اصول BPMN: راهنمای جامع مدلسازی و نمادگذاری فرآیندهای کسبوکار
BPMN چیست؟
BPMNنمادگذاری فرآیند کسبوکار و نمادگذاری است. این امر نمایش گرافیکی فرآیندهای کسبوکار است که میتواند برای توصیف، تحلیل و بهبود فرآیندهای کسبوکار استفاده شود. BPMN توسط گروه مدیریت اشیاء (OMG) به عنوان یک نمادگذاری استاندارد برای مدلسازی فرآیندهای کسبوکار توسعه یافته است.
BPMN یک نمادگذاری استاندارد است که از نمادهای گرافیکی و نمودارها برای نمایش فرآیندهای کسبوکار استفاده میکند. این نمادها و نمودارها میتوانند برای مدلسازی انواع مختلفی از فرآیندها، مانند فرآیندهای کسبوکار، فرآیندهای سیستم و فرآیندهای سازمانی، استفاده شوند.
- BPMN توسط ابتکار مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMI) توسعه یافته است.
- اولین نسخه، BPMN 1.0، در ماه مه سال 2004 پس از بیش از دو سال تلاش توسط گروه کاری نمادگذاری BPMI منتشر شد.
- در فوریه سال 2006، OMG یک سند مشخصات BPMN منتشر کرد.
- نسخه 2.0 از BPMN در سال 2010 توسعه یافت.
- جدیدترین نسخه، BPMN 2.0.2، در دسامبر سال 2013 منتشر شد.
- BPMN 2.0.2 به طور رسمی توسط ISO به عنوان استاندارد نسخه 2013 منتشر شده است: ISO/IEC 19510.
مزایای استفاده از BPMN
استفاده از BPMN میتواند مزایای متعددی به سازمان شما برساند، از جمله:
- درک بهتر از فرآیندهای کسبوکار: با ایجاد نمایشهای بصری از فرآیندهای کسبوکار خود، میتوانید به سادگی به ذینفعان کمک کنید تا درک بهتری از نحوه عملکرد این فرآیندها داشته باشند.
- بهبود ارتباط: BPMN زبان مشترک و نمایش بصری فرآیندها را فراهم میکند که میتواند برای بهبود ارتباط بین ذینفعان استفاده شود.
- تحلیل بهتر فرآیند: با مدلسازی فرآیندها با استفاده از BPMN، میتوانید ناکاراییها و فرصتهای بهبود در فرآیندهای خود را شناسایی کنید.
- بهبود خودکارسازی فرآیند: نمودارهای BPMN میتوانند به عنوان نقشههایی برای خودکارسازی فرآیندها با استفاده از ابزارهای نرمافزاری استفاده شوند.
نمادهای BPMN
BPMN از مجموعهای از نمادها و نمودارها برای نمایش عناصر مختلف فرآیند کسبوکار استفاده میکند. موارد زیر از رایجترین نمادهای BPMN هستند:
اشیاء جریان
اشیاء جریان، فعالیتها، رویدادها و دروازههایی را که فرآیند را تشکیل میدهند، نمایش میدهند. این اشیاء بلوکهای سازنده مدل فرآیند هستند و با جریانهای توالی به هم متصل میشوند تا جریان فرآیند مشخص شود.
- فعالیت: یک فعالیت نماینده یک وظیفه یا کاری است که به عنوان بخشی از فرآیند انجام میشود. دو نوع فعالیت وجود دارد: وظایف و زیرفرآیندها.
- رویداد: یک رویداد نماینده چیزی است که در طول فرآیند رخ میدهد، مانند شروع یا پایان یک وظیفه، دریافت پیام یا رخ دادن خطایی.
- درگاه: یک درگاه نماینده یک نقطه تصمیمگیری در فرآیند است، که در آن جریان فرآیند بر اساس یک یا چند شرط تعیین میشود.
اشیاء اتصال
اشیاء اتصال، ارتباطات بین اشیاء جریان را نمایش میدهند. دو نوع از اشیاء اتصال وجود دارد:
- اشیاء اتصال روابط بین اشیاء جریان را تعریف میکنند و ترتیب اجرای آنها را مشخص میکنند. سه نوع از اشیاء اتصال وجود دارد:
جریان توالی: جریان توالی دو شیء جریان را به هم متصل میکند و ترتیب اجرای آنها را نشان میدهد.
