BPMN برای مبتدیان: راهنمای عملی مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار

فرآیندهای کسب‌وکار اغلب شامل افراد، تصمیم‌ها، فعالیت‌ها و مراحل ارتباطی متعددی هستند. بدون روشی روشن برای نمایش این عناصر، درک چگونگی حرکت کار در یک سازمان دشوار خواهد بود.

مدل و نمادگذاری فرآیند کسب‌وکار، که معمولاً به عنوانBPMN، یک زبان بصری استاندارد برای توصیف فرآیندهای کسب‌وکار ارائه می‌دهد. این زبان از نمادهای نموداری آشنا برای نشان دادن اینکه چه اتفاقی می‌افتد، چه کسی مسئول است، تصمیم‌ها چه زمانی گرفته می‌شوند و چگونه شرکت‌کنندگان مختلف با یکدیگر تعامل دارند، استفاده می‌کند.

BPMN چیست؟

BPMN یک نمادگذاری گرافیکی است که برای نمایش منطق و ترتیب فعالیت‌ها در یک فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌شود. یک نمودار BPMN بسیار شبیه به یک نمودار جریان عمل می‌کند، اما از نمادها و قوانین استاندارد استفاده می‌کند که نمودار را برای تحلیل‌گران کسب‌وکار، مدیران، توسعه‌دهندگان و سایر ذینفعان قابل درک می‌سازد.

برای مثال، یک شرکت ممکن است از BPMN برای مدل‌سازی موارد زیر استفاده کند:

• پردازش سفارش مشتری

• تصویب درخواست وام

• مدیریت درخواست مرخصی کارمند

• پاسخگویی به شکایت مشتری

• پرداخت فاکتور

• به‌کارگیری کارمند جدید

BPMN در حال حاضر باBPMN 2.0، که هم نمادهای بصری استفاده‌شده در نمودارها و هم معنای آن نمادها را تعریف می‌کند. این زبان مشترک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها را به‌صورت یکسان مستند کرده و آن‌ها را مؤثرتر ارتباط دهند.

چرا BPMN مهم است؟

BPMN مفید است زیرا درک مشترکی از نحوه عملکرد یک فرآیند ایجاد می‌کند. یک مدیر کسب‌وکار می‌تواند از نمودار برای بحث درباره مسئولیت‌ها و گلوگاه‌ها استفاده کند، در حالی که یک تیم فنی می‌تواند از همان نمودار به‌عنوان نقطه شروعی برای اتوماسیون گردش کار بهره ببرد.

مزایای اصلی BPMN عبارتند از:

• استانداردسازی:تیم‌ها از مجموعه‌ای مشترک از نمادها و قوانین مدل‌سازی استفاده می‌کنند.

• شفافیت:فرآیندهای پیچیده خواندن و بحث درباره آن‌ها آسان‌تر می‌شود.

• ارتباط بهتر:تیم‌های کسب‌وکار و فنی می‌توانند از یک مدل واحد کار کنند.

• تحلیل فرآیند:سازمان‌ها می‌توانند مراحل غیرضروری، تاخیرها و کارهای تکراری را شناسایی کنند.

• پشتیبانی از اتوماسیون:مدل‌های دقیق BPMN می‌توانند در هدایت توسعه گردش‌های کاری خودکار کمک کنند.

• ردیابی مسئولیت:استخرها و نوارها نشان می‌دهند که چه افراد، بخش‌ها یا سازمان‌هایی هر فعالیت را انجام می‌دهند.

BPMN همچنین مستقل از یک روش خاص بهبود فرآیند است. این استاندارد می‌تواند با رویکردهای مختلفی از جمله تحلیل فرآیند، طراحی گردش کار، خودکارسازی و بهبود عملیاتی استفاده شود.

عناصر اصلی یک نمودار BPMN

BPMN شامل چندین دسته از عناصر است. مبتدیان باید ابتدا چهار جزء اصلی را بیاموزند: رویدادها، فعالیت‌ها، دروازه‌ها و اشیاء اتصال‌دهنده.

۱. رویدادها

یک رویداد نشان‌دهنده چیزی است که در طول یک فرآیند رخ می‌دهد. رویدادها می‌توانند یک فرآیند را آغاز کنند، در حین اجرا بر فرآیند تأثیر بگذارند یا فرآیند را به پایان برسانند.

