BPMN cho Người mới bắt đầu: Hướng dẫn thực hành về Mô hình hóa Quy trình Kinh doanh

Các quy trình kinh doanh thường liên quan đến nhiều người, quyết định, hoạt động và các bước giao tiếp. Nếu không có cách rõ ràng để biểu diễn các yếu tố này, việc hiểu cách công việc di chuyển qua một tổ chức có thể trở nên khó khăn.

Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh, thường được gọi làBPMN, cung cấp một ngôn ngữ trực quan tiêu chuẩn để mô tả các quy trình kinh doanh. Nó sử dụng các ký hiệu biểu đồ quen thuộc để hiển thị những gì đang xảy ra, ai chịu trách nhiệm, khi nào các quyết định được đưa ra và các bên tham gia khác nhau tương tác như thế nào.

BPMN là gì?

BPMN là một ký hiệu đồ họa được sử dụng để biểu diễn logic và trình tự các hoạt động trong một quy trình kinh doanh. Một biểu đồ BPMN hoạt động tương tự như một sơ đồ luồng, nhưng nó sử dụng các ký hiệu và quy tắc tiêu chuẩn giúp biểu đồ dễ hiểu đối với các nhà phân tích kinh doanh, quản lý, nhà phát triển và các bên liên quan khác.

Ví dụ, một công ty có thể sử dụng BPMN để mô hình hóa:

• Xử lý đơn hàng của khách hàng

• Phê duyệt hồ sơ vay vốn

• Xử lý yêu cầu nghỉ phép của nhân viên

• Phản hồi khiếu nại của khách hàng

• Thanh toán hóa đơn

• Tiếp nhận nhân viên mới

BPMN hiện nay được liên kết vớiBPMN 2.0, định nghĩa cả các ký hiệu trực quan được sử dụng trong biểu đồ và ý nghĩa của các ký hiệu đó. Ngôn ngữ chung này giúp các tổ chức tài liệu hóa các quy trình một cách nhất quán và truyền đạt chúng hiệu quả hơn.

Tại sao BPMN lại quan trọng?

BPMN hữu ích vì nó tạo ra sự hiểu biết chung về cách một quy trình hoạt động. Một nhà quản lý kinh doanh có thể sử dụng biểu đồ để thảo luận về trách nhiệm và các điểm nghẽn, trong khi một nhóm kỹ thuật có thể sử dụng cùng biểu đồ đó làm điểm khởi đầu cho tự động hóa quy trình làm việc.

Các lợi ích chính của BPMN bao gồm:

• Tiêu chuẩn hóa: Các nhóm sử dụng một bộ ký hiệu và quy tắc mô hình hóa chung.

• Sự rõ ràng: Các quy trình phức tạp trở nên dễ đọc và thảo luận hơn.

• Giao tiếp tốt hơn: Các nhóm kinh doanh và kỹ thuật có thể làm việc dựa trên cùng một mô hình.

• Phân tích quy trình: Các tổ chức có thể xác định các bước không cần thiết, sự chậm trễ và công việc lặp lại.

• Hỗ trợ tự động hóa: Các mô hình BPMN chi tiết có thể giúp hướng dẫn việc phát triển các quy trình làm việc tự động.

• Theo dõi trách nhiệm:Các Pool và Lane cho biết ai (cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức) thực hiện mỗi hoạt động.

BPMN cũng độc lập với một phương pháp cải tiến quy trình cụ thể. Nó có thể được sử dụng với các phương pháp tiếp cận khác nhau, bao gồm phân tích quy trình, thiết kế luồng công việc, tự động hóa và cải thiện hoạt động.

Các thành phần chính của sơ đồ BPMN

BPMN chứa nhiều danh mục thành phần. Người mới bắt đầu nên học trước bốn thành phần cốt lõi: sự kiện, hoạt động, cổng và các đối tượng kết nối.

