Kiedy powinieneś stworzyć swój plik PDF/A?

Chociaż PDF/A to elastyczny format, który można wykorzystać do przechowywania różnych dokumentów, i wyróżnia się w zakresie tworzenia długoterminowych kopii zapasowych dokumentów tekstowych cyfrowych, takich jakpliki Microsoft Word. Taki plik można przekonwertować na PDF/A, który zachowuje wygląd i uczucie oryginalnego treści. Te same czcionki są używane w obu dokumentach, każda strona dokumentu oryginalnego pojawia się jako jedna strona w pliku zapisu, a możesz przeszukiwać tekst PDF/A dokładnie tak, jak to było w oryginale.

Może już zauważyłeś różne korzyści wynikające z korzystania z PDF/A, ale czy wiesz, kiedy najlepiej stworzyć swój plik PDF/A? Czy czas znaczy coś? Ten artykuł wyjaśni Ci wszystko!

• Zanim coś zostało stworzone
  W niektórych przypadkach możesz wytworzyć plik PDF/A jako dokument oryginalny, aby całkowicie uniknąć problemu konwersji. Robiąc to, możesz rozpocząć życie dokumentu w formacie, w którym jesteś pewien, że się utrzyma. Jeśli to zrobisz, będziesz mógł używać tylko dokumentów, których nie będziesz musiał zmieniać w przyszłości. Produkcja plików PDF/A często odbywa się wyłącznie jako wyjście z dużych baz danych.
• Kiedy chcesz zarejestrować postęp
  Przekształcanie dokumentu w rekord to proces zapisu. Na przykład, nawet jeśli przygotujesz wiele wersji raportu, tylko ostatnia wersja będzie uznawana za oficjalną. W związku z tym po zakończeniu pisania i edycji raportu możesz go zapisać jako PDF/A, co sprawia, że jest trudniej go zmienić. Ponieważ PDF/A zawsze będzie wersją końcową, ta metoda ma również zaletę ułatwienia rozróżniania wersji przejściowych i końcowego produktu.
• Trwałe archiwizowanie
  Wybierając zapisanie rekordu jako archiwalny rekord poprzez stworzenie kopii zapisu, większość osób wciąż konwertuje dokumenty – zarówno papierowe, jak i elektroniczne – na PDF/A w tym momencie.

Jak przekształcić plik PDF na PDF/A?

Na rynku znajduje się wiele konwerterów PDF do PDF/A, ale powinieneś używać „jakiegokolwiek” konwertera, ponieważ bezpieczeństwo online również jest zagrożone. Dlatego zalecamy korzystanie z VP Online Free PDF Converter, który jest świetnym konwerterem, oferującym szybką konwersję pliku PDF do różnych formatów, w tym PDF/A. Możesz szybko i łatwo przekształcić plik PDF na PDF/A za pomocą VP Online Editor.