BPMN für Anfänger: Ein praktischer Leitfaden zur Geschäftsprozessmodellierung

Geschäftsprozesse beinhalten oft viele Personen, Entscheidungen, Aktivitäten und Kommunikationsschritte. Ohne eine klare Möglichkeit, diese Elemente darzustellen, kann es schwierig sein zu verstehen, wie die Arbeit durch eine Organisation fließt.

Business Process Model and Notation, allgemein bekannt alsBPMN, bietet eine standardisierte visuelle Sprache zur Beschreibung von Geschäftsprozessen. Sie verwendet bekannte Diagrammsymbole, um darzustellen, was passiert, wer verantwortlich ist, wann Entscheidungen getroffen werden und wie verschiedene Teilnehmer interagieren.

Was ist BPMN?

BPMN ist eine grafische Notation, die verwendet wird, um die Logik und Abfolge von Aktivitäten in einem Geschäftsprozess darzustellen. Ein BPMN-Diagramm funktioniert ähnlich wie ein Flussdiagramm, verwendet jedoch standardisierte Symbole und Regeln, die das Diagramm für Business Analysten, Manager, Entwickler und andere Interessengruppen verständlich machen.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise BPMN verwenden, um Folgendes zu modellieren:

• Bearbeitung einer Kundenbestellung

• Genehmigung eines Kreditantrags

• Bearbeitung eines Urlaubsantrags eines Mitarbeiters

• Beantwortung einer Kundenbeschwerde

• Bezahlung einer Rechnung

• Onboarding eines neuen Mitarbeiters

BPMN ist derzeit verbunden mitBPMN 2.0, das sowohl die in Diagrammen verwendeten visuellen Symbole als auch die Bedeutung dieser Symbole definiert. Diese gemeinsame Sprache hilft Organisationen dabei, Prozesse konsistent zu dokumentieren und sie effektiver zu kommunizieren.

Warum ist BPMN wichtig?

BPMN ist nützlich, weil es ein gemeinsames Verständnis dafür schafft, wie ein Prozess funktioniert. Ein Business-Manager kann das Diagramm verwenden, um Verantwortlichkeiten und Engpässe zu besprechen, während ein technisches Team dasselbe Diagramm als Ausgangspunkt für die Workflow-Automatisierung nutzen kann.

Die Hauptvorteile von BPMN umfassen:

• Standardisierung: Teams verwenden einen gemeinsamen Satz von Symbolen und Modellierungsregeln.

• Klarheit: Komplexe Prozesse werden leichter lesbar und diskutierbar.

• Bessere Kommunikation: Business- und Technikteams können vom selben Modell ausgehen.

• Prozessanalyse: Organisationen können unnötige Schritte, Verzögerungen und wiederholte Arbeit identifizieren.

• Unterstützung der Automatisierung: Detaillierte BPMN-Modelle können die Entwicklung automatisierter Workflows unterstützen.

• Verantwortungsnachverfolgung:Pools und Bahnen zeigen, welche Personen, Abteilungen oder Organisationen jede Aktivität ausführen.

BPMN ist auch unabhängig von einer bestimmten Prozessverbesserungsmethode. Es kann mit verschiedenen Ansätzen verwendet werden, einschließlich Prozessanalyse, Workflow-Design, Automatisierung und operativer Verbesserung.

Die Hauptelemente eines BPMN-Diagramms

BPMN enthält mehrere Kategorien von Elementen. Anfänger sollten zunächst vier wesentliche Komponenten lernen: Ereignisse, Aktivitäten, Gateways und Verbindungselemente.

1. Ereignisse

Ein Ereignis stellt etwas dar, das während eines Prozesses geschieht. Ereignisse können einen Prozess starten, den Prozess während seiner Ausführung beeinflussen oder den Prozess beenden.

Ereignisse werden normalerweise als Kreise gezeichnet.

Häufige Beispiele sind:

• Ein Kunde reicht einen Antrag ein

• Eine Nachricht wird empfangen

• Eine Zeitspanne läuft ab

• Eine Zahlung wird abgeschlossen

• Ein Prozess wird abgebrochen

Die drei grundlegenden Ereigniskategorien sind:

• Startereignis:Zeigt an, wo ein Prozess beginnt.

• Zwischeneignis:Tritt zwischen dem Start und dem Ende eines Prozesses auf.

• Endeignis:Zeigt an, wo der Prozess endet.

Beispielsweise könnte das Einreichen einer Bestellung durch einen Kunden ein Startereignis auslösen. Eine Wartezeit für die Zahlung könnte durch ein Zwischeneignis mit Timer dargestellt werden. Die erfolgreiche Lieferung der Bestellung könnte zu einem Endeignis führen.

2. Aktivitäten

Eine Aktivität stellt Arbeit dar, die während eines Prozesses ausgeführt wird. Aktivitäten werden normalerweise als abgerundete Rechtecke dargestellt.