1. Sự kiện

Một sự kiện đại diện cho điều gì đó xảy ra trong quá trình. Sự kiện có thể khởi động quy trình, ảnh hưởng đến quy trình khi đang chạy, hoặc kết thúc quy trình.

Sự kiện thường được vẽ dưới dạng hình tròn.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Khách hàng nộp đơn xin

• Nhận được một tin nhắn

• Hết thời gian của bộ đếm thời gian

• Thanh toán được hoàn tất

• Quy trình bị hủy bỏ

Ba danh mục sự kiện cơ bản là:

• Sự kiện khởi động:Chỉ ra nơi quy trình bắt đầu.

• Sự kiện trung gian:Xảy ra giữa lúc bắt đầu và kết thúc của một quy trình.

• Sự kiện kết thúc:Chỉ ra nơi quy trình kết thúc.

Ví dụ, việc khách hàng đặt hàng có thể kích hoạt sự kiện khởi động. Thời gian chờ thanh toán có thể được biểu thị bằng sự kiện bộ đếm thời gian trung gian. Việc giao hàng thành công có thể dẫn đến sự kiện kết thúc.

2. Hoạt động

Một hoạt động đại diện cho công việc được thực hiện trong quá trình. Các hoạt động thường được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật bo góc.

Các ví dụ bao gồm:

• Nhập thông tin khách hàng

• Xem xét đơn xin

• Gửi email

• Xác minh thanh toán

• Phê duyệt yêu cầu

• Giao một đơn hàng

Hoạt động phổ biến nhất là một nhiệm vụ, đại diện cho một đơn vị công việc duy nhất. Một nhóm các hoạt động liên quan có thể được biểu diễn dưới dạng một phụ quy trình.

Ví dụ, “Xử lý đơn vay” có thể là một phụ quy trình chứa các nhiệm vụ sau:

1. Kiểm tra danh tính của người xin vay.

2. Xem xét các tài liệu tài chính.

3. Đánh giá lịch sử tín dụng.

4. Tính toán điều kiện đủ điều kiện.

5. Soạn thảo một khuyến nghị.

BPMN cũng có thể xác định cách thức thực hiện một nhiệm vụ. Một nhiệm vụ có thể là thủ công, do con người hoàn thành, được thực hiện tự động bởi hệ thống, hoặc do người dùng hoàn thành thông qua một ứng dụng.

3. Cổng điều hướng

Một cổng điều hướng đại diện cho một quyết định hoặc kiểm soát cách luồng quy trình phân nhánh và hợp lại. Các cổng điều hướng được vẽ dưới dạng hình thoi.

Giả sử một nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép. Sau khi người quản lý xem xét, quy trình có thể đi theo một trong hai hướng:

• Nếu đơn được phê duyệt, ghi nhận việc nghỉ phép.

• Nếu đơn bị từ chối, thông báo cho nhân viên.

Quyết định này có thể được mô hình hóa bằng một cổng điều hướng loại trừ, vì chỉ một hướng được chọn.

Các loại cổng điều hướng quan trọng bao gồm:

• Cổng điều hướng loại trừ: Chọn một hướng khả thi duy nhất.

• Cổng điều hướng song song: Kích hoạt nhiều hướng cùng một lúc.

• Cổng điều hướng bao gồm: Kích hoạt một hoặc nhiều hướng tùy thuộc vào các điều kiện.

• Cổng điều hướng dựa trên sự kiện: Chọn một hướng dựa trên sự kiện nào xảy ra trước.

Một cổng (gateway) thông thường cần có các điều kiện được xác định rõ ràng. Các nhãn như “Đã phê duyệt,” “Bị từ chối,” hoặc “Đã nhận thanh toán” giúp người đọc hiểu lý do tại sao một đường dẫn cụ thể được chọn.

4. Luồng tuần tự

Luồng tuần tự là một mũi tên chỉ ra thứ tự mà các hoạt động, sự kiện và cổng xảy ra.

