Como o PDF/A beneficia sua empresa?
O PDF/A é particularmente útil para muitas empresas no mundo dos negócios. É um novo padrão que revolucionará a forma como empresas e agências governamentais arquivam documentos e registros importantes.
Aqui estão alguns dos benefícios do uso do formato PDF/A em suas operações empresariais:
Armazenamento de baixo custo e de longo prazo
Atualmente, muitas empresas arquivam seus documentos mantendo cópias impressas (papel). Outro método atual de arquivamento é o uso de microfichas. O PDF/A tem como objetivo substituir todos esses formatos por um único formato padronizado que é fácil de atualizar, pesquisável, fácil de organizar, eficiente, transportável e, mais importante, sustentável. Para sua empresa, isso significa uma alternativa de baixo custo e baixo volume em vez de manter pilhas de arquivos e pastas em seus arquivos. Além disso, como se trata de um formato eletrônico, você pode armazenar facilmente documentos arquivados em múltiplos locais, tornando-os menos vulneráveis a incêndios, enchentes ou quaisquer outros desastres naturais.
Assine documentos eletronicamente
No mundo atual, documentos digitais estão diretamente relacionados aos processos empresariais. Você pode vincular legalmente documentos com a ajuda do formato PDF/A. Os padrões ISO já permitem assinaturas eletrônicas e outras funcionalidades nesse formato. Isso significa que você pode assinar digitalmente documentos usando essa tecnologia. As assinaturas eletrônicas desempenham um papel fundamental nos processos empresariais. As assinaturas eletrônicas têm quatro funções principais:
- Em substituição a uma assinatura manuscrita:
As assinaturas eletrônicas podem atender aos mesmos requisitos que as assinaturas manuscritas, desde que atendam aos requisitos legais aplicáveis. - Proteger a integridade:
As assinaturas eletrônicas são o “selo” de um documento digital porque tornam evidentes as alterações posteriores ao documento. - Autenticidade garantida:
As assinaturas eletrônicas podem ser usadas para garantir que uma assinatura possa ser atribuída de forma inequívoca a uma pessoa física ou jurídica. - Certifique-se de autorizar:
Direitos e permissões podem ser definidos e gerenciados dentro de certificados, para que possam ser rastreados até um indivíduo. As assinaturas eletrônicas garantem que as alterações sejam sempre identificáveis e rastreáveis.
Como as assinaturas eletrônicas são realmente utilizadas nos processos empresariais depende da situação. Para documentos assinados, recomenda-se usar o formato PDF/A e software de assinatura digital que atenda a todos os requisitos para assinaturas válidas e arquivamento de longo prazo.
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