PDF/A はあなたのビジネスにどのような利点をもたらしますか？
PDF/A はビジネス界の多くの企業にとって特に有用です。これは、企業や政府機関が重要な文書や記録をアーカイブする方法を革命的に変える新しい標準です。
PDF/Aフォーマットをビジネス運営に使用する際の利点の一部は以下の通りです：
低コストで長期保存可能
現在、多くの企業は文書をハードコピー（紙）として保管しています。もう一つの現在のアーカイブ方法はマイクロフィルムやマイクロフィッシュの使用です。PDF/Aは、更新が容易で、検索可能で、整理しやすく、効率的で、輸送が容易であり、何よりも持続可能な単一の標準化フォーマットにこれらすべての形式を置き換えることを目指しています。あなたのビジネスにとっては、アーカイブに大量のファイルやフォルダを保管する代わりに、低コストで低容量の代替手段を提供します。また、電子形式であるため、アーカイブされた文書を複数の場所に簡単に保存でき、火災や洪水、その他の自然災害の影響を受けにくくなります。
電子的に文書に署名する
今日の世界では、デジタル文書はビジネスプロセスと密接に関連しています。PDF/Aフォーマットを活用することで、文書を法的に拘束力のあるものにすることができます。ISO規格はすでにこのフォーマットで電子署名やその他の機能を許可しています。つまり、この技術を使って文書にデジタル署名を付けることができるということです。電子署名はビジネスプロセスにおいて重要な役割を果たします。電子署名には主に4つの機能があります：
- 手書き署名の代わりに：
電子署名は、適用される法的要件を満たしていれば、手書き署名と同等の要件を満たすことができます。 - 完全性の保護：
電子署名は、文書に後から変更が加えられたことが明らかになるため、デジタル文書の「印鑑」とも言えます。 - 真正性の保証：
電子署名は、署名が自然人または法人に明確に割り当てられることを保証するために使用できます。 - 承認を確実にする：
権限や許可は証明書内で定義および管理でき、個人に追跡できるようになります。電子署名により、変更が常に識別可能で追跡可能になります。
電子署名が実際にビジネスプロセスでどのように使用されるかは状況によります。署名済み文書の場合は、有効な署名および長期アーカイブの要件を満たすPDF/Aフォーマットとデジタル署名ソフトウェアを使用することをお勧めします。
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