BPMN dla początkujących: Praktyczny przewodnik po modelowaniu procesów biznesowych

Procesy biznesowe często angażują wiele osób, decyzji, działań i kroków komunikacyjnych. Bez jasnego sposobu przedstawienia tych elementów trudno jest zrozumieć, jak praca przepływa przez organizację.

Model i notacja procesów biznesowych, powszechnie zwaneBPMN, zapewnia standaryzowany język wizualny do opisywania procesów biznesowych. Wykorzystuje znane symbole diagramów, aby pokazać, co się dzieje, kto jest odpowiedzialny, kiedy podejmowane są decyzje i jak różni uczestnicy ze sobą współpracują.

Czym jest BPMN?

BPMN to notacja graficzna służąca do przedstawiania logiki i sekwencji działań w procesie biznesowym. Diagram BPMN działa podobnie jak schemat blokowy, ale wykorzystuje standaryzowane symbole i reguły, które sprawiają, że diagram jest zrozumiały dla analityków biznesowych, menedżerów, programistów i innych zainteresowanych stron.

Na przykład firma może wykorzystać BPMN do modelowania:

• Obsługa zamówienia klienta

• Zatwierdzanie wniosku o kredyt

• Obsługa wniosku o urlop pracownika

• Reagowanie na skargę klienta

• Wypłata faktury

• Wdrażanie nowego pracownika

BPMN jest obecnie powiązany zBPMN 2.0, który definiuje zarówno symbole wizualne używane w diagramach, jak i znaczenie tych symboli. Ten wspólny język pomaga organizacjom konsekwentnie dokumentować procesy i skuteczniej się nimi komunikować.

Dlaczego BPMN jest ważne?

BPMN jest przydatny, ponieważ tworzy wspólne zrozumienie działania procesu. Menedżer biznesowy może wykorzystać diagram do omawiania odpowiedzialności i wąskich gardeł, podczas gdy zespół techniczny może użyć tego samego diagramu jako punktu wyjścia do automatyzacji przepływu pracy.

Główne korzyści z BPMN obejmują:

• Standaryzacja: Zespoły używają wspólnego zestawu symboli i reguł modelowania.

• Jasność: Złożone procesy stają się łatwiejsze do odczytania i omówienia.

• Lepsza komunikacja: Zespoły biznesowe i techniczne mogą pracować na podstawie tego samego modelu.

• Analiza procesu: Organizacje mogą identyfikować niepotrzebne kroki, opóźnienia i powtarzającą się pracę.

• Wsparcie automatyzacji: Szczegółowe modele BPMN mogą pomóc w kierowaniu tworzeniem zautomatyzowanych przepływów pracy.

• Śledzenie odpowiedzialności: Baseny i pasma pokazują, którzy ludzie, wydziały lub organizacje wykonują każdą czynność.

BPMN jest również niezależny od konkretnej metody poprawy procesu. Może być stosowany z różnymi podejściami, w tym analizą procesu, projektowaniem przepływu pracy, automatyzacją i usprawnieniem operacyjnym.

Główne elementy diagramu BPMN

BPMN zawiera kilka kategorii elementów. Początkujący powinni najpierw nauczyć się czterech podstawowych komponentów: zdarzeń, czynności, bram i obiektów łączących.

1. Zdarzenia

Zdarzenie reprezentuje coś, co dzieje się w trakcie procesu. Zdarzenia mogą rozpocząć proces, wpłynąć na proces podczas jego trwania lub zakończyć proces.

Zdarzenia są zazwyczaj rysowane jako koła.

Typowe przykłady obejmują:

• Klient składa wniosek

• Otrzymano wiadomość

• Upływa czas

• Płatność została zakończona

• Proces został anulowany

Trzy podstawowe kategorie zdarzeń to:

• Zdarzenie początkowe: Pokazuje, gdzie rozpoczyna się proces.

• Zdarzenie pośrednie: Występuje między początkiem a końcem procesu.

• Zdarzenie końcowe: Pokazuje, gdzie proces się kończy.

Na przykład złożenie zamówienia przez klienta może wywołać zdarzenie początkowe. Okres oczekiwania na płatność może być przedstawiony jako zdarzenie pośrednie z timerem. Pomyślna wysyłka zamówienia może prowadzić do zdarzenia końcowego.

2. Czynności

Czynność reprezentuje pracę wykonywaną w trakcie procesu. Czynności są zazwyczaj przedstawiane jako zaokrąglone prostokąty.