رویدادها معمولاً به صورت دایره رسم می‌شوند.

نمونه‌های رایج عبارتند از:

• یک مشتری درخواستی را ارائه می‌دهد

• یک پیام دریافت می‌شود

• زمان‌سنج منقضی می‌شود

• یک پرداخت تکمیل می‌شود

• یک فرآیند لغو می‌شود

سه دسته اصلی رویداد عبارتند از:

• رویداد آغاز:نشان می‌دهد که یک فرآیند از کجا آغاز می‌شود.

• رویداد میانی:بین آغاز و پایان یک فرآیند رخ می‌دهد.

• رویداد پایان:نشان می‌دهد که فرآیند در کجا به پایان می‌رسد.

برای مثال، ارائه سفارش توسط یک مشتری می‌تواند یک رویداد آغاز را فعال کند. یک دوره انتظار برای پرداخت می‌تواند با یک رویداد زمان‌سنج میانی نمایش داده شود. ارسال موفقیت‌آمیز سفارش می‌تواند منجر به یک رویداد پایان شود.

۲. فعالیت‌ها

یک فعالیت نشان‌دهنده کاری است که در طول یک فرآیند انجام می‌شود. فعالیت‌ها معمولاً به صورت مستطیل‌های با گوشه‌های گرد نمایش داده می‌شوند.

نمونه‌ها عبارتند از:

• وارد کردن اطلاعات مشتری

• بررسی یک درخواست

• ارسال یک ایمیل

• تأیید پرداخت

• تأیید یک درخواست

• ارسال یک سفارش

رایج‌ترین فعالیت یک «وظیفه» است که نشان‌دهنده یک واحد کاری واحد است. یک گروه از فعالیت‌های مرتبط می‌تواند به صورت یک «زیرفرآیند.

برای مثال، «پردازش درخواست وام» ممکن است یک زیرفرآیند باشد که شامل وظایف زیر است:

1. بررسی هویت متقاضی.

2. بررسی اسناد مالی.

3. ارزیابی سابقه اعتباری.

4. محاسبه شایستگی.

5. تهیه توصیه.

BPMN همچنین می‌تواند نحوه انجام یک وظیفه را مشخص کند. یک وظیفه ممکن است دستی باشد، توسط یک شخص تکمیل شود، به‌طور خودکار توسط یک سیستم انجام شود، یا توسط یک کاربر از طریق یک برنامه تکمیل گردد.

۳. دروازه‌ها

یک دروازه نمایانگر یک تصمیم است یا کنترل می‌کند که جریان فرآیند چگونه تقسیم و ادغام می‌شود. دروازه‌ها به شکل لوزی رسم می‌شوند.

فرض کنید یک کارمند درخواست مرخصی ارسال می‌کند. پس از بررسی آن توسط مدیر، فرآیند ممکن است یکی از دو مسیر را دنبال کند:

• اگر درخواست تأیید شود، مرخصی ثبت شود.

• اگر درخواست رد شود، کارمند مطلع شود.

این تصمیم را می‌توان با یک «دروازه انحصاری» مدل‌سازی کرد، زیرا تنها یک مسیر انتخاب می‌شود.

انواع مهم دروازه‌ها عبارتند از:

• دروازه انحصاری: یک مسیر ممکن را انتخاب می‌کند.

• دروازه موازی: چندین مسیر را هم‌زمان فعال می‌کند.

• دروازه شمولی: بسته به شرایط، یک یا چند مسیر را فعال می‌کند.

• دروازه مبتنی بر رویداد: یک مسیر را بر اساس رویدادی که زودتر رخ می‌دهد، انتخاب می‌کند.

یک دروازه باید معمولاً شرایطی به‌وضوح تعریف‌شده داشته باشد. برچسب‌هایی مانند «تأیید شده»، «رد شده» یا «پرداخت دریافت شد» به خوانندگان کمک می‌کنند تا بفهمند چرا مسیر خاصی دنبال می‌شود.

۴. جریان‌های ترتیبی

یک جریان ترتیبی، یک پیکان است که ترتیب وقوع فعالیت‌ها، رویدادها و دروازه‌ها را نشان می‌دهد.

