BPMN में डेटा ऑब्जेक्ट्स को महारत हासिल करना: सूचना प्रवाह को मॉडल करने के लिए एक व्यापक गाइड

प्रस्तावना

व्यावसायिक प्रक्रिया मॉडल और नोटेशन (BPMN) व्यावसायिक प्रक्रियाओं को दृश्यात्मक रूप से प्रस्तुत करने के लिए वैश्विक मानक है। जबकि अधिकांश व्यावहारिक कार्यकर्ता गतिविधियों के प्रवाह पर ध्यान केंद्रित करते हैं—क्या होता है और किस क्रम में—एक प्रक्रिया की वास्तविक शक्ति अक्सर उस सूचना में निहित होती है जो उसे संचालित करती है। चाहे वह एक ग्राहक आवेदन, एक बिल, एक डेटाबेस रिकॉर्ड या एक ईमेल हो, डेटा वह ईंधन है जो व्यावसायिक संचालन को चलते रखता है।

BPMN में,डेटा ऑब्जेक्ट्सऐसे आर्टिफैक्ट हैं जो इस सूचना का प्रतिनिधित्व करते हैं। क्रमिक प्रवाह (Sequence Flows) के विपरीत, जो निष्पादन के कालानुक्रमिक क्रम को निर्धारित करते हैं, डेटा ऑब्जेक्ट्स मुख्य नियंत्रण प्रवाह के साथ-साथ अस्तित्व में होते हैं। उन्हें गतिविधियों के माध्यम से लिंक किया जाता है,डेटा संबंधोंजिससे मॉडलर यह स्पष्ट रूप से दर्शा सकते हैं कि एक कार्य को शुरू करने के लिए किस सूचना की आवश्यकता है, इसे किस द्वारा उत्पादित किया जाता है, और इसे कहाँ संग्रहीत किया जाता है।

यह गाइड BPMN में डेटा को मॉडल करने के तरीके का एक व्यापक अवलोकन प्रदान करती है, जिसमें मुख्य तत्व, दृश्य प्रतीक और व्यावहारिक उदाहरण शामिल हैं, जो आपको अधिक स्पष्ट और अधिक सूचनात्मक प्रक्रिया आरेख बनाने में सहायता करेंगे।

BPMN में डेटा के मुख्य तत्व

BPMN विनिर्देश डेटा हैंडलिंग के विभिन्न पहलुओं को संभालने के लिए विशिष्ट तत्वों को परिभाषित करता है। अस्थायी डेटा, स्थायी भंडारण और प्रक्रिया सीमाओं के बीच के अंतर को समझना प्रभावी मॉडलिंग के लिए महत्वपूर्ण है।

1. अस्थायी डेटा: डेटा ऑब्जेक्ट्स

एकडेटा ऑब्जेक्टप्रक्रिया के माध्यम से बहने वाली सूचना का प्रतिनिधित्व करता है। ये आमतौर पर दस्तावेज़, फॉर्म, ईमेल या डिजिटल रिकॉर्ड होते हैं जो कार्यों के निष्पादन के दौरान बनाए, संशोधित या उपभोग किए जाते हैं। ये “अस्थायी” होते हैं, जिसका अर्थ है कि ये आमतौर पर केवल प्रक्रिया उदाहरण की अवधि के लिए अस्तित्व में होते हैं।

• डेटा ऑब्जेक्ट का संग्रह: जब एक ही प्रकार के कई आइटम (जैसे ऑर्डर लाइनों की सूची या रिज्यूमे का एक समूह) से निपटना होता है, तो BPMN एक संग्रह प्रकार का उपयोग करता है। दृश्य रूप से, इसे अक्सर दस्तावेज़ आइकन पर समांतर रेखाओं द्वारा दर्शाया जाता है।

2. प्रक्रिया सीमाएँ: इनपुट और आउटपुट

प्रक्रियाएँ निर्वात में अस्तित्व में नहीं होतीं; उन्हें इनपुट की आवश्यकता होती है और वे आउटपुट उत्पन्न करती हैं।

• डेटा इनपुट: प्रक्रिया को शुरू करने के लिए आवश्यक बाहरी डेटा का प्रतिनिधित्व करता है। यह एक इनपुट पैरामीटर के रूप में कार्य करता है।

• डेटा आउटपुट: प्रक्रिया द्वारा उत्पादित अंतिम परिणाम या डिलीवरबल का प्रतिनिधित्व करता है।

• संग्रह: मानक ऑब्जेक्ट्स की तरह, इनपुट और आउटपुट भी संग्रह हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, इनपुट के रूप में स्टॉक आइटम का बल्क आयात, या आउटपुट के रूप में उत्पन्न रिपोर्ट सूची)।

