Devo usar DOC ou PDF?
Ao criar um documento, você deve escolher um formato de arquivo. Os dois formatos de arquivo mais comuns são PDF criado pela Adobe Systems e DOC/DOCX desenvolvido pela Microsoft. Escolher entre eles pode ser desafiador, especialmente em um ambiente empresarial, pois cada formato tem suas vantagens e desvantagens.
Eles também têm semelhanças e diferenças, por isso escolher um único formato de arquivo pode ser desafiador. Aqui estão algumas coisas a considerar para ajudá-lo a escolher um formato de arquivo.
Profissionalismo
O PDF é uma escolha melhor que o DOC ao escolher um formato de documento que ajude seus documentos a terem aparência profissional. Você pode receber muitos documentos empresariais ou relacionados ao trabalho no formato PDF.
Relatórios anuais das empresas, contratos, prospectos, faturas, etc., muitas vezes estão no formato PDF. A principal razão para isso é que o uso de PDFs é tão eficiente e eficaz que eles são frequentemente usados em ambientes profissionais.
Qualquer pessoa com um computador pode produzir um documento do Word ou usar o formato de arquivo DOCX. Além disso, mesmo quando bem feitos, eles não têm a aparência tão profissional quanto os documentos PDF.
Edição
Você geralmente precisa fazer alterações em um documento antes de enviá-lo aos leitores para obter a versão final. A capacidade de editar um documento é um fator-chave a considerar ao escolher um formato de arquivo. Os documentos PDF vencem novamente aqui porque são fáceis de editar. Você pode usar o editor PDF online gratuito para fazer alterações em seus documentos.
Você também pode usar um programa para abrir documentos, como o Adobe Reader, para fazer alterações. Quando um cliente ou supervisor pede que você faça alterações em diversos documentos (que podem ser muito específicos), você pode usar o PDF para edição em vez de arquivos DOC.
Convertibilidade
Você frequentemente receberá documentos e arquivos em diferentes formatos de arquivo. Você deve convertê-los para o formato de arquivo que melhor atenda ao destinatário ou às exigências do destinatário.
Você pode receber um arquivo DOC ou PPT que não pode ser convertido para outro formato de arquivo porque não é compatível com o software do seu dispositivo.
Converter um documento para PDF é muito mais fácil do que convertê-lo para DOC, principalmente porque você precisa de software proprietário (por exemplo, Microsoft Office ou Word) para fazer isso. Você pode converter quase qualquer tipo de documento para PDF, incluindo arquivos do PowerPoint. A capacidade de converter documentos torna o PDF um formato de arquivo melhor que o DOC.
Tamanho do arquivo
Devido ao aumento da velocidade da internet, o tamanho do arquivo não é tão importante quanto antes. No entanto, ao trabalhar com muitos documentos, o tamanho importa e é melhor escolher um formato de arquivo que ocupe o mínimo de espaço possível.
Não há como reduzir o tamanho do arquivo do formato DOC/DOCX. Por outro lado, o PDF oferece redução de tamanho de arquivo, que é um recurso importante ao formatar documentos. Portanto, o PDF é o melhor formato se você estiver compartilhando arquivos por uma plataforma com restrição de tamanho. Você pode comprimir arquivos para torná-los fáceis de compartilhar com qualquer pessoa em qualquer plataforma.
Segurança
A segurança de documentos é de extrema importância, especialmente em ambientes empresariais e profissionais. Um grande número de vazamentos de documentos ao longo da história prova isso. Portanto, ao escolher um formato de arquivo, você deve considerar cuidadosamente qual é mais seguro.
Você pode definir senhas para os formatos de arquivo DOC e PDF. No entanto, isso é mais fácil de fazer com PDF do que com arquivos DOCX. A criptografia de um arquivo PDF é segura, o que significa que você pode compartilhá-lo com várias pessoas e em várias plataformas.
Fácil de criar
Às vezes, você precisa criar um documento rapidamente e enviá-lo a um cliente ou gerente de trabalho. Então, você precisa de um formato de arquivo que possa iniciar, inserir detalhes e enviar rapidamente. Se você estiver usando Windows, o formato DOC/DOCX é o mais fácil de criar.
Você pode encontrá-los facilmente no menu Iniciar, abri-los e inserir as informações com um clique. Arquivos PDF são ligeiramente mais complexos e desafiadores, especialmente se você quiser criar um documento simples e enviá-lo rapidamente. No entanto, se você não tiver Windows, o formato PDF é a melhor escolha.
Confiança
Ao criar documentos para negócios ou trabalho, você precisa de um formato de documento totalmente confiável. O formato de arquivo PDF é muito confiável porque você pode ter certeza de que os dados serão exatamente como você os vê, independentemente do programa que você usar para abrir o arquivo.
Com arquivos DOC/DOCX, os dados podem variar de um software para outro. Se você não tiver uma licença válida do Microsoft, o arquivo pode nem abrir.
A disputa entre os formatos de arquivo PDF e DOC é comum e muitas vezes se resume a preferência pessoal. No entanto, ao comparar segurança, confiabilidade, facilidade de criação, profissionalismo, convertibilidade e capacidade de edição, o PDF é definitivamente a melhor escolha.
Vamos começar a usar PDF com o Editor PDF Online Visual Paradigm
Editor PDF Online Visual Paradigm é a melhor ferramenta online de edição de PDF, criada para indivíduos e empresas de todos os tamanhos.
Editor de PDF Online do Visual Paradigm é fácil de usar, você pode editar texto e gráficos em qualquer arquivo PDF de forma rápida e suave, além de poder editar texto e gráficos em PDFs, alterar configurações de fonte e adicionar novos conteúdos como vídeos, fotos, efeitos de animação e muito mais.
Você não precisa baixar nem instalar nenhuma ferramenta de software para editar seus PDFs, pode gerenciar, editar e compartilhar arquivos PDF no Editor de PDF Online do VP a um custo inferior ao de outros produtos PDF como o Adobe.
