Podstawy BPMN: Kompletny przewodnik po modelowaniu procesów biznesowych i notacji

Co to jest BPMN?

BPMN oznacza Business Process Model and Notation. Jest to graficzne przedstawienie procesów biznesowych, które można wykorzystać do opisywania, analizowania i ulepszania procesów biznesowych. BPMN został opracowany przez Object Management Group (OMG) jako standardowa notacja do modelowania procesów biznesowych.

BPMN to standardowa notacja, która wykorzystuje symbole graficzne i schematy do przedstawiania procesów biznesowych. Te symbole i schematy mogą być używane do modelowania różnych typów procesów, takich jak procesy biznesowe, procesy systemowe i procesy organizacyjne.

 

• BPMN został opracowany przez Inicjatywę Zarządzania Procesami Biznesowymi (BPMI).
• Pierwsza wersja, BPMN 1.0, została wydana w maju 2004 roku po ponad dwóch latach pracy grupy roboczej BPMI ds. notacji.
• W lutym 2006 roku OMG wydało dokument specyfikacji BPMN.
• Wersja 2.0 BPMN została opracowana w 2010 roku.
• Najnowsza wersja, BPMN 2.0.2, została wydana w grudniu 2013 roku.
• BPMN 2.0.2 został oficjalnie opublikowany przez ISO jako standard edycji 2013: ISO/IEC 19510.

Zalety korzystania z BPMN

Korzystanie z BPMN może przynieść wiele korzyści dla Twojej organizacji, w tym:

• Ulepszona wiedza o procesach biznesowych: tworząc wizualne przedstawienia procesów biznesowych, możesz ułatwić zrozumienie ich działania dla wszystkich zaangażowanych stron.
• Ulepszona komunikacja: BPMN zapewnia wspólny język i wizualne przedstawienie procesów, które mogą poprawić komunikację między zaangażowanymi stronami.
• Ulepszona analiza procesów: modelując procesy za pomocą BPMN, możesz wykryć nieefektywności i możliwości ulepszenia procesów.
• Ulepszona automatyzacja procesów: schematy BPMN mogą służyć jako szkic do automatyzacji procesów za pomocą narzędzi oprogramowania.

Symbole BPMN

BPMN wykorzystuje zestaw symboli i schematów do przedstawiania różnych elementów procesu biznesowego. Poniżej znajdują się niektóre z najczęściej używanych symboli BPMN:

Obiekty przepływu

Obiekty przepływu reprezentują działania, zdarzenia i bramki, które tworzą proces. Są one elementami budującymi model procesu i połączone są przepływami sekwencyjnymi, które definiują przebieg procesu.

• Działanie: Działanie reprezentuje zadanie lub pracę wykonywaną w ramach procesu. Istnieją dwa rodzaje działań: zadania i podprocesy.

• Zdarzenie: Zdarzenie reprezentuje coś, co dzieje się w trakcie procesu, np. rozpoczęcie lub zakończenie zadania, otrzymanie wiadomości lub wystąpienie błędu.

 

• Bramka: Bramka reprezentuje punkt decyzyjny w procesie, w którym przebieg procesu jest określany na podstawie jednej lub kilku warunków.

Obiekty połączeniowe

Obiekty połączeniowe reprezentują połączenia między obiektami przepływu. Istnieją dwa rodzaje obiektów połączeniowych:

• Obiekty połączeniowe definiują relacje między obiektami przepływu i określają kolejność ich wykonywania. Istnieją trzy rodzaje obiektów połączeniowych:

Przepływ sekwencyjny: Przepływ sekwencyjny łączy dwa obiekty przepływu i reprezentuje kolejność ich wykonywania.

• • • Przepływ komunikatów: Przepływ komunikatów reprezentuje przepływ wiadomości między dwoma uczestnikami procesu.
      

Płynne pasy

Płynne pasy są używane do organizowania modelu procesu w logiczne grupy, takie jak departamenty, zespoły lub systemy. Zazwyczaj są przedstawiane jako poziome lub pionowe pasy i mogą służyć do określenia odpowiedzialności i własności dla działań i zadań w ramach procesu.

• Basen: Basen reprezentuje uczestnika procesu, np. departament lub organizację. Każdy basen zawiera jeden lub więcej pasów.
  
• Pas: Pas reprezentuje podzbiór basenu i służy do grupowania powiązanych działań lub zadań.

Artefakty

Artefakty są używane do dostarczania dodatkowych informacji o modelu procesu lub do szczegółowego opisu procesu. Istnieje kilka rodzajów artefaktów:

• Obiekt danych: Obiekt danych reprezentuje dane używane lub generowane przez proces.
• Adnotacja tekstowa: Adnotacja tekstowa służy do dostarczania dodatkowych informacji lub wyjaśnień dotyczących obiektu przepływu lub obiektu połączeniowego.
• Grupa: Grupa służy do wizualnego grupowania powiązanych obiektów przepływu.

Rozszerzone procesy podrzędne

Rozszerzone procesy podrzędne są używane do przedstawiania złożonych procesów, które mają własny zestaw działań, zdarzeń i bram. Mogą być wykorzystywane do uproszczenia ogólnego modelu procesu poprzez podział procesu na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części.