برای مثال:

 

 

شروع → دریافت درخواست → بررسی اطلاعات → تأیید درخواست → پایان

پیکان‌ها جهت فرآیند را نشان می‌دهند. بدون جریان‌های ترتیبی، خواننده نمی‌تواند تعیین کند که کدام فعالیت اول رخ می‌دهد یا بعد از آن چه اتفاقی می‌افتد.

استخرها و نوارها

BPMN ازاستخرها و نوارها برای نمایش مسئولیت استفاده می‌کند.

یکاستخرنماینده یک شرکت‌کننده یا فرآیند است. این شرکت‌کننده می‌تواند باشد:

• یک شرکت

• یک مشتری

• یک تأمین‌کننده

• یک سازمان دولتی

• یک فرآیند کسب‌وکار خاص

یکنواریک استخر را به بخش‌هایی تقسیم می‌کند که نقش‌ها، بخش‌ها یا تیم‌های مختلف را نشان می‌دهند.

برای مثال، یک فرآیند تأیید وام ممکن است شامل یک استخر به نام «درخواست وام» با نوارهایی برای موارد زیر باشد:

• شعبه بانک

• بخش اعتبار

• دفتر پشتیبانی

هر وظیفه در ناری متعلق به شخص یا بخشی که مسئول تکمیل آن است، قرار می‌گیرد. این امر مالکیت را آشکار می‌کند و به شناسایی تحویل‌ها بین تیم‌ها کمک می‌کند.

یک مثال ساده BPMN: فرآیند درخواست وام

یک فرآیند ساده‌شده درخواست وام را در نظر بگیرید.

یک مشتری درخواست وام ارائه می‌دهد و مدارک مورد نیاز را ارائه می‌کند. سازمان درخواست را ثبت می‌کند، اطلاعات را تأیید می‌کند و درخواست را بررسی می‌کند. سپس وام یا تأیید می‌شود یا رد می‌گردد.

این فرآیند را می‌توان به شرح زیر توصیف کرد:

 

شروع
  ↓
دریافت درخواست وام
  ↓
ثبت اطلاعات متقاضی
  ↓
تأیید اطلاعات متقاضی
  ↓
آیا اطلاعات معتبر است؟
  ├── خیر → رد درخواست → پایان
  └── بله
          ↓
     بررسی درخواست وام
          ↓
     آیا وام تأیید می‌شود؟
          ├── خیر → اطلاع‌رسانی رد → پایان
          └── بله → پرداخت وجوه → پایان

این فرآیند شامل چند مفهوم مهم BPMN است:

• «رویداد آغازین» نشان می‌دهد که یک درخواست وام دریافت شده است.

• «وظایف» نشان‌دهنده ثبت، تأیید، بررسی و پرداخت وام هستند.

• «درگاه‌های انحصاری» نشان‌دهنده تصمیم‌گیری درباره اعتبار اطلاعات و تأیید وام هستند.

• «رویدادهای پایانی» نتایج ممکن را نشان می‌دهند.

• ناحیه‌ها» می‌توانند مشخص کنند که هر فعالیت توسط شعبه، بخش اعتبار یا دفتر پشتیبانی انجام می‌شود یا خیر.

این مثال نشان می‌دهد که چگونه BPMN می‌تواند بدون توصیف هر جزئیات فنی، درک یک فرآیند را آسان‌تر کند.

چگونه یک نمودار BPMN را بخوانیم

هنگام خواندن یک نمودار BPMN، این مراحل را دنبال کنید:

1. رویداد آغازین را پیدا کنید.
   تعیین کنید چه چیزی فرآیند را آغاز می‌کند.

2. به دنبال فلش‌ها باشید.
   جریان ترتیبی را از چپ به راست یا از آغاز به سوی پایان ردیابی کنید.

3. فعالیت‌ها را شناسایی کنید.
   به دنبال کارهایی باشید که در هر مرحله انجام می‌شود.

4. به دنبال درگاه‌ها بگردید.
   در هر لوزی، شرایطی را بررسی کنید که تعیین می‌کنند کدام مسیر دنبال می‌شود.

5. ناحیه‌ها را بررسی کنید.
   شناسایی کنید که هر وظیفه توسط چه کسی انجام می‌شود.

6. رویداد پایان را پیدا کنید.
   نتایج ممکن فرآیند را تعیین کنید.

