Các Kiến Thức Cơ Bản về BPMN: Hướng Dẫn Toàn Diện về Mô Hình Hóa và Ký Hiệu Quy Trình Kinh Doanh

BPMN là gì?

BPMN là viết tắt của Business Process Model and Notation (Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh). Đây là một biểu diễn đồ họa về các quy trình kinh doanh, có thể được sử dụng để mô tả, phân tích và cải thiện các quy trình kinh doanh. BPMN được phát triển bởi Tổ chức Quản lý Đối tượng (OMG) như một ký hiệu chuẩn để mô hình hóa các quy trình kinh doanh.

BPMN là một ký hiệu chuẩn sử dụng các biểu tượng và sơ đồ đồ họa để biểu diễn các quy trình kinh doanh. Các biểu tượng và sơ đồ này có thể được dùng để mô hình hóa các loại quy trình khác nhau, chẳng hạn như quy trình kinh doanh, quy trình hệ thống và quy trình tổ chức.

 

• BPMN được phát triển bởi Liên minh Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI).
• Phiên bản đầu tiên, BPMN 1.0, được phát hành vào tháng 5 năm 2004 sau hơn hai năm nỗ lực của Nhóm Làm Việc Ký hiệu BPMI.
• Vào tháng 2 năm 2006, OMG đã công bố tài liệu hướng dẫn về BPMN.
• Phiên bản 2.0 của BPMN được phát triển vào năm 2010.
• Phiên bản mới nhất, BPMN 2.0.2, được phát hành vào tháng 12 năm 2013.
• BPMN 2.0.2 đã được ISO công bố chính thức như tiêu chuẩn phiên bản 2013: ISO/IEC 19510.

Lợi ích của Việc Sử Dụng BPMN

Việc sử dụng BPMN có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức của bạn, bao gồm:

• Hiểu rõ hơn về các quy trình kinh doanh: Bằng cách tạo ra các biểu diễn trực quan về quy trình kinh doanh của bạn, bạn có thể giúp các bên liên quan dễ hiểu hơn về cách thức hoạt động của các quy trình.
• Cải thiện giao tiếp: BPMN cung cấp một ngôn ngữ chung và biểu diễn trực quan về các quy trình, có thể được sử dụng để cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan.
• Cải thiện phân tích quy trình: Bằng cách mô hình hóa quy trình bằng BPMN, bạn có thể phát hiện ra các điểm kém hiệu quả và cơ hội cải thiện trong quy trình của mình.
• Cải thiện tự động hóa quy trình: Các sơ đồ BPMN có thể được sử dụng như bản vẽ thiết kế để tự động hóa quy trình bằng các công cụ phần mềm.

Các Biểu Tượng BPMN

BPMN sử dụng một tập hợp các biểu tượng và sơ đồ để biểu diễn các yếu tố khác nhau trong một quy trình kinh doanh. Dưới đây là một số biểu tượng BPMN thường được sử dụng nhất:

Các Đối Tượng Dòng

Các đối tượng dòng đại diện cho các hoạt động, sự kiện và cổng điều khiển tạo nên quy trình. Chúng là các khối xây dựng của mô hình quy trình và được kết nối bằng các luồng thứ tự để xác định luồng của quy trình.

• Hoạt động: Một hoạt động đại diện cho một nhiệm vụ hoặc công việc được thực hiện trong quá trình. Có hai loại hoạt động: nhiệm vụ và phụ quy trình.

• Sự kiện: Một sự kiện đại diện cho điều gì đó xảy ra trong quá trình, chẳng hạn như bắt đầu hoặc kết thúc một nhiệm vụ, nhận được một tin nhắn, hoặc xảy ra lỗi.

 

• Cổng điều khiển: Một cổng điều khiển đại diện cho điểm ra quyết định trong quy trình, nơi luồng quy trình được xác định dựa trên một hoặc nhiều điều kiện.

Các Đối Tượng Kết Nối

Các đối tượng kết nối đại diện cho các kết nối giữa các đối tượng dòng. Có hai loại đối tượng kết nối:

• Các đối tượng kết nối xác định mối quan hệ giữa các đối tượng dòng và chỉ định thứ tự thực hiện chúng. Có ba loại đối tượng kết nối:

Luồng trình tự: Một luồng trình tự kết nối hai đối tượng luồng và biểu diễn thứ tự mà chúng nên được thực hiện.

