Tôi nên dùng DOC hay PDF?
Khi tạo một tài liệu, bạn phải chọn định dạng tệp. Hai định dạng tệp phổ biến nhất là PDF do Adobe Systems tạo ra và DOC/DOCX do Microsoft phát triển. Việc lựa chọn giữa chúng có thể gây khó khăn, đặc biệt trong môi trường kinh doanh, vì mỗi định dạng đều có những ưu và nhược điểm riêng.
Chúng cũng có những điểm tương đồng và khác biệt, do đó việc chọn một định dạng tệp duy nhất có thể gây khó khăn. Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc để giúp bạn chọn định dạng tệp phù hợp.
Tính chuyên nghiệp
PDF là lựa chọn tốt hơn DOC khi nói đến việc chọn định dạng tài liệu giúp tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể nhận được nhiều tài liệu kinh doanh hoặc liên quan đến công việc ở định dạng PDF.
Báo cáo thường niên công ty, hợp đồng, bản chào bán, hóa đơn, v.v. thường ở định dạng PDF. Lý do chính là việc sử dụng PDF rất hiệu quả và hiệu quả, do đó chúng thường được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp.
Bất kỳ ai có máy tính đều có thể tạo tài liệu Word hoặc sử dụng định dạng tệp DOCX. Ngoài ra, ngay cả khi được thực hiện tốt, chúng cũng không trông chuyên nghiệp bằng tài liệu PDF.
Chỉnh sửa
Thông thường, bạn phải thực hiện các thay đổi trên tài liệu trước khi gửi cho người đọc để có được phiên bản cuối cùng. Khả năng chỉnh sửa tài liệu là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi chọn định dạng tệp. Tài liệu PDF lại giành chiến thắng ở đây vì chúng dễ chỉnh sửa. Bạn có thể sử dụng công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí để thay đổi tài liệu của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng một chương trình mở tài liệu, chẳng hạn như Adobe Reader, để thực hiện thay đổi. Khi khách hàng hoặc cấp trên yêu cầu bạn chỉnh sửa các tài liệu khác nhau (có thể rất cụ thể), bạn có thể sử dụng PDF để chỉnh sửa thay vì tệp DOC.
Khả năng chuyển đổi
Bạn thường xuyên nhận được tài liệu và tệp ở các định dạng tệp khác nhau. Bạn phải chuyển đổi chúng sang định dạng tệp phù hợp nhất với người nhận hoặc yêu cầu của người nhận.
Bạn có thể nhận được tệp DOC hoặc PPT mà không thể chuyển đổi sang định dạng tệp khác vì nó không tương thích với phần mềm trên thiết bị của bạn.
Chuyển đổi một tài liệu sang PDF dễ hơn nhiều so với việc chuyển đổi sang DOC, chủ yếu vì bạn cần phần mềm đặc quyền (ví dụ: Microsoft Office hoặc Word) để thực hiện điều này. Bạn có thể chuyển đổi hầu hết các loại tài liệu sang PDF, bao gồm cả tệp PowerPoint. Khả năng chuyển đổi tài liệu khiến PDF trở thành định dạng tệp tốt hơn DOC.
Kích thước tệp
Do tốc độ Internet ngày càng nhanh, kích thước tệp không còn quan trọng như trước. Tuy nhiên, khi làm việc với nhiều tài liệu, kích thước lại quan trọng và tốt nhất là chọn định dạng tệp chiếm ít không gian nhất có thể.
Không có cách nào để giảm kích thước tệp của định dạng DOC/DOCX. Mặt khác, PDF cung cấp khả năng giảm kích thước tệp, một tính năng quan trọng khi định dạng tài liệu. Do đó, PDF là định dạng tốt nhất nếu bạn đang chia sẻ tệp qua nền tảng giới hạn kích thước. Bạn có thể nén tệp để dễ dàng chia sẻ với bất kỳ ai trên bất kỳ nền tảng nào.
Bảo mật
Bảo mật tài liệu là điều cực kỳ quan trọng, đặc biệt trong môi trường kinh doanh và chuyên nghiệp. Một lượng lớn vụ rò rỉ tài liệu trong lịch sử đã chứng minh điều này. Do đó, khi chọn định dạng tệp, bạn nên cân nhắc cẩn thận định dạng nào an toàn hơn.
Bạn có thể đặt mật khẩu cho cả định dạng tệp DOC và PDF. Tuy nhiên, việc này dễ thực hiện hơn với PDF so với tệp DOCX. Mã hóa tệp PDF là an toàn, điều đó có nghĩa là bạn có thể chia sẻ nó với nhiều người và trên nhiều nền tảng.
Dễ tạo
Đôi khi bạn cần tạo một tài liệu nhanh chóng và gửi cho khách hàng hoặc quản lý công việc. Vì vậy, bạn cần một định dạng tệp mà bạn có thể bắt đầu, nhập chi tiết và gửi nhanh chóng. Nếu bạn đang sử dụng Windows, định dạng DOC/DOCX là định dạng dễ tạo nhất.
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng trong menu bắt đầu, mở chúng và nhập thông tin chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tệp PDF hơi phức tạp và khó hơn, đặc biệt nếu bạn muốn tạo một tài liệu đơn giản và gửi nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu bạn không dùng Windows, định dạng PDF là lựa chọn tốt nhất.
Tính tin cậy
Khi tạo tài liệu cho công việc hoặc kinh doanh, bạn cần một định dạng tài liệu hoàn toàn đáng tin cậy. Định dạng tệp PDF rất đáng tin cậy vì bạn có thể chắc chắn rằng dữ liệu sẽ chính xác như bạn thấy, bất kể chương trình nào bạn dùng để mở tệp.
Với tệp DOC/DOCX, dữ liệu có thể thay đổi tùy theo phần mềm. Nếu bạn không có giấy phép Microsoft hợp lệ, tệp có thể không mở được.
Cuộc cạnh tranh giữa các định dạng tệp PDF và DOC là phổ biến và thường chỉ phụ thuộc vào sở thích cá nhân. Tuy nhiên, khi so sánh về bảo mật, tính tin cậy, độ dễ tạo, tính chuyên nghiệp, khả năng chuyển đổi và khả năng chỉnh sửa, PDF chắc chắn là lựa chọn tốt hơn.
Hãy bắt đầu sử dụng PDF với Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến Visual Paradigm
Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến Visual Paradigm là công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến tốt nhất, được thiết kế dành cho cá nhân và doanh nghiệp mọi quy mô.
Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến Visual Paradigm là dễ sử dụng, bạn có thể chỉnh sửa văn bản và đồ họa trong bất kỳ tệp PDF nào một cách nhanh chóng và mượt mà, đồng thời có thể chỉnh sửa văn bản và đồ họa trong các tệp PDF, thay đổi cài đặt phông chữ và thêm nội dung mới như video, hình ảnh, hiệu ứng hoạt hình và nhiều hơn nữa.
Bạn không cần tải xuống hoặc cài đặt bất kỳ công cụ phần mềm nào để chỉnh sửa tệp PDF của mình, bạn có thể quản lý, chỉnh sửa và chia sẻ tệp PDF trong Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến VP với chi phí thấp hơn so với các sản phẩm PDF khác như Adobe.
