Bạn nên tạo PDF/A của mình vào thời điểm nào?

Mặc dù PDF/Alà một định dạng linh hoạt có thể được sử dụng để lưu trữ nhiều loại tài liệu, nó nổi bật trong việc cung cấp bản sao lưu dài hạn cho các tài liệu văn bản số như tệp tin Microsoft Word. Một tệp tin như vậy có thể được chuyển đổi thành PDF/A, giữ nguyên ngoại hình và cảm giác của nội dung gốc. Các phông chữ giống nhau được sử dụng trong cả hai tài liệu, mỗi trang của tài liệu gốc xuất hiện dưới dạng một trang duy nhất trong tệp lưu giữ, và bạn có thể tìm kiếm văn bản trong PDF/A giống hệt như bạn có thể làm với tài liệu gốc.

Bạn có thể đã nhận thấy rồi những lợi ích đa dạng khi sử dụng PDF/A, nhưng bạn có biết thời điểm tốt nhất để tạo PDF/A của mình là khi nào không? Thời điểm có quan trọng không? Bài viết này sẽ giải thích mọi thứ cho bạn!

• Trước khi bất kỳ thứ gì được tạo ra
  Trong một số trường hợp, bạn có thể tạo PDF/A ngay từ đầu như một tài liệu gốc để hoàn toàn tránh vấn đề chuyển đổi. Bằng cách này, bạn có thể bắt đầu vòng đời của tài liệu trong một định dạng mà bạn chắc chắn rằng nó sẽ bền vững. Nếu bạn làm vậy, bạn chỉ có thể sử dụng các tài liệu mà bạn sẽ không cần thay đổi trong tương lai. Việc sản xuất PDF/A thường chỉ xảy ra như đầu ra duy nhất từ các cơ sở dữ liệu lớn.
• Khi bạn cần ghi lại một tiến trình
  Chuyển một tài liệu thành một bản ghi là quá trình ghi lại. Ví dụ, ngay cả khi bạn tạo ra nhiều phiên bản của một báo cáo, chỉ phiên bản cuối cùng mới được coi là chính thức. Do đó, sau khi hoàn thành việc viết và chỉnh sửa báo cáo, bạn có thể lưu nó dưới dạng PDF/A, điều này làm cho việc sửa đổi trở nên khó khăn hơn. Vì PDF/A luôn là phiên bản cuối cùng, phương pháp này cũng có lợi ích là giúp dễ dàng phân biệt giữa các phiên bản tạm thời và sản phẩm cuối cùng.
• Lưu trữ vĩnh viễn
  Khi chọn lưu trữ một bản ghi dưới dạng bản ghi lưu trữ bằng cách tạo bản sao lưu, phần lớn mọi người vẫn chuyển đổi tài liệu—cả giấy lẫn điện tử—thành PDF/A vào thời điểm đó.

Làm thế nào để chuyển một tệp PDF thành PDF/A?

Có rất nhiều công cụ chuyển đổi PDF sang PDF/A trên thị trường, nhưng bạn nên sử dụng bất kỳ loại công cụ nào vì an toàn trực tuyến của bạn cũng đang bị đe dọa. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Công cụ chuyển đổi PDF miễn phí trực tuyến VP Online, là một công cụ chuyển đổi tuyệt vời, cung cấp khả năng chuyển đổi nhanh chóng tệp PDF của bạn sang nhiều định dạng khác nhau, bao gồm PDF/A. Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng chuyển đổi PDF thành PDF/A bằng Trình chỉnh sửa trực tuyến VP.