-
-
- جریان پیام: جریان پیام جریان پیامها بین دو شرکتکننده در فرآیند را نشان میدهد.
- جریان پیام: جریان پیام جریان پیامها بین دو شرکتکننده در فرآیند را نشان میدهد.
-
استیملاینها
استیملاینها برای سازماندهی مدل فرآیند به گروههای منطقی مانند دپارتمانها، تیمها یا سیستمها استفاده میشوند. به طور معمول به صورت نوارهای افقی یا عمودی نمایش داده میشوند و میتوانند برای تعیین مسئولیتها و مالکیت فعالیتها و وظایف درون فرآیند استفاده شوند.
- استخر: استخر نماینده یک شرکتکننده در فرآیند است، مانند یک دپارتمان یا سازمان. هر استخر یک یا چند استیملاین دارد.
- استیملاین: استیملاین نماینده بخشی زیرمجموعه از استخر است و برای گروهبندی فعالیتها یا وظایف مرتبط استفاده میشود.
ابزارها
ابزارها برای ارائه اطلاعات اضافی درباره مدل فرآیند یا توصیف فرآیند به صورت دقیقتر استفاده میشوند. انواع مختلفی از ابزارها وجود دارد:
- شیء داده: شیء داده دادهای را نشان میدهد که توسط فرآیند استفاده یا تولید میشود.
- توضیح متنی: توضیح متنی برای ارائه اطلاعات یا توضیحات اضافی درباره یک شیء جریان یا شیء اتصال استفاده میشود.
- گروه: گروه برای گروهبندی بصری شیءهای جریان مرتبط استفاده میشود.
فرآیندهای زیر گسترش یافته
فرآیندهای زیر گسترش یافته برای نمایش فرآیندهای پیچیدهای که مجموعهای از فعالیتها، رویدادها و دروازهها دارند، استفاده میشوند. میتوانند برای سادهسازی مدل کلی فرآیند با تقسیم فرآیند به بخشهای کوچکتر و قابل مدیریت استفاده شوند.
اینها عناصر کلیدی BPMN هستند و میتوانند به روشهای مختلفی ترکیب شوند تا مدلهای فرآیندی ایجاد شوند که فرآیند کسبوکاری که مدلسازی میشود را به درستی نشان دهند. با استفاده از BPMN برای مدلسازی فرآیندهای کسبوکار خود، میتوانید یک نمایش بصری از فرآیند ایجاد کنید که به راحتی توسط ذینفعان قابل درک باشد و برای شناسایی فرصتهای بهبود استفاده شود.
مثال BPMN
بهترین روشهای استفاده از BPMN
اینجا برخی از بهترین روشها برای استفاده از BPMN آورده شده است:
- ساده نگه دارید: از نمودارها و نمادهای ساده استفاده کنید تا برای ذینفعان درک فرآیند آسان باشد.
- از استیملاینها استفاده کنید: از استیملاینها برای نشان دادن اینکه کی مسئول هر بخش از فرآیند است، استفاده کنید.
- از برچسبهای واضح استفاده کنید: از برچسبهای واضح و مختصر برای هر نماد و نمودار استفاده کنید.
- از نمادگذاری یکدست استفاده کنید: از نمادگذاری یکدست در کل فرآیند استفاده کنید و مطمئن شوید که تمام ذینفعان با این نمادگذاری آشنا هستند.
- از سلسله مراتب مناسب استفاده کنید: از سلسله مراتب مناسب برای سازماندهی نمودارهای خود استفاده کنید، با نمای کلی در بالا و نقشههای فرآیند جزئی در پایین.
- از سطح مناسب جزئیات استفاده کنید: از سطح مناسب جزئیات برای نمودارهای خود استفاده کنید. از افزودن جزئیات زیادی که نمودار را پر از جزئیات و سختفهم کند خودداری کنید، اما اطلاعات مهمی که ذینفعان نیاز دارند را نیز نگذارید.
- استفاده از رنگ و فرمت: از رنگ و فرمت برای برجسته کردن اطلاعات مهم و همچنین زیباتر کردن نمودارها استفاده کنید.