Przykłady obejmują:

• Wprowadź dane klienta

• Przejrzyj wniosek

• Wyślij e-mail

• Zweryfikuj płatność

• Zatwierdź wniosek

• Wysyłka zamówienia

Najczęstszą aktywnością jest zadanie, które reprezentuje pojedynczą jednostkę pracy. Grupa powiązanych aktywności może być przedstawiona jako podproces.

Na przykład „Przetwarzanie wniosku o kredyt” może być podprocesem zawierającym następujące zadania:”

1. Sprawdź tożsamość wnioskodawcy.

2. Przejrzyj dokumenty finansowe.

3. Oceń historię kredytową.

4. Oblicz kwalifikowalność.

5. Przygotuj rekomendację.

BPMN może również określać sposób wykonania zadania. Zadanie może być ręczne, wykonywane przez osobę, realizowane automatycznie przez system lub wykonywane przez użytkownika za pośrednictwem aplikacji.

3. Bramki

Bramka reprezentuje decyzję lub kontroluje, jak przepływ procesu się rozgałęzia i łączy. Bramki rysuje się jako kształty w kształcie rombu.

Załóżmy, że pracownik składa wniosek o urlop. Po przeglądzie przez menedżera proces może podążać jedną z dwóch ścieżek:

• Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, zarejestruj urlop.

• Jeśli wniosek zostanie odrzucony, powiadom pracownika.

Tę decyzję można zamodelować za pomocą bramki wykluczającej, ponieważ wybierana jest tylko jedna ścieżka.

Do ważnych typów bramek należą:

• Bramka wykluczająca:Wybiera jedną możliwą ścieżkę.

• Bramka równoległa:Aktywuje wiele ścieżek jednocześnie.

• Bramka włączająca:Aktywuje jedną lub więcej ścieżek w zależności od warunków.

• Bramka oparta na zdarzeniach:Wybiera ścieżkę na podstawie tego, które zdarzenie nastąpi pierwsze.

Przejście (brama) powinno zazwyczaj mieć jasno określone warunki. Etykiety takie jak “Zatwierdzono”, “Odrzucono” lub “Płatność otrzymana” pomagają czytelnikom zrozumieć, dlaczego dana ścieżka jest wybierana.

4. Przepływy sekwencyjne

Przepływ sekwencyjny to strzałka pokazująca kolejność, w jakiej występują działania, zdarzenia i przejścia (bramy).

Na przykład:

 

 

Start → Odbierz wniosek → Zweryfikuj informacje → Zatwierdź wniosek → Koniec

Strzałki pokazują kierunek procesu. Bez przepływów sekwencyjnych czytelnik nie może określić, które działanie następuje pierwsze lub co dzieje się dalej.

Baseny i pasma

BPMN używa basenów i pasem do przedstawienia odpowiedzialności.

Basen reprezentuje uczestnika lub proces. Tym uczestnikiem może być:

• Firma

• Klient

• Dostawca

• Agencja rządowa

• Określony proces biznesowy

Pasma dzieli basen na obszary reprezentujące różne role, wydziały lub zespoły.

Na przykład proces zatwierdzania kredytu może zawierać jeden basen o nazwie “Wniosek o kredyt” z pasmami dla:

• Oddział banku

• Dział kredytowy

• Biuro podtrzymujące (back office)

Każde zadanie jest umieszczane w pasmie należącym do osoby lub wydziału odpowiedzialnego za jego wykonanie. Dzięki temu odpowiedzialność jest widoczna, a także łatwiej zidentyfikować przekazania zadań między zespołami.

Prosty przykład BPMN: Proces wniosku o kredyt

Rozważmy uproszczony proces wniosku o kredyt.

Klient składa wniosek o kredyt i dostarcza wymagane dokumenty. Organizacja rejestruje wniosek, weryfikuje informacje i analizuje aplikację. Kredyt zostaje następnie albo zatwierdzony, albo odrzucony.

Proces można opisać następująco:

 

Start
  ↓
Otrzymanie wniosku o kredyt
  ↓
Zarejestrowanie danych wnioskodawcy
  ↓
Weryfikacja danych wnioskodawcy
  ↓
Czy informacje są poprawne?
  ├── Nie → Odrzucenie wniosku → Koniec
  └── Tak
          ↓
     Analiza wniosku o kredyt
          ↓
     Czy kredyt został zatwierdzony?
          ├── Nie → Powiadomienie o odrzuceniu → Koniec
          └── Tak → Wypłata środków → Koniec

Ten proces zawiera kilka ważnych koncepcji BPMN:

• Zdarzenie początkowezdarzenie początkowe wskazuje, że otrzymano wniosek o kredyt.

• Zadaniazadania reprezentują rejestrowanie, weryfikację, analizę oraz wypłatę kredytu.