Ví dụ:

 

 

Bắt đầu → Nhận đơn → Xác minh thông tin → Phê duyệt đơn → Kết thúc

Các mũi tên chỉ hướng của quy trình. Không có luồng tuần tự, người đọc không thể xác định hoạt động nào xảy ra trước hoặc điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Hồ (Pools) và Làn (Lanes)

BPMN sử dụng hồ và làn để thể hiện trách nhiệm.

Một hồ đại diện cho một bên tham gia hoặc một quy trình. Bên tham gia này có thể là:

• Một công ty

• Một khách hàng

• Một nhà cung cấp

• Một cơ quan chính phủ

• Một quy trình kinh doanh cụ thể

Một làn chia một hồ thành các khu vực đại diện cho các vai trò, phòng ban hoặc nhóm khác nhau.

Ví dụ, một quy trình phê duyệt khoản vay có thể chứa một hồ gọi là “Yêu cầu vay” với các làn dành cho:

• Chi nhánh ngân hàng

• Phòng tín dụng

• Bộ phận hậu cần

Mỗi nhiệm vụ được đặt trong làn thuộc về người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm hoàn thành nó. Điều này giúp làm rõ quyền sở hữu và hỗ trợ xác định các điểm chuyển giao giữa các nhóm.

Một ví dụ đơn giản về BPMN: Quy trình yêu cầu vay

Hãy xem xét một quy trình yêu cầu vay đơn giản hóa.

Một khách hàng nộp đơn xin vay và cung cấp các tài liệu cần thiết. Tổ chức ghi nhận yêu cầu, xác minh thông tin và nghiên cứu đơn xin vay. Sau đó, khoản vay sẽ được phê duyệt hoặc từ chối.

Quy trình có thể được mô tả như sau:

 

Bắt đầu
  ↓
Tiếp nhận yêu cầu vay
  ↓
Ghi nhận thông tin người vay
  ↓
Xác minh thông tin người vay
  ↓
Thông tin có hợp lệ không?
  ├── Không → Từ chối đơn vay → Kết thúc
  └── Có
          ↓
     Nghiên cứu yêu cầu vay
          ↓
     Khoản vay có được phê duyệt không?
          ├── Không → Thông báo từ chối → Kết thúc
          └── Có → Giải ngân → Kết thúc

Quy trình này chứa một số khái niệm BPMN quan trọng:

• Sự kiện bắt đầu cho thấy một yêu cầu vay đã được tiếp nhận.

• Các nhiệm vụ đại diện cho việc ghi nhận, xác minh, nghiên cứu và giải ngân khoản vay.

• Các cổng loại trừ đại diện cho các quyết định về thông tin hợp lệ và việc phê duyệt khoản vay.

• Các sự kiện kết thúc cho thấy các kết quả có thể xảy ra.

• Kênh có thể xác định xem chi nhánh, bộ phận tín dụng hay bộ phận hậu cần thực hiện hoạt động nào.

Ví dụ này minh họa cách BPMN có thể giúp quy trình dễ hiểu hơn mà không cần mô tả mọi chi tiết kỹ thuật.

Cách đọc sơ đồ BPMN

Khi đọc sơ đồ BPMN, hãy làm theo các bước sau:

1. Tìm sự kiện bắt đầu.
   Xác định yếu tố kích hoạt quy trình.

2. Theo dõi các mũi tên.
   Theo dõi luồng trình tự từ trái sang phải hoặc từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc.

3. Xác định các hoạt động.
   Tìm kiếm công việc được thực hiện ở mỗi giai đoạn.

4. Tìm các cổng.
   Tại mỗi hình thoi, kiểm tra các điều kiện xác định đường đi nào sẽ được thực hiện.

5. Kiểm tra các kênh.
   Xác định ai thực hiện mỗi nhiệm vụ.

6. Tìm sự kiện kết thúc.
   Xác định các kết quả có thể xảy ra của quy trình.

Một câu hỏi hữu ích cần đặt ra ở mỗi bước là: Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, và ai là người chịu trách nhiệm?