- نمودارهای خود را اعتبارسنجی کنید: نمودارهای خود را با ذینفعان اعتبارسنجی کنید تا مطمئن شوید که فرآیند را به درستی نشان میدهند و همه نمودارها را درک میکنند.
- نمودارهای خود را مستند کنید: نمودارهای خود را با توضیحات واضح و مختصری از فرآیند و هرگونه جزئیات مرتبط که ذینفعان باید بدانند، مستند کنید.
ابزارهای BPMN
VP Onlineیک انتخاب عالی برای کسبوکارها و سازمانهایی است که به دنبال ابزاری آسان و کاربرپسند برای BPMN هستند. پلتفرم مبتنی بر ابر آن امکان دسترسی از هر جا را فراهم میکند و همکاری در زمان واقعی و به اشتراک گذاشتن آسان نمودارها را ممکن میسازد. VP Online طیف گستردهای از ویژگیها ارائه میدهد، از جمله کتابخانه جامعی از اشکال BPMN آماده، قابلیت کشیدن و رها کردن و قالبهای قابل تنظیم، که ایجاد نمودارهای حرفهای را در زمان کوتاه آسان میکند. علاوه بر این، رابط کاربری دوستداشتنی و ناوبری ساده VP Online آن را به انتخابی ایدهآل برای کاربران تازهکار و حرفهای تبدیل میکند. به طور کلی، با ویژگیهای قوی، رابط کاربری دوستداشتنی و دسترسیپذیری، VP Online انتخاب ترجیحی برای کسبوکارها و سازمانهایی است که به دنبال یک ابزار BPMN قابل اعتماد و کارآمد هستند.
مثال BPMN – فرآیند درخواست مرخصی
فرآیند درخواست مرخصی زمانی شروع میشود که یک کارمند از شرکت مرخصی درخواست کند. این موضوع با نماد رویداد شروع روی نوار کارمند در نمودار فرآیند نشان داده میشود. جهت جریان فرآیند با یک پیکان پر نشان داده میشود که نماد رویداد شروع را به نماد وظیفه متصل میکند. کارمند باید فرم درخواست مرخصی را پر کند که سپس برای تأیید به مدیر خود ارسال میشود.
پس از ارسال، مدیر مسئول فرآیند میشود. وظیفه ارسال درخواست مرخصی برای تأیید به وظیفه ارزیابی درخواست مرخصی در نوار مدیر متصل است. در اینجا مدیر درخواست را بررسی میکند تا تصمیم بگیرد که آیا درخواست مرخصی را تأیید یا رد میکند. از آنجا که دو نتیجه ممکن وجود دارد، از نماد گیتواي استفاده میشود تا فرآیند به دو جهت تقسیم شود. اگر درخواست رد شود، مدیر کارمند را مطلع میکند و فرآیند به پایان میرسد. این مورد با وظیفه اطلاعرسانی به کارمند در مورد رد شدن درخواست نشان داده میشود که به یک نماد رویداد پایان متصل است. در مقابل، اگر درخواست تأیید شود، مدیر کارمند را مطلع میکند و فرآیند به نوار منابع انسانی ادامه مییابد، جایی که باید درخواست مدیریت شود.
مرحله نهایی در فرآیند این است که کارمند مرخصی خود را بگیرد. نماد رویداد پایان به آخرین وظیفه، گرفتن مرخصی، متصل است تا نشان دهد که کل فرآیند به پایان رسیده است.
خلاصه اشیاء جریان
رویدادها
فعالیتها
گیتوايها
نتیجهگیری
BPMN ابزاری قدرتمند برای مدلسازی فرآیندهای کسبوکار است. با استفاده از BPMN، میتوانید درک و ارتباط در مورد فرآیندهای خود را بهبود بخشید، فرآیندهای خود را برای کمبودهای کارایی تحلیل کنید و با استفاده از ابزارهای نرمافزاری فرآیندهای خود را اتوماسیون کنید. برای استفاده مؤثر از BPMN، مهم است که از نمادها، نمودارها و نمادگذاری مناسب استفاده کنید و نمودارهای خود را اعتبارسنجی و مستند کنید. با ابزارهای مناسب و رعایت بهترین روشها، میتوانید نمودارهای BPMN شفاف و مختصری ایجاد کنید که فرآیندهای کسبوکار خود را به درستی نشان دهند.