To są kluczowe elementy BPMN, które mogą być łączone na różne sposoby w celu stworzenia modeli procesów, które dokładnie odzwierciedlają modelowany proces biznesowy. Korzystając z BPMN do modelowania procesów biznesowych, możesz stworzyć wizualne przedstawienie procesu, które jest łatwo zrozumiałe dla stakeholderów i może być wykorzystane do identyfikacji możliwości poprawy.

Przykład BPMN

 

Najlepsze praktyki BPMN

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących używania BPMN:

• Trzymaj to prosto: używaj prostych diagramów i symboli, aby ułatwić zrozumienie procesu dla stakeholderów.
• Używaj pasów: używaj pasów, aby pokazać, kto jest odpowiedzialny za każdą część procesu.
• Używaj jasnych etykiet: używaj jasnych i zwięzłych etykiet dla każdego symbolu i diagramu.
• Używaj spójnej notacji: używaj spójnej notacji w całym procesie i upewnij się, że wszyscy stakeholderzy są z nią zapoznani.
• Używaj odpowiedniej hierarchii: używaj odpowiedniej hierarchii do organizowania diagramów, z ogólnymi przeglądami na górze i szczegółowymi mapami procesów na dole.
• Używaj odpowiedniego poziomu szczegółowości: używaj odpowiedniego poziomu szczegółowości w diagramach. Nie dodawaj zbyt dużo szczegółów, które sprawią, że diagram będzie zatłoczony i trudny do zrozumienia, ale nie pomijaj istotnych informacji, które stakeholderzy muszą znać.
• Użyj kolorów i formatowania: użyj kolorów i formatowania, aby wyróżnić istotne informacje i uczynić diagramy bardziej atrakcyjnymi wizualnie.
• Weryfikuj swoje diagramy: zweryfikuj diagramy z zaangażowanymi stronami, aby upewnić się, że poprawnie odzwierciedlają proces i że wszyscy je rozumieją.
• Dokumentuj swoje diagramy: dokumentuj diagramy jasnym i zwięzły opisem procesu, a także wszelkimi istotnymi szczegółami, które muszą znać zaangażowane strony.

Narzędzia BPMN

VP Online to doskonały wybór dla firm i organizacji poszukujących intuicyjnego i łatwego w użyciu narzędzia BPMN. Platforma oparta na chmurze umożliwia dostęp z dowolnego miejsca, umożliwiając współdziałanie w czasie rzeczywistym i łatwe udostępnianie diagramów. VP Online oferuje szeroki zakres funkcji, w tym kompletną bibliotekę gotowych kształtów BPMN, funkcję przeciągania i upuszczania oraz dostosowalne szablony, co ułatwia szybkie tworzenie profesjonalnie wyglądających diagramów. Dodatkowo intuicyjny interfejs użytkownika i prosta nawigacja sprawiają, że VP Online jest idealnym wyborem zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych użytkowników. Ogólnie rzecz biorąc, dzięki solidnym funkcjom, przyjaznemu interfejsowi i dostępności, VP Online jest preferowanym wyborem dla firm i organizacji poszukujących niezawodnego i efektywnego narzędzia BPMN.

Przykład BPMN – Proces wniosku o urlop

Proces wniosku o urlop rozpoczyna się, gdy pracownik prosi o urlop od firmy. Jest to oznaczone symbolem zdarzenia początkowego na linii Pracownik w diagramie procesu. Kierunek przepływu procesu pokazuje ciągła strzałka łącząca symbol zdarzenia początkowego z symbolem zadania. Pracownik musi wypełnić formularz wniosku o urlop, który następnie jest przesłany do zatwierdzenia menedżerowi.

Po przesłaniu menedżer staje się odpowiedzialny za proces. Zadanie Prześlij wniosek o urlop do zatwierdzenia jest połączone z zadaniem Ocena wniosku o urlop na linii Menedżer. Tutaj menedżer ocenia wniosek, aby zdecydować, czy zatwierdzić, czy odrzucić prośbę o urlop. Ponieważ istnieją dwa możliwe wyniki, używany jest symbol bramki, który rozdziela proces na dwie drogi. Jeśli wniosek zostanie odrzucony, menedżer informuje pracownika, a proces kończy się. Jest to przedstawione przez zadanie Informuj pracownika, że prośba została odrzucona, które jest połączone z symbolem zdarzenia końcowego. Z drugiej strony, jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, menedżer informuje pracownika, a proces kontynuuje się na linii HR, gdzie wniosek musi zostać zarządzony.

Ostatnim krokiem w procesie jest wzięcie urlopu przez pracownika. Symbol zdarzenia końcowego jest połączony z ostatnim zadaniem, Weź urlop, aby oznaczyć zakończenie całego procesu.

Podsumowanie obiektów przepływu

Zdarzenia

Zadania

Bramki

Wnioski

BPMN to potężne narzędzie do modelowania procesów biznesowych. Korzystając z BPMN, możesz poprawić zrozumienie i komunikację dotyczącą swoich procesów, analizować je pod kątem nieefektywności oraz automatyzować je za pomocą narzędzi oprogramowania. Aby skutecznie wykorzystywać BPMN, ważne jest stosowanie odpowiednich symboli, diagramów i notacji, a także weryfikacja i dokumentowanie diagramów. Dzięki odpowiednim narzędziom i najlepszym praktykom możesz tworzyć jasne i zwięzłe diagramy BPMN, które precyzyjnie odzwierciedlają Twoje procesy biznesowe.