Beispiele sind:

• Kundeninformationen eingeben

• Einen Antrag prüfen

• Eine E-Mail senden

• Zahlung überprüfen

• Eine Anfrage genehmigen

• Eine Bestellung versenden

Die häufigste Aktivität ist eine Aufgabe, die eine einzelne Arbeitseinheit darstellt. Eine Gruppe verwandter Aktivitäten kann als Teilprozess.

Beispielsweise kann „Bearbeitung eines Kreditantrags“ ein Teilprozess sein, der folgende Aufgaben enthält:

1. Identität des Antragstellers prüfen.

2. Finanzdokumente überprüfen.

3. Kreditgeschichte bewerten.

4. Berechnung der Berechtigung.

5. Eine Empfehlung vorbereiten.

BPMN kann auch festlegen, wie eine Aufgabe ausgeführt wird. Eine Aufgabe kann manuell sein, von einer Person erledigt werden, automatisch von einem System ausgeführt werden oder von einem Benutzer über eine Anwendung abgeschlossen werden.

3. Gateways

Ein Gateway stellt eine Entscheidung dar oder steuert, wie der Prozessfluss sich teilt und wieder vereint. Gateways werden als Diamantformen gezeichnet.

Angenommen, ein Mitarbeiter reicht einen Urlaubsantrag ein. Nach der Prüfung durch einen Vorgesetzten kann der Prozess einen von zwei Pfaden einschlagen:

• Wenn der Antrag genehmigt wird, den Urlaub erfassen.

• Wenn der Antrag abgelehnt wird, den Mitarbeiter benachrichtigen.

Diese Entscheidung kann mit einem exklusiven Gatewaymodelliert werden, da nur ein Pfad ausgewählt wird.

Wichtige Gateway-Typen umfassen:

• Exklusives Gateway:Wählt einen möglichen Pfad aus.

• Paralleles Gateway:Aktiviert mehrere Pfade gleichzeitig.

• Inklusives Gateway:Aktiviert einen oder mehrere Pfade abhängig von Bedingungen.

• Ereignisbasiertes Gateway:Wählt einen Pfad basierend auf dem Ereignis, das zuerst eintritt.

Ein Gateway sollte normalerweise klar definierte Bedingungen aufweisen. Beschriftungen wie „Genehmigt

4. Sequenzflüsse

Ein Sequenzfluss ist ein Pfeil, der die Reihenfolge zeigt, in der Aktivitäten, Ereignisse und Gateways auftreten.

Zum Beispiel:

 

 

Start → Antrag erhalten → Informationen prüfen → Antrag genehmigen → Ende

Die Pfeile zeigen die Richtung des Prozesses an. Ohne Sequenzflüsse kann der Leser nicht bestimmen, welche Aktivität zuerst stattfindet oder was als Nächstes passiert.

Pools und Lanes

BPMN verwendet Pools und Lanes um Verantwortlichkeiten darzustellen.

Ein Pool stellt einen Teilnehmer oder Prozess dar. Dieser Teilnehmer kann sein:

• Ein Unternehmen

• Ein Kunde

• Ein Lieferant

• Eine Behörde

• Ein bestimmter Geschäftsprozess

Eine Lane teilt einen Pool in Bereiche auf, die verschiedene Rollen, Abteilungen oder Teams darstellen.

Zum Beispiel kann ein Kreditgenehmigungsprozess einen Pool namens „Kreditantrag” mit Lanes für Folgendes enthalten:”

• Bankfiliale

• Kreditabteilung

• Back Office

Jede Aufgabe wird in die Lane eingeordnet, die der Person oder Abteilung zugeordnet ist, die für die Erledigung verantwortlich ist. Dies macht die Zuständigkeit sichtbar und hilft, Übergänge zwischen Teams zu identifizieren.

Ein einfaches BPMN-Beispiel: Kreditantragsprozess

Betrachten wir einen vereinfachten Kreditantragsprozess.

Ein Kunde reicht einen Kreditantrag ein und stellt die erforderlichen Unterlagen bereit. Die Organisation erfasst den Antrag, überprüft die Informationen und prüft den Antrag. Anschließend wird der Kredit entweder genehmigt oder abgelehnt.

Der Prozess lässt sich wie folgt beschreiben:

 

Start
  ↓
Kreditantrag entgegennehmen
  ↓
Angaben des Antragstellers erfassen
  ↓
Angaben des Antragstellers überprüfen
  ↓
Sind die Angaben gültig?
  ├── Nein → Antrag ablehnen → Ende
  └── Ja
          ↓
     Kreditantrag prüfen
          ↓
     Wird der Kredit genehmigt?
          ├── Nein → Ablehnung mitteilen → Ende
          └── Ja → Mittel auszahlen → Ende

Dieser Prozess enthält mehrere wichtige BPMN-Konzepte:

• Das Startereignis zeigt, dass ein Kreditantrag eingegangen ist.

• Die Aufgaben stellen das Erfassen, Überprüfen, Prüfen und Auszahlen des Kredits dar.

• Die exklusiven Gateways stellen Entscheidungen über gültige Informationen und die Kreditgenehmigung dar.