یک سوال مفید که در هر مرحله باید پرسیده شود این است: مرحله بعد چه اتفاقی می‌افتد و چه کسی مسئول آن است؟

نکات مدل‌سازی برای مبتدیان

هنگام ایجاد اولین نمودار BPMN خود، مدل را ساده نگه دارید.

• با هدف فرآیند و نتیجه نهایی شروع کنید.

• رویدادی که فرآیند را آغاز می‌کند، شناسایی کنید.

• فعالیت‌های اصلی را به ترتیب عادی آن‌ها فهرست کنید.

• دروازه‌ها را فقط در مکان‌هایی اضافه کنید که یک تصمیم واقعی یا فعالیت موازی وجود دارد.

• از نام‌های وظیفه واضح و متمرکز بر عمل استفاده کنید، مانند «بررسی درخواست» به جای «درخواست».

• هر فعالیت را به نقش یا بخش مسئول اختصاص دهید.

• مسیرهای تصمیم‌گیری را به وضوح برچسب‌گذاری کنید.

• از افزودن نمادهای پیشرفته قبل از ضرورت خودداری کنید.

• مطمئن شوید که هر مسیر فرآیند می‌تواند به یک رویداد پایان برسد.

• نمودار را با افرادی که فرآیند را انجام می‌دهند، بازبینی کنید.

نمودار یک مبتدی نیازی ندارد که بلافاصله هر استثنا را نشان دهد. اغلب بهتر است ابتدا یک نسخه ساده ایجاد کنید و جزئیات را پس از درک جریان اصلی اضافه کنید.

اشتباهات رایج برای اجتناب

چندین اشتباه می‌تواند یک نمودار BPMN را گیج‌کننده کند:

استفاده نادرست از نمادها

یک وظیفه، رویداد و دروازه معانی متفاوتی دارند. یک وظیفه کار را نشان می‌دهد، یک رویداد چیزی را که اتفاق می‌افتد نشان می‌دهد و یک دروازه جریان را کنترل می‌کند.

ایجاد تصمیم‌های مبهم

یک دروازه بدون شرایط برچسب‌گذاری شده، خوانندگان را مجبور می‌کند تا حدس بزنند چرا فرآیند یک مسیر را به جای مسیر دیگر انتخاب می‌کند.

مخلوط کردن مسئولیت‌ها

اگر تمام وظایف در یک ناحیه بدون تقسیم ظاهر شوند، ممکن است دشوار باشد که مشخص شود هر فعالیت متعلق به کدام بخش است. نوارها می‌توانند مسئولیت‌ها را شفاف‌تر کنند.

افزودن پیچیدگی‌های غیرضروری

BPMN نمادهای تخصصی زیادی ارائه می‌دهد، اما استفاده بیش از حد از آن‌ها می‌تواند یک نمودار مبتدی را درک‌ناپذیر کند. با رویدادها، وظایف، دروازه‌ها و جریان‌های پایه شروع کنید.

فراموش کردن نتایج جایگزین

فرآیندها به ندرت تنها یک مسیر موفق دارند. نتایجی مانند رد، لغو، انقضای زمان یا ارجاع بالاتر را زمانی که برای فرآیند مهم هستند، شامل کنید.

نتیجه‌گیری

BPMN روشی استاندارد برای تجسم فرآیندهای کسب‌وکار است. عناصر پایه‌ای آن—رویدادها، فعالیت‌ها، دروازه‌ها، جریان‌های ترتیبی، استخرها و نوارها—برای مدل‌سازی بسیاری از گردش‌کارهای روزمره کافی هستند.

بهترین راه برای یادگیری BPMN، شروع با یک فرآیند آشنا مانند سفارش محصول یا تأیید درخواست مرخصی است. شناسایی کنید چه چیزی فرآیند را آغاز می‌کند، فعالیت‌ها را فهرست کنید، تصمیم‌ها را علامت بزنید، مسئولیت‌ها را تخصیص دهید و نتایج ممکن را نشان دهید. پس از اینکه این مبانی روشن شدند، می‌توانید به‌تدریج نمادهای پیشرفته‌تر BPMN را بیاموزید و از این نشانه‌گذاری برای تحلیل دقیق فرآیندها و خودکارسازی استفاده کنید.