvez le partager avec plusieurs personnes et sur différentes plateformes.

Facile à créer

Parfois, vous devez créer un document rapidement et l’envoyer à un client ou à un responsable. Vous avez donc besoin d’un format de fichier que vous pouvez commencer, saisir les détails et envoyer rapidement. Si vous utilisez Windows, le format DOC/DOCX est le plus facile à créer.

Vous pouvez facilement les trouver dans le menu Démarrer, les ouvrir et saisir les informations en un clic. Les fichiers PDF sont légèrement plus complexes et plus exigeants, surtout si vous souhaitez créer rapidement un document simple et l’envoyer. Toutefois, si vous n’avez pas Windows, le format PDF est le meilleur choix.

Fiabilité

Lors de la création de documents pour des besoins professionnels ou de travail, vous avez besoin d’un format de document entièrement fiable. Le format de fichier PDF est très fiable car vous pouvez être certain que les données seront exactement telles que vous les voyez, peu importe le programme que vous utilisez pour ouvrir le fichier.

Avec les fichiers DOC/DOCX, les données peuvent varier d’un logiciel à l’autre. Si vous n’avez pas une licence Microsoft valide, le fichier peut ne pas s’ouvrir du tout.

La rivalité entre les formats de fichiers PDF et DOC est courante et se résume souvent à une préférence personnelle. Toutefois, en comparant la sécurité, la fiabilité, la facilité de création, le professionnalisme, la convertibilité et la capacité d’édition, le PDF est certainement le meilleur choix.

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