7 lý do hàng đầu để sử dụng PDF thay vì Word

Định dạng tệp PDF là một trong những định dạng tệp phổ biến nhất hiện nay. Nó trở nên phổ biến vào khoảng năm 2008 khi Adobe phát hành nó dưới dạng chuẩn mở, dẫn đến việc định dạng tệp này được áp dụng rộng rãi trên khắp nơi. Định dạng tệp PDF có nhiều ưu điểm vượt trội so với các định dạng tệp thông dụng khác. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 7 lý do hàng đầu để sử dụng PDF thay vì Word.

Bảo mật

Việc bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu rất đơn giản, giúp bạn bảo vệ nội dung tệp PDF khỏi những người không được phép xem. Khi một tệp PDF đã được bảo vệ bằng mật khẩu, nó chỉ có thể được xem sau khi nhập đúng mật khẩu. Khi bạn đã biết cách bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu, bạn có thể chia sẻ hoặc chuyển tệp một cách an toàn qua email hoặc các ứng dụng tin nhắn. Nếu cần, bạn cũng có thể xóa mật khẩu khỏi tệp PDF miễn là bạn nhớ mật khẩu ban đầu. Ngoài ra, bạn có thể cấp quyền truy cập hạn chế cho người dùng, tức là họ chỉ có thể xem tệp, nhưng không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nội dung.

Dễ dàng tạo ra

Một trong những lý do chính khiến định dạng PDF hiện nay phổ biến là tính dễ dàng tạo ra. Hầu hết các ứng dụng cho phép bạn lưu tài liệu hiện tại dưới dạng PDF để bạn có thể dễ dàng sao chép, chia sẻ hoặc chuyển tệp PDF ở bất kỳ đâu. Dù các tài liệu của Microsoft Word, Excel, PowerPoint hoặc bất kỳ tài liệu nào khác đều có thể dễ dàng chuyển đổi sang định dạng PDF, bạn vẫn có thể xuất tài liệu dưới dạng PDF trên Mac và sau đó đọc nó bằng PDF Expert. Một số phần mềm PDF cũng giúp việc chuyển đổi tệp PDF sang Word hoặc bất kỳ định dạng nào bạn muốn trở nên dễ dàng hơn.

Giảm kích thước tệp

Định dạng tệp PDF cho phép bạn giảm kích thước tệp bằng cách giảm chất lượng tệp. Nếu bạn đang làm việc với các tệp PDF kích thước lớn chứa nhiều hình ảnh và đồ họa, bạn có thể gặp khó khăn khi chia sẻ tệp qua email hoặc các ứng dụng tin nhắn, vì phần lớn dịch vụ đều có giới hạn kích thước tệp. Trong trường hợp này, bạn có thể giảm chất lượng tệp PDF và giảm đáng kể kích thước tệp. Khi bạn đã học được cách nén tệp PDF bằng PDF Expert, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp của mình với bất kỳ ai bằng cách chọn chất lượng của tệp kết quả.

Đa chiều

PDF cho phép bạn tích hợp nhiều loại nội dung và tính năng khác nhau, chẳng hạn như hình ảnh, video, đồ họa, hoạt hình, mô hình 3D, liên kết siêu văn bản, v.v., mà không làm hỏng định dạng tệp hay phải chuyển đổi lại sang Word. Ngoài ra, nó giúp chúng ta tạo các bài thuyết trình, báo cáo và portfolio, do đó bạn không cần phải phụ thuộc vào các phần mềm khác nhau cho từng nhiệm vụ khác nhau. Bạn cũng có thể làm cho tài liệu của mình trở nên đẹp mắt hơn bằng cách thêm các hiệu ứng thị giác.

Tính tương thích phổ quát

Kể từ khi định dạng tệp PDF trở thành chuẩn mở vào năm 2008, nó đã được hỗ trợ rộng rãi trong các ứng dụng hiện nay. Hầu hết các trình duyệt hiện đại đều có khả năng mở và hiển thị tệp PDF đầy đủ, và hầu hết các hệ điều hành hiện đại đều đi kèm với các ứng dụng cài sẵn cơ bản có thể mở tệp PDF một cách dễ dàng. Kết quả là cùng một tệp PDF có thể chạy trên Windows, Mac hoặc Linux và trông giống hệt nhau. Khi chuyển từ Mac sang laptop hoặc thiết bị Android, Word sẽ mất phong cách văn bản và định dạng. Word cũng mất phong cách tác giả khi được mở trên phiên bản MS khác nhau. Tệp PDF luôn trông giống nhau bất kể phiên bản PDF được sử dụng hay thiết bị nào truy cập vào nó.

Tính linh hoạt

Định dạng tệp PDF là một định dạng rất hữu ích. Bạn có thể sử dụng nó cho hình ảnh, đồ họa, vector, tệp văn bản, bài thuyết trình, bảng tính, v.v. PDF cũng có thể tương tác như một trang web, và bạn có thể có mục lục, liên kết siêu văn bản bên trong tệp, cùng với khả năng truy cập dễ dàng trên web.

Tính tin cậy

Định dạng tệp PDF là một định dạng đáng tin cậy. Khi bạn tạo tệp PDF với bất kỳ lượng dữ liệu nào (như đoạn văn, hình ảnh, vector, bảng vẽ, v.v.), nó sẽ hiển thị dữ liệu đó một cách chính xác như nhau bất kể bạn xem ở đâu. PDF là định dạng đáng tin cậy để xuất tài liệu mà bạn muốn chia sẻ với người khác hoặc phát hành công khai, đảm bảo thông tin bạn muốn truyền đạt sẽ được truyền đạt đúng như mong muốn.

Lý do nên sử dụng Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí Visual Paradigm

Bạn luôn có thể sử dụngTrình chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí Visual Paradigm miễn phí.

Dễ sử dụng

Trình chỉnh sửa PDF kéo và thả trực quan được tối ưu hóa để chỉnh sửa nhanh chóng và mượt mà văn bản và đồ họa trong bất kỳ tệp PDF nào.

Chỉnh sửa PDF xuất sắc

Khả năng chỉnh sửa văn bản và đồ họa trong PDF, thay đổi cài đặt phông chữ và thêm nội dung mới như video, ảnh và hiệu ứng hoạt hình.

Công cụ PDF trực tuyến Visual Paradigm

Visual Paradigm Online chạy trên đám mây tại các máy chủ an toàn của chúng tôi. Bạn không cần tải xuống hay cài đặt bất kỳ công cụ phần mềm nào để chỉnh sửa tệp PDF của mình.

Tiết kiệm chi phí

Một không gian làm việc trên đám mây, cùng với kho công cụ chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp, giúp quản lý, chỉnh sửa và chia sẻ tệp PDF với chi phí thấp hơn so với các sản phẩm PDF khác như Adobe.