• • • Luồng tin nhắn: Một luồng tin nhắn biểu diễn luồng tin nhắn giữa hai bên tham gia trong quy trình.
      

Các làn

Các làn được sử dụng để tổ chức mô hình quy trình thành các nhóm logic, chẳng hạn như các phòng ban, nhóm hoặc hệ thống. Chúng thường được biểu diễn dưới dạng các dải ngang hoặc dọc và có thể được dùng để xác định trách nhiệm và quyền sở hữu đối với các hoạt động và nhiệm vụ trong quy trình.

• Bể: Một bể biểu diễn một bên tham gia trong quy trình, chẳng hạn như một phòng ban hoặc tổ chức. Mỗi bể chứa một hoặc nhiều làn.
  
• Làn: Một làn biểu diễn một phần phụ của bể và được dùng để nhóm các hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan.

Các vật thể

Các vật thể được sử dụng để cung cấp thêm thông tin về mô hình quy trình hoặc mô tả quy trình chi tiết hơn. Có một số loại vật thể:

• Đối tượng dữ liệu: Một đối tượng dữ liệu biểu diễn dữ liệu được sử dụng hoặc tạo ra bởi quy trình.
• Ghi chú văn bản: Một ghi chú văn bản được dùng để cung cấp thêm thông tin hoặc giải thích về một đối tượng luồng hoặc đối tượng kết nối.
• Nhóm: Một nhóm được dùng để nhóm trực quan các đối tượng luồng liên quan lại với nhau.

Các quy trình con mở rộng

Các quy trình con mở rộng được dùng để biểu diễn các quy trình phức tạp có bộ hoạt động, sự kiện và cổng riêng. Chúng có thể được dùng để đơn giản hóa mô hình quy trình tổng thể bằng cách chia nhỏ quy trình thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Đây là những yếu tố chính của BPMN, và chúng có thể được kết hợp theo nhiều cách khác nhau để tạo ra các mô hình quy trình phản ánh chính xác quy trình kinh doanh đang được mô hình hóa. Bằng cách sử dụng BPMN để mô hình hóa các quy trình kinh doanh của bạn, bạn có thể tạo ra một biểu diễn trực quan về quy trình, dễ hiểu đối với các bên liên quan và dùng để xác định các cơ hội cải thiện.

Ví dụ về BPMN

 

Các nguyên tắc tốt nhất về BPMN

Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất khi sử dụng BPMN:

• Giữ đơn giản: Sử dụng sơ đồ và biểu tượng đơn giản để giúp các bên liên quan dễ hiểu quy trình.
• Sử dụng làn: Sử dụng làn để hiển thị ai chịu trách nhiệm cho từng phần của quy trình.
• Sử dụng nhãn rõ ràng: Sử dụng nhãn rõ ràng và súc tích cho mỗi biểu tượng và sơ đồ.
• Sử dụng ký hiệu nhất quán: Sử dụng ký hiệu nhất quán trong suốt quy trình, và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều quen thuộc với ký hiệu đó.
• Sử dụng phân cấp hợp lý: Sử dụng phân cấp hợp lý để tổ chức sơ đồ của bạn, với bản tổng quan cấp cao ở trên và bản đồ quy trình chi tiết ở dưới.
• Sử dụng mức độ chi tiết phù hợp: Sử dụng mức độ chi tiết phù hợp cho sơ đồ của bạn. Đừng đưa quá nhiều chi tiết khiến sơ đồ rối rắm và khó hiểu, nhưng cũng đừng bỏ sót thông tin quan trọng mà các bên liên quan cần biết.
• Sử dụng màu sắc và định dạng: Sử dụng màu sắc và định dạng để làm nổi bật thông tin quan trọng và giúp các sơ đồ trở nên hấp dẫn về mặt thị giác hơn.
• Xác minh sơ đồ của bạn: Xác minh sơ đồ với các bên liên quan để đảm bảo rằng chúng phản ánh chính xác quy trình và mọi người đều hiểu rõ sơ đồ.
• Tài liệu hóa sơ đồ của bạn: Tài liệu hóa sơ đồ bằng mô tả rõ ràng và súc tích về quy trình, cũng như bất kỳ chi tiết liên quan nào mà các bên liên quan cần biết.

