Việc sử dụng PDF có nhiều lợi ích, nhưng bạn đã quen thuộc với định dạng thay thế “PDF/A” chưa? Nếu chưa, hãy cùng tìm hiểu ngay bây giờ!

PDF/A là gì?

Định dạng Tài liệu Di động Lưu trữ, đôi khi được gọi là PDF/A, là một định dạng được tạo riêng để bảo tồn tài liệu trong hồ sơ số. Tuy nhiên, định dạng này cũng có thể được áp dụng cho các tài liệu quét. Đây là một phần của định dạng PDF và là tiêu chuẩn toàn cầu. Thực tế là các định dạng PDF là các tiêu chuẩn mở, được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới, và được thiết kế để lưu trữ cả hình ảnh và văn bản có thể đọc được bằng máy trong một tài liệu duy nhất là một trong những lợi ích của nó. Để tìm hiểu thêm, vui lòng nhấn vào đây.

Ưu điểm

• Bền vững
  Kể từ khi định dạng PDF ra đời vào năm 1991, việc sụp đổ của nó dường như là điều khó xảy ra trong tương lai gần. Một lần nữa, PDF/A sẽ luôn dễ đọc và sử dụng miễn là định dạng PDF còn tồn tại.
• Hỗ trợ tính xác thực
  Hiểu rõ mức độ quan trọng của việc đảm bảo rằng các hồ sơ số giữ nguyêntính xác thực, không bị thay đổi sau khi được tạo, và không chứa thông tin khác biệt so với ban đầu. Mặc dù không có định dạng tệp nào có thể đảm bảo 100% tính xác thực, PDF/A hỗ trợ tính xác thực bằng cách làm cho việc chỉnh sửa trở nên khó khăn và cung cấp bảo vệ tài liệu.
  
• Hỗ trợ dữ liệu siêu dữ liệu
  Dữ liệu siêu dữ liệu tốtdữ liệu siêu dữ liệuthường được yêu cầu để cung cấp bối cảnh cho tài liệu số nhằm giúp giải thích nó. Nhiều thông tin như tên tác giả và ngày tạo tệp. Rất quan trọng khi chuyển đổi một tệp số sang tệp khác, phải có khả năng lưu trữ dữ liệu siêu dữ liệu này, vì dữ liệu siêu dữ liệu của tệp số thường được lưu bên trong chính tệp đó. PDF/A đặc biệt hỗ trợ dữ liệu siêu dữ liệu phong phú.
  
• Không giới hạn trên các nền tảng
  Định dạng PDF đã có mặt trên tất cả các nền tảng máy tính chính kể từ khi ra đời, và định dạng PDF/A cũng chia sẻ lợi ích này. Điều này có nghĩa là một tài liệu PDF/A được tạo trong môi trường Windows sẽ hoàn toàn có thể đọc và sử dụng được trong môi trường Mac, và ngược lại.

Nhược điểm

• Kích thước tệp lớn hơn
  Một số tài liệu hoặc hồ sơ số không nên chuyển đổi sang PDF/A. Ví dụ, bạn có thể lưu một trang web dưới dạng PDF/A, nhưng tệp kết quả sẽ rất lớn và khó sử dụng. Vì bất kỳ phông chữ nào được sử dụng trong tệp đều phải được nhúng, nên PDF/A có thể lớn hơn so với các tệp PDF thông thường.
• Chuyển đổi bị cấm
  Việc chuyển đổi một số tệp số sang PDF/A là có thể. Điều này có thể xảy ra khi các tệp chứa các tính năng không được phép trong PDF/A vì không có cách nào được biết đến để giữ nguyên chúng theo thời gian. Các tài liệu chứa dữ liệu âm thanh, video và JavaScript là những ví dụ về các tệp như vậy.

Làm thế nào để chuyển đổi một tệp PDF thành PDF/A?

Có nhiều công cụ chuyển đổi PDF sang PDF/A trên thị trường, nhưng bạn nên chỉ sử dụng một công cụ nào đó vì đây cũng là vấn đề về an ninh mạng của bạn. Do đó, chúng tôi đề xuất sử dụng Công cụ chuyển đổi PDF miễn phí trực tuyến VP Online, đây là một công cụ chuyển đổi tuyệt vời, cho phép bạn chuyển đổi tệp PDF của mình sang nhiều định dạng khác nhau, bao gồm cả PDF/A và hỗ trợ chuyển đổi nhanh chóng. Trên Trình chỉnh sửa trực tuyến VP Online,bạn có thể nhanh chóng và thuận tiện chuyển đổi PDF thành PDF/A.