5 lý do nên sử dụng OCR
Xử lý nhiều tài liệu bản cứng hoặc hình ảnh văn bản có thể là một vấn đề thực sự khó khăn và đây là lý do tại sao bạn cần sử dụng OCR. Vậy, OCR là gì? OCR là quá trình chuyển đổi các bản sao kỹ thuật số không thể chỉnh sửa thành tài liệu văn bản có thể chỉnh sửa được gọi là OCR . Có thể thay đổi văn bản trong ảnh và tệp PDF mà không cần nhập lại thủ công. Nó là một chương trình nhanh chóng chuyển đổi các tệp này thành các phiên bản văn bản có thể chỉnh sửa được. Ví dụ: khi bạn nhận được hình ảnh điện tử của biểu mẫu đăng ký, hãy biến nó thành một tệp hoàn toàn có thể chỉnh sửa bằng cách sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để bạn có thể nhanh chóng cập nhật văn bản của nó. Ngay bây giờ, bạn có thể sử dụng VP Online PDF Editor nếu bạn muốn biến bất kỳ hình ảnh kỹ thuật số nào thành tệp có thể chỉnh sửa!
Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao chúng ta nên sử dụng OCR trong công việc của mình!
1. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Bằng cách giảm thủ tục giấy tờ, công nghệ OCR cho phép bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc. Trên thực tế, một phần lớn dữ liệu do các doanh nghiệp xử lý vẫn nằm trên giấy. Việc tìm kiếm và sắp xếp tài liệu giấy sẽ tốn rất nhiều nhân lực và thời gian, điều này có thể cực kỳ không hiệu quả về chi phí. Giải pháp tốt nhất là quét tất cả các tài liệu giấy và biến chúng thành dữ liệu kỹ thuật số ngay lập tức.
2. Tiết kiệm không gian
Không còn nghi ngờ gì nữa, sau khi quét các tài liệu giấy vào cơ sở dữ liệu của bạn, các tài liệu giấy sẽ không còn được sử dụng trong tương lai. Bạn có thể giải phóng rất nhiều không gian văn phòng trước đây bị chiếm bởi các chồng tài liệu giấy. Với sự trợ giúp của OCR, bạn có thể số hóa tất cả các tài liệu giấy của mình và giải phóng một số không gian trong văn phòng của mình.
3. Chỉnh sửa đơn giản
OCR sẽ làm cho hoạt động kinh doanh của bạn hoạt động linh hoạt hơn. Vì các thay đổi là không thể tránh khỏi, bạn không bao giờ biết liệu những gì bạn có trong tay đã lỗi thời hay chưa… nhưng với OCR, bạn luôn có thể chuyển đổi các tệp không thay đổi đó thành các tài liệu văn bản có thể chỉnh sửa và cập nhật các tài liệu lỗi thời đó một cách nhanh chóng. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải bắt đầu lại từ đầu nếu cần thay đổi tài liệu. Thay vào đó, bạn chỉ có thể thay đổi phần cần cải thiện.
4. Làm cho tệp của bạn có thể tìm kiếm được
Thông tin chứa trong các tài liệu giấy và hình ảnh văn bản không thể tìm kiếm hoặc chỉnh sửa được. Loại thông tin này chắc chắn sẽ có tác động tiêu cực đến khả năng nhắm mục tiêu thông tin cụ thể của bạn và làm chậm quy trình làm việc của bạn. Công nghệ OCR cho phép bạn chuyển đổi thông tin bị đóng băng đó thành dữ liệu có thể tìm kiếm được. Điều này có nghĩa là OCR cho phép bạn tìm thông tin cụ thể trong tài liệu của mình để có thể sao chép và dán vào các ứng dụng khác.
5. Tránh Sai Lầm Của Con Người
Chừng nào bạn còn là Con người, bạn sẽ phạm sai lầm. Về mặt kỹ thuật, sai sót là điều không thể tránh khỏi trong công việc, do đó tốt nhất là bạn luôn có những phương án thay thế trong việc thay đổi nội dung của mình. OCR không chỉ cho phép bạn chỉnh sửa và tìm kiếm các tài liệu cố định của mình mà còn phát hiện dữ liệu không chính xác hoặc in sai. Do đó, tất cả các lỗi do con người gây ra đều có thể được giải quyết một cách chủ động bằng công nghệ OCR vì nó cho phép bạn tránh mắc lỗi.
Bạn có một loạt các tài liệu giấy dư thừa trên bàn của bạn bây giờ? Tận dụng công nghệ OCR và số hóa chúng thành dữ liệu có thể chỉnh sửa. Đây là cơ hội để dùng thử VP Online PDF Editor của chúng tôi , bạn có thể quét bao nhiêu hình ảnh văn bản tùy thích! Nó hoàn toàn miễn phí và tiện dụng!
