PDF/A mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn?

PDF/A đặc biệt hữu ích cho nhiều công ty trong thế giới kinh doanh. Đây là một tiêu chuẩn mới sẽ cách mạng hóa cách các doanh nghiệp và cơ quan chính phủ lưu trữ các tài liệu và hồ sơ quan trọng.

Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng định dạng PDF/A cho các hoạt động kinh doanh của bạn:

Lưu trữ với chi phí thấp và thời gian dài

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lưu trữ tài liệu bằng cách giữ bản in (giấy). Một phương pháp lưu trữ hiện hành khác là sử dụng microfiche và microfiche. PDF/A nhằm thay thế tất cả các định dạng này bằng một định dạng chuẩn hóa duy nhất, dễ cập nhật, tìm kiếm được, dễ sắp xếp, hiệu quả, di chuyển dễ dàng và quan trọng nhất là bền vững. Đối với doanh nghiệp của bạn, điều này có nghĩa là một giải pháp lưu trữ chi phí thấp và ít chiếm dung lượng thay vì giữ đống hồ sơ và thư mục trong kho lưu trữ. Ngoài ra, vì đây là định dạng điện tử, bạn có thể dễ dàng lưu trữ các tài liệu đã lưu trữ ở nhiều vị trí khác nhau, làm giảm nguy cơ bị cháy, ngập lụt hoặc bất kỳ thảm họa thiên nhiên nào khác.

Ký tài liệu điện tử

Trong thế giới ngày nay, tài liệu điện tử gắn bó chặt chẽ với các quy trình kinh doanh. Bạn có thể ràng buộc pháp lý tài liệu nhờ định dạng PDF/A. Các tiêu chuẩn ISO đã cho phép ký điện tử và các tiện ích khác trong định dạng này. Điều này có nghĩa là bạn có thể ký tài liệu điện tử bằng công nghệ này. Chữ ký điện tử đóng vai trò then chốt trong các quy trình kinh doanh. Chữ ký điện tử có bốn chức năng chính:

1. Thay thế cho chữ ký tay:
   Chữ ký điện tử có thể đáp ứng cùng các yêu cầu như chữ ký tay, miễn là chúng đáp ứng các yêu cầu pháp lý áp dụng.
2. Bảo vệ tính toàn vẹn:
   Chữ ký điện tử là “dấu niêm phong” của tài liệu số vì chúng làm rõ ràng các thay đổi tiếp theo đối với tài liệu.
3. Đảm bảo tính xác thực:
   Chữ ký điện tử có thể được sử dụng để đảm bảo rằng một chữ ký có thể được xác định rõ ràng thuộc về một cá nhân hoặc pháp nhân.
4. Đảm bảo được ủy quyền:
   Quyền và quyền hạn có thể được xác định và quản lý trong các chứng chỉ, do đó có thể truy xuất về từng cá nhân. Chữ ký điện tử đảm bảo rằng mọi thay đổi luôn có thể xác định và truy xuất được.

Cách thức sử dụng chữ ký điện tử trong các quy trình kinh doanh thực tế phụ thuộc vào từng tình huống. Đối với các tài liệu đã ký, nên sử dụng định dạng PDF/A và phần mềm ký số đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chữ ký hợp lệ và lưu trữ lâu dài.

Trình chuyển đổi PDF miễn phí VP Onlinehỗ trợ chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF/A trong vài bước. Chuyển đổi PDF sang PDF/A trực tuyến, dễ dàng và miễn phí tại Trình chỉnh sửa VP Online.