Mẹo mô hình hóa cho người mới bắt đầu

Khi tạo sơ đồ BPMN đầu tiên, hãy giữ mô hình đơn giản.

• Bắt đầu với mục tiêu của quy trình và kết quả cuối cùng.

• Xác định sự kiện khởi đầu quy trình.

• Liệt kê các hoạt động chính theo trình tự thông thường của chúng.

• Chỉ thêm cổng quyết định ở những nơi có quyết định thực sự hoặc hoạt động song song.

• Sử dụng tên nhiệm vụ rõ ràng, định hướng hành động, chẳng hạn như “Duyệt đơn” thay vì “Đơn”.

• Gán mỗi hoạt động cho một vai trò hoặc bộ phận chịu trách nhiệm.

• Ghi nhãn rõ ràng các đường đi của quyết định.

• Tránh thêm các ký hiệu nâng cao trước khi cần thiết.

• Đảm bảo rằng mọi đường đi của quy trình đều có thể đến được sự kiện kết thúc.

• Xem lại sơ đồ cùng với những người thực hiện quy trình.

Sơ đồ của người mới bắt đầu không cần phải biểu thị mọi ngoại lệ ngay lập tức. Thông thường, tốt hơn hết là tạo một phiên bản đơn giản trước và thêm chi tiết sau khi luồng chính đã được hiểu rõ.

Những lỗi phổ biến cần tránh

Một số lỗi có thể khiến sơ đồ BPMN trở nên khó hiểu:

Sử dụng ký hiệu không đúng cách

Nhiệm vụ, sự kiện và cổng quyết định có ý nghĩa khác nhau. Nhiệm vụ đại diện cho công việc, sự kiện đại diện cho điều gì đó xảy ra, và cổng quyết định kiểm soát luồng.

Tạo ra các quyết định không rõ ràng

Một cổng quyết định không có điều kiện được ghi nhãn buộc người đọc phải đoán tại sao quy trình lại đi theo một đường thay vì đường khác.

Trộn lẫn trách nhiệm

Nếu tất cả các nhiệm vụ xuất hiện trong một khu vực không chia tách, có thể khó nhận biết bộ phận nào chịu trách nhiệm cho mỗi hoạt động. Các làn (lanes) có thể làm rõ trách nhiệm hơn.

Thêm độ phức tạp không cần thiết

BPMN cung cấp nhiều ký hiệu chuyên biệt, nhưng việc sử dụng quá nhiều trong số chúng có thể khiến sơ đồ của người mới bắt đầu khó hiểu. Hãy bắt đầu với các sự kiện cơ bản, nhiệm vụ, cổng quyết định và luồng.

Quên các kết quả thay thế

Quy trình hiếm khi chỉ có một đường thành công duy nhất. Hãy bao gồm các kết quả như từ chối, hủy bỏ, quá thời hạn hoặc chuyển cấp khi chúng quan trọng đối với quy trình.

Kết luận

BPMN là một phương pháp chuẩn hóa để trực quan hóa các quy trình kinh doanh. Các yếu tố cơ bản của nó—sự kiện, hoạt động, cổng điều hướng, luồng tuần tự, bể chứa và làn—đủ để mô hình hóa nhiều quy trình làm việc hàng ngày.

Cách tốt nhất để học BPMN là bắt đầu với một quy trình quen thuộc, chẳng hạn như đặt mua sản phẩm hoặc phê duyệt đơn xin nghỉ phép. Xác định yếu tố khởi đầu quy trình, liệt kê các hoạt động, đánh dấu các quyết định, phân công trách nhiệm và thể hiện các kết quả có thể xảy ra. Khi các nguyên tắc cơ bản này đã rõ ràng, bạn có thể dần dần học các ký hiệu BPMN nâng cao hơn và sử dụng ký hiệu này cho phân tích quy trình chi tiết và tự động hóa.