• Bramy wykluczającebramy wykluczające reprezentują decyzje dotyczące poprawności informacji oraz zatwierdzenia kredytu.

• Zdarzenia końcowezdarzenia końcowe pokazują możliwe wyniki.

• Ścieżki pozwalają określić, czy daną czynność wykonuje oddział, dział kredytowy, czy biuro podtrzymujące.

Przykład pokazuje, jak BPMN może ułatwić zrozumienie procesu bez opisywania każdego szczegółu technicznego.

Jak czytać diagram BPMN

Podczas czytania diagramu BPMN postępuj zgodnie z tymi krokami:

1. Znajdź zdarzenie początkowe.
   Określ, co uruchamia proces.

2. Śledź strzałki.
   Śledź przepływ sekwencyjny od lewej do prawej lub od początku do końca.

3. Zidentyfikuj czynności.
   Szukaj pracy wykonywanej na każdym etapie.

4. Szukaj bram.
   W każdym rombie sprawdź warunki, które określają, którą ścieżkę należy obrać.

5. Sprawdź ścieżki.
   Zidentyfikuj, kto wykonuje każde zadanie.

6. Znajdź zdarzenie końcowe.
   Określ możliwe wyniki procesu.

Przydatnym pytaniem do zadania na każdym etapie jest: Co dzieje się dalej i kto za to odpowiada?

Wskazówki dla początkujących w modelowaniu

Tworząc swój pierwszy diagram BPMN, utrzymuj model prosty.

• Zacznij od celu procesu i oczekiwanego wyniku.

• Zidentyfikuj zdarzenie, które rozpoczyna proces.

• Wymień główne czynności w ich normalnej kolejności.

• Dodawaj bramki tylko tam, gdzie istnieje rzeczywista decyzja lub równoległa czynność.

• Używaj jasnych, zorientowanych na działanie nazw zadań, takich jak „Przejrzyj wniosek

• Przypisz każdą czynność do odpowiedzialnej roli lub działu.

• Jasno oznacz ścieżki decyzyjne.

• Unikaj dodawania zaawansowanych symboli, dopóki nie są one konieczne.

• Upewnij się, że każda ścieżka procesu może dojść do zdarzenia końcowego.

• Przejrzyj diagram z osobami, które wykonują proces.

Diagram początkującego nie musi od razu przedstawiać wszystkich wyjątków. Często lepiej najpierw stworzyć prostą wersję i dodać szczegóły po zrozumieniu głównego przepływu.

Typowe błędy, których należy unikać

Kilka błędów może sprawić, że diagram BPMN będzie mylący:

Nieprawidłowe używanie symboli

Zadanie, zdarzenie i bramka mają różne znaczenia. Zadanie reprezentuje pracę, zdarzenie reprezentuje coś, co się dzieje, a bramka kontroluje przepływ.

Tworzenie niejasnych decyzji

Bramka bez oznaczonych warunków zmusza czytelników do zgadywania, dlaczego proces wybiera jedną ścieżkę zamiast drugiej.

Mieszanie odpowiedzialności

Jeśli wszystkie zadania pojawiają się w jednym niepodzielonym obszarze, może być trudno zobaczyć, który dział odpowiada za każdą czynność. Pasy mogą uczynić odpowiedzialność bardziej jasną.

Dodawanie niepotrzebnej złożoności

BPMN oferuje wiele specjalistycznych symboli, ale użycie zbyt wielu z nich może sprawić, że diagram dla początkującego będzie trudny do zrozumienia. Zacznij od podstawowych zdarzeń, zadań, bramek i przepływów.

Pomijanie alternatywnych wyników

Procesy rzadko mają tylko jedną udaną ścieżkę. Uwzględnij wyniki takie jak odrzucenie, anulowanie, przekroczenie czasu lub eskalacja, gdy są one istotne dla procesu.

Wniosek

BPMN to standaryzowany sposób wizualizacji procesów biznesowych. Jego podstawowe elementy – zdarzenia, działania, bramki, przepływy sekwencyjne, baseny i pasma – są wystarczające do modelowania wielu codziennych przepływów pracy.

Najlepszym sposobem nauki BPMN jest rozpoczęcie od znanego procesu, takiego jak zamówienie produktu lub zatwierdzenie wniosku o urlop. Zidentyfikuj, co rozpoczyna proces, wypisz działania, zaznacz decyzje, przypisz odpowiedzialności i przedstaw możliwe wyniki. Gdy te podstawy staną się jasne, możesz stopniowo poznawać bardziej zaawansowane symbole BPMN i wykorzystywać notację do szczegółowej analizy procesów i automatyzacji.