¿Debería usar DOC o PDF?

Al crear un documento, debe elegir un formato de archivo. Los dos formatos de archivo más comunes son PDF creado por Adobe Systems y DOC/DOCX desarrollado por Microsoft. Elegir entre ellos puede ser desafiante, especialmente en un entorno empresarial, ya que cada formato tiene sus fortalezas y debilidades.

También tienen similitudes y diferencias, por lo que elegir un único formato de archivo puede ser desafiante. A continuación se presentan algunos aspectos a considerar para ayudarle a elegir un formato de archivo.

Profesionalismo

PDF es una mejor opción que DOC al elegir un formato de documento que ayude a que sus documentos se vean profesionales. Es posible que reciba muchos documentos empresariales o relacionados con el trabajo en formato PDF.

Los informes anuales de la empresa, contratos, prospectos, facturas, etc., suelen estar en formato PDF. La principal razón de esto es que el uso de PDF es tan eficiente y efectivo que se utilizan a menudo en entornos profesionales.

Cualquiera con una computadora puede crear un documento de Word o usar el formato de archivo DOCX. Además, incluso cuando se hace bien, no lucen tan profesionales como los documentos PDF.

Edición

Normalmente debe realizar cambios en un documento antes de poder enviarlo a los lectores y obtener la versión final. La capacidad de editar un documento es un factor clave al elegir un formato de archivo. Los documentos PDF vuelven a ganar aquí porque son fáciles de editar. Puede usar el editor PDF en línea gratuito para realizar cambios en sus documentos.

También puede usar un programa para abrir documentos, como Adobe Reader, para realizar cambios. Cuando un cliente o supervisor le pide que realice cambios en diversos documentos (que pueden ser muy específicos), puede usar PDF para editar en lugar de archivos DOC.

Convertibilidad

A menudo recibirá documentos y archivos en diferentes formatos de archivo. Debe convertirlos al formato de archivo que mejor se adapte al destinatario o a los requisitos del destinatario.

Es posible que reciba un archivo DOC o PPT que no se pueda convertir a otro formato de archivo porque no es compatible con el software de su dispositivo.

Convertir un documento a PDF es mucho más fácil que convertirlo a DOC, principalmente porque necesita software propietario (por ejemplo, Microsoft Office o Word) para hacerlo. Puede convertir casi cualquier tipo de documento a PDF, incluidos archivos de PowerPoint. La capacidad de convertir documentos hace que PDF sea un mejor formato de archivo que DOC.

Tamaño de archivo

Debido al aumento de la velocidad de Internet, el tamaño de archivo ya no es tan importante como antes. Sin embargo, al trabajar con muchos documentos, el tamaño sí importa y lo mejor es elegir un formato de archivo que ocupe la menor cantidad de espacio posible.

No hay forma de reducir el tamaño del archivo del formato DOC/DOCX. Por otro lado, PDF ofrece reducción de tamaño de archivo, que es una característica importante al formatear documentos. Por lo tanto, PDF es el mejor formato si está compartiendo archivos a través de una plataforma con restricción de tamaño. Puede comprimir archivos para facilitar su compartición con cualquier persona en cualquier plataforma.

Seguridad

La seguridad de los documentos es de suma importancia, especialmente en entornos empresariales y profesionales. Un gran número de filtraciones de documentos a lo largo de la historia lo demuestra. Por lo tanto, al elegir un formato de archivo, debe considerar cuidadosamente cuál es más seguro.

Puede establecer contraseñas para ambos formatos de archivo DOC y PDF. Sin embargo, esto es más fácil de hacer con PDF que con archivos DOCX. La cifrado de un archivo PDF es seguro, lo que significa que puede compartirlo con múltiples personas y a través de plataformas.

Fácil de crear

A veces necesita crear un documento rápidamente y enviarlo a un cliente o gerente de trabajo. Por lo tanto, necesita un formato de archivo que pueda iniciar, ingresar detalles y enviar rápidamente. Si está usando Windows, el formato DOC/DOCX es el más fácil de crear.

Puede encontrarlos fácilmente en el menú de inicio, abrirlas y ingresar la información con un solo clic. Los archivos PDF son ligeramente más complejos y desafiantes, especialmente si desea crear un documento sencillo y enviarlo rápidamente. Sin embargo, si no tiene Windows, el formato PDF es la mejor opción.

Fiabilidad

Al crear documentos para negocios o trabajo, necesita un formato de documento completamente confiable. El formato de archivo PDF es muy confiable porque puede estar seguro de que los datos serán exactamente como los ve, sin importar qué programa use para abrir el archivo.

Con archivos DOC/DOCX, los datos pueden variar según el software. Si no tiene una licencia válida de Microsoft, el archivo podría no abrirse en absoluto.

La batalla entre los formatos de archivo PDF y DOC es común y a menudo se reduce a preferencia personal. Sin embargo, al comparar seguridad, fiabilidad, facilidad de creación, profesionalismo, convertibilidad y capacidad de edición, PDF es definitivamente la mejor opción.

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