3. स्थायी भंडारण: डेटा स्टोर

जबकि डेटा ऑब्जेक्ट्स अस्थायी होते हैं, एकडेटा स्टोरएक ऐसा भंडारण स्थान है जहाँ डेटा एकल प्रक्रिया उदाहरण की आयु के परे भी बना रहता है। यह एक डेटाबेस, एक क्लाउड स्टोरेज बकेट, या एक भौतिक फाइलिंग कैबिनेट हो सकता है। गतिविधियाँ डेटा स्टोर से पढ़ सकती हैं या उसमें लिख सकती हैं, सुनिश्चित करती हैं कि सूचना भविष्य की प्रक्रियाओं या अन्य सिस्टम के लिए उपलब्ध रहे।

4. डेटा को जोड़ना: संबंध

डेटा क्रमिक प्रवाहों (कार्यों को जोड़ने वाले ठोस तीरों) के माध्यम से नहीं चलता है। इसके बजाय, इसे “संबंधों” के माध्यम से जोड़ा जाता हैसंबंधों—वह बिंदु-रेखाएं जो डेटा वस्तुओं, इनपुट, आउटपुट या डेटा भंडारों को गतिविधियों से जोड़ती हैं। ये संबंध तार्किक संबंधों को दर्शाते हैं बिना निष्पादन क्रम को प्रभावित किए।

दृश्य संदर्भ: BPMN डेटा प्रतीक

निम्नलिखित चित्र इन डेटा तत्वों के लिए मानक प्रतीकों को दर्शाता है। दृश्य संकेतों पर ध्यान दें: दस्तावेज़ प्रतीकों के अंदर तीर दिशा (इनपुट बनाम आउटपुट) को इंगित करते हैं, त्रि-रेखाएं संग्रह को दर्शाती हैं, और सिलेंडर आकार स्थायी भंडारण के लिए सार्वभौमिक रूप से पहचाना जाता है।

डेटा वस्तु के उपयोग के व्यावहारिक उदाहरण

इन अवधारणाओं को लागू करने का तरीका समझने के लिए, आइं व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग में चार सामान्य परिदृश्यों का अन्वेषण करें।

1. मूल डेटा संबंध: कार्यों के बीच जानकारी स्थानांतरित करना

अनेक प्रक्रियाओं में, एक गतिविधि डेटा बनाती है जिसे दूसरी गतिविधि उपभोग करती है। इस संबंध को संबंधों का उपयोग करके मॉडल किया जाता है।

एक मॉर्टगेज मूल्यांकन प्रक्रिया पर विचार करें। “मूल्यांकन करें” उप-प्रक्रिया एक मूल्यांकन दस्तावेज़। यह दस्तावेज़ फिर “विवरण संग्रहीत करें” उप-प्रक्रिया के लिए इनपुट के रूप में उपयोग किया जाता है। निम्नलिखित आरेख में, तीरों वाले बिंदु-रेखाएं स्पष्ट रूप से इस प्रवाह को दर्शाती हैं: मूल्यांकन एक आउटपुट है पहले कार्य का और एक इनपुट है दूसरे कार्य के लिए।

इसके अलावा, अस्वीकृति पत्र। इसे सीधे “अस्वीकृति भेजें” और “विवरण संग्रहीत करें” के बीच के क्रमिक प्रवाह से जोड़ा गया है। यह BPMN में एक उपयोगी संक्षिप्त रूप है। जब डेटा दो क्रमिक गतिविधियों के बीच सीधे स्थानांतरित किया जाता है, तो वस्तु को प्रवाह रेखा से जोड़ने से आरेख सरल हो जाता है, जबकि यह अभी भी यह दर्शाता है कि पत्र उत्पन्न किया गया है और फिर संग्रहीत किया गया है।

इस कार्यप्रवाह में, निर्णय नोड (“ऑफर?”) पथ निर्धारित करता है। यदि उत्तर ‘नहीं’ है, तो एक अस्वीकृति पत्र उत्पन्न किया जाता है और मूल्यांकन और पत्र दोनों को संग्रहीत किया जाता है, जो यह दर्शाता है कि विभिन्न डेटा वस्तुएं प्रक्रिया प्रवाह के साथ कैसे शाखाएं बनाती हैं।

2. डेटा अवस्था परिवर्तन: प्रवाह के साथ कलाकृतियों का पता लगाना

कभी-कभी यह दिखाना महत्वपूर्ण होता है कि एक विशिष्ट कलाकृति प्रक्रिया के माध्यम से चलते हुए अपनी अवस्था कैसे बदलती है। इस भर्ती परिदृश्य में, “आवेदन” केंद्रीय कलाकृति है।