• Die Endereignisse zeigen die möglichen Ergebnisse.

• Spuren können identifizieren, ob die Filiale, die Kreditabteilung oder die Back-Office-Abteilung jede Aktivität durchführt.

Das Beispiel zeigt, wie BPMN einen Prozess verständlicher machen kann, ohne jedes technische Detail zu beschreiben.

Wie man ein BPMN-Diagramm liest

Beim Lesen eines BPMN-Diagramms befolgen Sie diese Schritte:

1. Finden Sie das Startereignis.
   Ermitteln Sie, was den Prozess auslöst.

2. Folgen Sie den Pfeilen.
   Verfolgen Sie den Sequenzfluss von links nach rechts oder vom Start zum Ende.

3. Identifizieren Sie die Aktivitäten.
   Suchen Sie nach der Arbeit, die in jeder Phase ausgeführt wird.

4. Suchen Sie nach Gateways.
   Überprüfen Sie an jedem Diamanten die Bedingungen, die bestimmen, welcher Pfad eingeschlagen wird.

5. Überprüfen Sie die Spuren.
   Ermitteln Sie, wer jede Aufgabe durchführt.

6. Finden Sie das Endereignis.
   Bestimmen Sie die möglichen Ergebnisse des Prozesses.

Eine nützliche Frage, die in jedem Schritt gestellt werden sollte, ist: Was passiert als Nächstes, und wer ist dafür verantwortlich?

Tipps für Modellieranfänger

Wenn Sie Ihr erstes BPMN-Diagramm erstellen, halten Sie das Modell einfach.

• Beginnen Sie mit dem Prozessziel und dem Endergebnis.

• Identifizieren Sie das Ereignis, das den Prozess startet.

• Listen Sie die Hauptaktivitäten in ihrer normalen Reihenfolge auf.

• Fügen Sie Gateways nur dort hinzu, wo eine echte Entscheidung oder eine parallele Aktivität besteht.

• Verwenden Sie klare, handlungsorientierte Aufgabennamen, wie z. B. „Antrag prüfen“ statt nur „Antrag“.

• Weisen Sie jede Aktivität einer verantwortlichen Rolle oder Abteilung zu.

• Beschriften Sie Entscheidungspfade klar.

• Vermeiden Sie es, fortgeschrittene Symbole hinzuzufügen, bevor sie notwendig sind.

• Stellen Sie sicher, dass jeder Prozesspfad ein Endereignis erreichen kann.

• Überprüfen Sie das Diagramm mit den Personen, die den Prozess durchführen.

Ein Anfängerdigramm muss nicht sofort jede Ausnahme darstellen. Es ist oft besser, zunächst eine einfache Version zu erstellen und Details hinzuzufügen, nachdem der Hauptablauf verstanden wurde.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Mehrere Fehler können ein BPMN-Diagramm verwirrend machen:

Falsche Verwendung von Symbolen

Eine Aufgabe, ein Ereignis und ein Gateway haben unterschiedliche Bedeutungen. Eine Aufgabe repräsentiert Arbeit, ein Ereignis repräsentiert etwas, das geschieht, und ein Gateway steuert den Fluss.

Erstellen unklarer Entscheidungen

Ein Gateway ohne beschriftete Bedingungen zwingt Leser dazu zu erraten, warum der Prozess einen bestimmten Pfad statt eines anderen einschlägt.

Vermischung von Verantwortlichkeiten

Wenn alle Aufgaben in einem ungeteilten Bereich erscheinen, kann es schwierig sein zu erkennen, welche Abteilung für jede Aktivität verantwortlich ist. Spalten können die Verantwortlichkeiten klarer machen.

Hinzufügen unnötiger Komplexität

BPMN bietet viele spezialisierte Symbole, aber die Verwendung von zu vielen davon kann ein Anfängerdigramm schwer verständlich machen. Beginnen Sie mit grundlegenden Ereignissen, Aufgaben, Gateways und Flüssen.

Alternativen Ergebnisse vergessen

Prozesse haben selten nur einen erfolgreichen Pfad. Berücksichtigen Sie Ergebnisse wie Ablehnung, Stornierung, Zeitüberschreitung oder Eskalation, wenn sie für den Prozess wichtig sind.

Fazit

BPMN ist eine standardisierte Methode zur Visualisierung von Geschäftsprozessen. Seine Grundelemente – Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Sequenzflüsse, Pools und Lanes – reichen aus, um viele alltägliche Workflows zu modellieren.

Der beste Weg, BPMN zu lernen, besteht darin, mit einem vertrauten Prozess zu beginnen, beispielsweise der Bestellung eines Produkts oder der Genehmigung eines Urlaubsantrags. Identifizieren Sie, was den Prozess startet, listen Sie die Aktivitäten auf, markieren Sie die Entscheidungen, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und zeigen Sie die möglichen Ergebnisse auf. Sobald diese Grundlagen klar sind, können Sie schrittweise fortgeschrittene BPMN-Symbole erlernen und die Notation für eine detaillierte Prozessanalyse und Automatisierung verwenden.