WordではなくPDFを使うべき7つの理由
PDFファイル形式は今日、最もよく使われるファイル形式の一つです。2008年頃にアドビがオープンスタンダードとして公開したことで、世界中で広く採用されるようになりました。PDFファイル形式は他の一般的なファイル形式と比べて多くの利点があります。ここでは、WordではなくPDFを使うべきトップ7の理由をご紹介します。
セキュリティ
PDFファイルにパスワードをかけるのは簡単なので、不正な人物による内容の閲覧を防ぐことができます。PDFファイルにパスワードをかけた後は、正しいパスワードを入力しなければ閲覧できません。パスワードをかける方法を覚えれば、メールやメッセージアプリを通じて安全に共有や転送が可能です。必要に応じて、元のパスワードを覚えていれば、パスワードを解除することもできます。さらに、ユーザーに限定的なアクセス権を与えることもでき、ファイルの閲覧は可能ですが、内容の変更はできません。
作成が簡単
今日のPDF形式の人気の主な理由の一つは、作成のしやすさです。ほとんどのアプリケーションで、現在のドキュメントをPDFとして保存できるため、簡単にコピー・共有・転送が可能です。MicrosoftのWord、Excel、PowerPoint、またはその他のドキュメントも簡単にPDF形式に変換できますが、MacでドキュメントをPDFとしてエクスポートし、PDFエキスパートで開くこともできます。一部のPDFソフトウェアでは、PDFをWordや他の形式に簡単に変換することも可能です。
ファイルサイズを小さくできる
PDFファイル形式では、ファイルの品質を下げることでファイルサイズを小さくできます。画像やグラフィックが多数含まれる大容量のPDFファイルをメールやメッセージアプリで共有しようとすると、多くのサービスでファイルサイズ制限があるため、問題が生じる可能性があります。この場合、PDFファイルの品質を下げることで、大幅にファイルサイズを小さくできます。PDFエキスパートでPDFファイルを圧縮する方法を学べば、出力ファイルの品質を選択して、誰にでも簡単にファイルを共有できます。
多次元的
PDFは、画像、動画、グラフィック、アニメーション、3Dモデル、ハイパーリンクなど、さまざまな種類のコンテンツや機能を、ファイル形式を損なったり、Wordに戻す必要もなく統合できます。さらに、プレゼンテーションやレポート、ポートフォリオを作成できるため、異なるタスクに異なるソフトウェアに頼る必要がありません。また、視覚効果を加えることで、ドキュメントをより美しく仕上げることも可能です。
普遍的な互換性
PDFファイル形式が2008年にオープンスタンダードとして採用されて以来、今日のアプリケーションで広くサポートされています。ほとんどの現代のブラウザはPDFファイルを開いて表示できる完全な機能を持ち、多くの現代のオペレーティングシステムにはPDFを開くことができる基本的なプリインストールアプリが付属しています。その結果、同じPDFファイルはWindows、Mac、Linuxのいずれの環境でも同じように表示されます。MacからラップトップやAndroidデバイスに転送すると、Wordは書式やフォーマットが失われます。また、異なるバージョンのMS Wordで開くと、著者スタイルが失われることもあります。PDFは使用するPDFバージョンやアクセスするデバイスに関係なく、同じように表示されます。
汎用性
PDFファイル形式は非常に有用な形式です。画像、グラフィック、ベクター、テキストファイル、プレゼンテーション、スプレッドシートなど、さまざまな用途に使用できます。PDFはWebページのようにインタラクティブにでき、ブックマークやファイル内のハイパーリンクを設けたり、Web上で簡単にアクセスできるようにすることも可能です。
信頼性
PDFファイル形式は信頼性が高いです。文章、画像、ベクター、タブレットなど、さまざまなデータを含むPDFファイルを作成しても、どこで閲覧してもそのデータがまったく同じように表示されます。共有や公開用にドキュメントをエクスポートする際、PDFは信頼できる形式であり、伝えたい情報が意図した通りに正確に届けられます。
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