1. आवेदकों की स्क्रीनिंग: आवेदन की समीक्षा की जाती है।

2. आवेदन को स्वीकृत करें: स्थिति अपडेट की जाती है।

3. आवेदक को नियुक्त करें: अंतिम ऑफर दिया जाता है।

डेटा वस्तु को क्रमिक प्रवाह से जोड़कर, हम आवेदन को प्रक्रिया के साथ “यात्रा” करते हुए दृश्य बनाते हैं। लेबल [स्क्रीन किया गया] और [अनुमोदित] संकेत करते हैं कि प्रत्येक चरण में वही दस्तावेज़ संशोधित किया जा रहा है। यह दृष्टिकोण हितधारकों को यह समझना आसान बनाता है कि डेटा केवल बनाया और फेंका नहीं जाता, बल्कि पूरे जीवनचक्र में सक्रिय रूप से परिवर्तित होता है।

ध्यान दें कि दस्तावेज़ के प्रतीक गतिविधियों के नीचे कैसे रखे गए हैं, जो डैश वाली रेखाओं से जुड़े हैं। यह दृश्य व्यवस्था इस बात को मजबूत करती है कि डेटा कार्य निष्पादन का एक अभिन्न अंग है।

3. प्रक्रिया इंटरफ़ेस परिभाषित करना: इनपुट और आउटपुट

सभी डेटा प्रक्रिया के भीतर नहीं बनाया जाता है। अक्सर, एक प्रक्रिया बाहरी डेटा द्वारा प्रेरित होती है और एक विशिष्ट डिलीवरबल का परिणाम होती है। इसे का उपयोग करके मॉडल किया जाता हैडेटा इनपुट और डेटा आउटपुट वस्तुओं।

निम्नलिखित परिवर्तन उदाहरण में, प्रक्रिया स्पष्ट रूप से एक की आवश्यकता होती हैप्रारंभिक दस्तावेज़ शुरू करने के लिए। “दस्तावेज़ परिवर्तन” गतिविधि इस इनपुट को संसाधित करती है और एक उत्पन्न करती हैअंतिम दस्तावेज़। विशिष्ट इनपुट और आउटपुट वस्तुओं का उपयोग करने से प्रक्रिया की स्पष्ट सीमाओं को परिभाषित करने में मदद मिलती है, जिससे इसे अन्य सिस्टम या उप-प्रक्रियाओं के साथ एकीकृत करना आसान हो जाता है।

दस्तावेज़ के प्रतीकों के भीतर दिशात्मक तीर (इनपुट के लिए दाईं ओर इशारा करना, आउटपुट के लिए बाहर की ओर इशारा करना) प्रत्येक डेटा तत्व की भूमिका पर तुरंत दृश्य स्पष्टता प्रदान करते हैं।

4. स्थायी डेटा: डेटा भंडार के साथ अंतःक्रिया

जबकि डेटा वस्तुएं अस्थायी होती हैं, कई प्रक्रियाओं को दीर्घकालिक भंडारण के साथ अंतःक्रिया करने की आवश्यकता होती है। डेटा भंडार गतिविधियों को डेटाबेस या फ़ाइल सिस्टम से पढ़ने या लिखने की अनुमति देते हैं।

निम्नलिखित उदाहरण में, हम एक केंद्रीय डेटा भंडार के साथ दो अलग-अलग अंतःक्रियाएं देखते हैं:

• घटक A लेखन ऑपरेशन (अपडेट, इंसेर्ट, या डिलीट) करता है। यह स्थायी रिकॉर्ड के निर्माण या संशोधन का प्रतिनिधित्व करता है।

• घटक B पढ़ने के ऑपरेशन (चयन) करता है। यह किसी कार्य में उपयोग के लिए मौजूदा डेटा प्राप्त करने का प्रतिनिधित्व करता है।

यह अलगाव व्यावसायिक प्रक्रिया के भीतर सिस्टम वास्तुकला को समझने के लिए महत्वपूर्ण है। यह स्पष्ट करता है कि कौन से चरण डेटा रखरखाव के लिए जिम्मेदार हैं और कौन से केवल मौजूदा जानकारी का उपभोग करते हैं।

सिलेंडर प्रतीक डेटा भंडारों के लिए मानक प्रतीक है, जो तकनीकी और व्यावसायिक दोनों दर्शकों के लिए स्थायी जानकारी के भंडार के रूप में तुरंत पहचानने योग्य है।

BPMN डेटा वस्तु उदाहरण – ऑर्डर पूर्ति डेटा जीवनचक्र

उत्पन्न किया गया आरेख यह दिखाता है कि डेटा कलाकृतियां ऑर्डर पूर्ति प्रक्रिया के संचालन निष्पादन चरणों के समानांतर कैसे चलती हैं। जबकि ठोस क्रम प्रवाह तीर निष्पादन के सटीक क्रोनोलॉजिकल क्रम को निर्धारित करते हैं, बिंदुओं वाला डेटा संबंध व्यवसायिक जानकारी के जीवनचक्र, रूपांतरण और भंडारण को मानचित्रित करते हैं।