Công cụ BPMN

VP Online là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp và tổ chức đang tìm kiếm một công cụ BPMN trực quan và dễ sử dụng. Nền tảng dựa trên đám mây của nó giúp truy cập từ bất kỳ đâu, cho phép hợp tác thời gian thực và chia sẻ sơ đồ một cách dễ dàng. VP Online cung cấp nhiều tính năng phong phú, bao gồm thư viện toàn diện các hình dạng BPMN sẵn có, chức năng kéo và thả, cùng các mẫu tùy chỉnh, giúp tạo ra các sơ đồ chuyên nghiệp chỉ trong thời gian ngắn. Hơn nữa, giao diện người dùng thân thiện và cách điều hướng đơn giản khiến VP Online trở thành lựa chọn lý tưởng cho cả người mới bắt đầu và người dùng có kinh nghiệm. Tổng thể, với các tính năng mạnh mẽ, giao diện thân thiện và khả năng truy cập dễ dàng, VP Online là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp và tổ chức đang tìm kiếm một công cụ BPMN đáng tin cậy và hiệu quả.

Ví dụ BPMN – Quy trình nộp đơn xin nghỉ phép

Quy trình nộp đơn xin nghỉ phép được khởi động khi một nhân viên yêu cầu nghỉ phép từ công ty. Điều này được biểu thị bằng biểu tượng sự kiện bắt đầu trên đường nhân viên trong sơ đồ quy trình. Hướng dòng chảy quy trình được thể hiện bằng một mũi tên liền mạch nối biểu tượng sự kiện bắt đầu với biểu tượng nhiệm vụ. Nhân viên phải điền vào mẫu đơn xin nghỉ phép, sau đó nộp để được quản lý phê duyệt.

Sau khi nộp, quản lý sẽ chịu trách nhiệm cho quy trình. Nhiệm vụ Gửi đơn xin nghỉ phép để được phê duyệt được liên kết với nhiệm vụ Đánh giá đơn xin nghỉ phép trên đường quản lý. Ở đây, quản lý đánh giá đơn để quyết định có phê duyệt hay từ chối yêu cầu nghỉ phép hay không. Vì có hai kết quả khả thi, nên sử dụng biểu tượng cổng để chia nhỏ quy trình thành hai hướng. Nếu đơn bị từ chối, quản lý sẽ thông báo cho nhân viên và quy trình kết thúc. Điều này được biểu thị bằng nhiệm vụ Thông báo cho nhân viên rằng yêu cầu đã bị từ chối, được liên kết với biểu tượng sự kiện kết thúc. Mặt khác, nếu đơn được chấp thuận, quản lý sẽ thông báo cho nhân viên và quy trình tiếp tục trên đường nhân sự, nơi đơn cần được quản lý.

Bước cuối cùng trong quy trình là nhân viên thực hiện nghỉ phép. Biểu tượng sự kiện kết thúc được kết nối với nhiệm vụ cuối cùng, Thực hiện nghỉ phép, để chỉ ra sự hoàn thành của toàn bộ quy trình.

Tóm tắt đối tượng luồng

Sự kiện

Hoạt động

Cổng

Kết luận

BPMN là một công cụ mạnh mẽ để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Bằng cách sử dụng BPMN, bạn có thể cải thiện sự hiểu biết và giao tiếp về các quy trình của mình, phân tích các quy trình để phát hiện bất hiệu quả, và tự động hóa các quy trình bằng các công cụ phần mềm. Để sử dụng BPMN hiệu quả, điều quan trọng là phải sử dụng đúng các biểu tượng, sơ đồ và ký hiệu, đồng thời xác minh và tài liệu hóa các sơ đồ của bạn. Với các công cụ và phương pháp tốt nhất phù hợp, bạn có thể tạo ra các sơ đồ BPMN rõ ràng và súc tích, phản ánh chính xác các quy trình kinh doanh của mình.