• इनपुट तत्व: कार्य दो आगमन स्रोतों पर निर्भर करता है: एक सामान्य डेटा इनपुट कलाकृति (कार्य के नीचे फ़ाइल आइकन के ऊपर आच्छादित सफ़ेद भरा हुआ तीर द्वारा संकेतित) और एक मानक डेटा ऑब्जेक्ट लेबल किया गया ग्राहक ऑर्डर.
• अवस्था संकेतन: कोष्ठक के अंदर का पाठ [प्राप्त] डेटा ऑब्जेक्ट की अवस्था को निर्दिष्ट करता है, जो संकेत देता है कि आगमन ऑर्डर विवरण अशुद्ध, अस्वीकृत और आधारभूत प्रसंस्करण के लिए तैयार हैं।

• डेटा आउटपुट: कार्य एक डेटा आउटपुट तत्व लिखता है (काले भरे हुए तीर जो फ़ाइल आइकन के ऊपर आच्छादित है)।
• अवस्था परिवर्तन: यह आउटपुट एक नए डेटा ऑब्जेक्ट को भरता है जिसे ” कहा जाता हैऑर्डर पुष्टि, जो स्पष्ट रूप से ” में संक्रमण करता है[उत्पन्न] जीवनचक्र अवस्था।

• पढ़ने की विधि: एक तीर वाला डॉटेड लाइन ” को निर्देशित करता हैसे ” सेऑर्डर पुष्टि [उत्पन्न]” ऑब्जेक्ट ” कोमें कार्य में। यह एक “केवल-पढ़ने योग्य” निर्भरता को दर्शाता है। कार्य सूचना को उपभोग करता है जो पुष्टि दस्तावेज़ के अंदर फंसी हुई है (जैसे ग्राहक के संपर्क विवरण) सूचना भेजने के लिए बिना फ़ाइल को स्वयं बदले।

• डेटा स्टोर इंटरफ़ेस: अस्थायी डेटा ऑब्जेक्ट फ़ाइल का उपयोग करने के बजाय, यह कार्य सीधे एक ” से जुड़ता हैऑर्डर डेटाबेस”—जिसे सिलेंडर आइकन द्वारा दर्शाया गया है (“डेटा स्टोर”).
• द्वि-दिशात्मक सिंक: डबल-हेडेड एरो एक सिंक्रोनस पढ़ने/लिखने लेन-देन को दर्शाता है। कार्य अंतिम लेन-देन रिकॉर्डों को दीर्घकालिक बुनियादी ढांचे में लिखता है, जबकि डेटाबेस एक साथ ” से अपडेट प्राप्त करता हैऑर्डर पुष्टि रिकॉर्ड को अंतिम रूप देने के लिए वस्तु। एक बार पूरा होने पर, प्रक्रिया इसमें प्रवेश करती है समापन घटना (“ऑर्डर प्रोसेस किया गया”).

निष्कर्ष

BPMN में डेटा का प्रभावी मॉडलिंग एक साधारण फ्लोचार्ट को एक मजबूत व्यावसायिक प्रक्रिया मॉडल में बदल देता है। केवल “कौन क्या करता है” से आगे बढ़कर और “कौन सी जानकारी का उपयोग किया जा रहा है” को शामिल करके, आप व्यावसायिक संचालन और आईटी सिस्टम के बीच के अंतर को पाटने के लिए महत्वपूर्ण संदर्भ प्रदान करते हैं।

मुख्य बिंदु:

• डेटा वस्तुओं का उपयोग करें उन अस्थायी जानकारी के लिए जो कार्यों के बीच प्रवाहित होती है।

• डेटा इनपुट/आउटपुट का उपयोग करें स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिए कि प्रक्रिया क्या शुरू करती है और यह क्या प्रदान करती है।

• डेटा भंडारों का उपयोग करें उन जानकारी के लिए जो प्रक्रिया समाप्त होने के बाद भी बना रहनी चाहिए।

• संबंधों का उपयोग करें (बिंदुओं वाली रेखाओं) का उपयोग डेटा को गतिविधियों से जोड़ने के लिए करें, उन्हें निष्पादन को संचालित करने वाले क्रमिक प्रवाह से अलग रखते हुए।

इन तत्वों में निपुणता प्राप्त करके, आप सुनिश्चित करते हैं कि आपकी BPMN आरे केवल कार्यों के नक्शे नहीं हैं, बल्कि आपके संगठन की सूचना प्रवाह के व्यापक ब्लूप्रिंट हैं।

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